Cenplex Praxissoftware

Cenplex berücksichtigt alle Fälle in denen es vorkommen kann, dass mehrere Abrechnungen für eine Behandlungsserie erstellt werden müssen.

Unterschiedliche Tarife

Befinden sich in einer Serie Termine, die vor dem Stichtag zur Einführung eines neuen Tarifs liegen und Termine, die nach der Einführung liegen, so erstellt Cenplex automatisch zwei Abrechnungen. Eine für alle Termine vor dem Stichtag im "alten" Tarif und eine weitere für alle Termine nach dem Stichtag im "neuen" Tarif.

Wechsel der Krankenkasse

Wechselt im Verlauf der Behandlungsserie die Krankenkasse des Patienten, so berücksichtigt Cenplex das beim Erstellen der Abrechnungen.
Beispiel: Ein Patient wechselt zum Jahresende von Krankenkasse A zu Krankenkasse B. Er hat 4 Termine im alten Jahr und 5 Termine im neuen Jahr. Sobald die Serie abgeschlossen ist, erstellt Cenplex nun zwei Abrechnungen. Eine Abrechnung über 4 Termine an Krankenkasse A und eine Abrechnung über 5 Termine an Krankenkasse B.

Unterschiedliche Mitarbeiter

Gibt es selbstständige Mitarbeiter in der Praxis, die im eigenen Namen abrechnen, kann der Fall auftreten, dass mehrere Abrechnungen erstellt werden, falls unterschiedliche Therapeuten Termine in einer Behandlungsserie übernommen haben und mindestens einer der Therapeuten im eigenen Namen abrechnet.
Beispiel: Therapeut A übernimmt 6 Termine einer Behandlungsserie und ist im regulären Anstellungsverhältnis. Therapeut B springt für 3 Termine der Serie ein, ist selbstständig und rechnet im eigenen Namen ab. Sobald die Serie abgeschlossen ist, erstellt Cenplex nun zwei Abrechnungen. Eine im Namen der Praxis wegen des Einsatzes von Therapeut A und eine in Namen des selbstständigen Therapeuten B.

Abgesagter Termin

Wird ein Termin kurzfristig abgesagt und als privat zu zahlen markiert, erstellt Cenplex sofort eine private Abrechnung für den abgesagten Termin. Mehr Informationen dazu gibt es in der Hilfe zum Kalender unter Termin absagen oder löschen. Pro abgesagtem und privat zu zahlendem Termin in einer Serie, entsteht so jeweils eine weitere Abrechnung.

Gruppentermine und Kostenaufteilung

Im Tarif 338 der Ergotherapie und 311 in der Physiotherapie gibt es bei Tarifziffern, die sich auf Gruppentermine beziehen (z.B. 3102 und 3122 im Tarif 338) etwas Spezielles zu beachten. Es handelt sich um Gruppentermine, bei denen die Taxpunkte durch die Anzahl der teilnehmenden Patienten geteilt wird. Sie müssen nichts selber ausrechnen, Cenplex überprüft wie viele Teilnehmer mit den beiden Tarifziffern teilnehmen und teilt den abzurechnenden Betrag durch diese Anzahl Teilnehmer. Was jedoch zu beachten ist: wird im Nachhinein ein weiterer Patient mit entsprechenden Tarifziffern dem Gruppentermin hinzugefügt oder gelöscht, ändern sich die bereits bestehenden Abrechnungen nur, wenn diese noch nicht mit dem Status "Abrechnungsdaten sind korrekt" versehen und nicht versendet/gedruckt wurden.
In so einem Fall, müssen die bestehenden Abrechnungen wieder "zur Bearbeitung" freigegeben werden, danach auf "Abrechnungsdaten sind korrekt" geklickt und erst dann gesendet werden. Sollte eine betroffene Abrechnung bereits verschickt worden sein, empfiehlt es sich, nichts ohne Absprache mit dem Kostenträger daran zu ändern.

Beispiel für Gruppentermine

Im neuen Tarif 311 für UVG-, IVG- und MVG-Behandlungen gilt für die Tarifziffern 25.410 und 25.620 das gleiche, wie vorher für die Ergotherapie beschrieben. D.h. es handelt sich um Gruppentermine, bei denen die Taxpunkte durch die Anzahl der teilnehmenden Patienten geteilt wird. Das Verhalten ist dabei genau gleich, wie vorher für die Ergotherapie beschrieben. Hier ein Beispiel:

Für den seit 01.07.2025 gültigen Tarif für Leistungen im UVG, IVG oder MVG, bietet Cenplex an allen passenden Orten die Möglichkeit Aufwände, die im Zusammenhang einer Behandlung eines Patienten in Abwesenheit des Patienten entstehen, einfach zu erfassen. Darüber hinaus wird ein Überblick darüber geliefert wie viel Zeit für die gewählte Serie bereits abgerechnet wurde. Eine genaue Definition der abrechenbaren Arbeiten, findet sich in der Beschreibung der Tarifziffern 25.710 und 25.720 des neuen Tarifs 311. Die Erfassung solcher Aufwände ist überall gleich.

Erscheint die oben abgebildete Box in einem Dialog, so kann diese nicht ignoriert werden. Es muss entschieden werden, ob der entstehende Aufwand in Abwesenheit des Patienten geschieht und abgerechnet werden soll oder nicht. Falls keine Option gewählt wird, dann weist Cenplex darauf hin, dass eine Option (1 oder 2) gewählt werden muss. Falls nicht abgerechnet werden soll, genügt es das Feld anzuklicken (2).

Leistung abrechnen (1)

Um den Aufwand zu verrechnen, muss das entsprechende Feld angeklickt werden (1). Falls der Dialog in einem Kontext geöffnet wird (z.B. zur Erstellung eines Trainingsplans), in dem es mehrere mögliche Serien gibt, bietet Cenplex eine entsprechende Auswahl an (3). Hier stehen ausschliesslich nicht abgeschlossene Serien mit UVG, IVG oder MVG zur Auswahl. Cenplex wählt die aktuell laufende Serie automatisch aus.
Für die gewählte Serie wird angezeigt wieviele 5-Minuten-Slots bereits für die beiden möglichen Tarifziffern 25.710 und 25.720 verrechnet wurden (4). Pro 9 Termine dürfen 60 Minuten, also 12 mal 5 Minuten-Slots abgerechnet werden. Falls die erlaubte Zeit überschritten wird, hebt Cenplex dies farblich hervor (7).
Um eine Leistung zu erfassen, muss zunächst der Tag definiert werden, an dem die Leistung erbracht wurde (5). Cenplex setzt hier automatisch den aktuellen Tag (bzw. mindestens den 01.07.2025). Dann kann die gewünschte Tarifziffer gewählt werden und die Anzahl an 5-Minuten-Slots definiert werden (6). Die Verbrauchsinformationen werden dabei direkt angepasst.

Kontrolle der Arbeiten

Die so erfassten Leistungen werden als Termine gespeichert und sind in der gewählten Behandlungsserie ersichtlich (8). Cenplex erfasst bei solchen Terminen, wo immer möglich, automatisch eine Bemerkung mit der Beschreibung der erbrachten Leistung. Kostenträger dürfen jederzeit einen Nachweis über die in Abwesenheit des Patienten erbrachten Leistungen einfordern. Hierzu gibt es eine entsprechende Druckvorlage in der erstellten Abrechnung (1). Diese kann direkt zum Drucken verwendet werden, steht aber auch als Druckvorlage im E-Mail-Dialog (2) für UVG-Abrechnungen bereit.

Die Abrechnungsansicht ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Der linke Bereich enthält eine filterbare Liste aller offenen Abrechnungen (1). Die Filterfunktion teilt sich in einen individuell anpassbares Filterpopup und eine Freitextsuche (1) auf. Die Kopfzeile des linken Bereichs bietet darüber hinaus über das Aktionsmenü weitere, Abrechnungsübergreifende Funktionen an (2). Wird eine Abrechnung angeklickt, so zeigt der rechte Bereich alle Details zur gewählten Abrechnung an und bietet unterschiedliche Aktionen an, die mit der Abrechnung vorgenommen werden können.

Alle offenen Abrechnungen werden hier als Liste angezeigt. Jede Zeile enthält umfangreiche Informationen, die bei der Identifikation einer spezifischen Abrechnung helfen, bzw. für Übersichtlichkeit sorgen sollen. Wie oben bereits erwähnt gibt es zwei Abrechnungstypen. Die angezeigten Informationen sind abhängig vom zugrunde liegenden Abrechnungstyp.

Serienabrechnung

Ein Listeneintrag für eine Serienabrechnung setzt sich aus folgenden Informationen zusammen.

Symbolisch wird in drei grundlegende Abrechnungsarten unterschieden:

• Das Ordnersymbol steht dabei für eine Abrechnung für eine Behandlungsserie
• Das Verkaufsstand-Symbol steht für Produktabrechnungen
• Das Fitnessymbol steht für Abrechnungen für Fitness-Abos

Abrechnungsstatus

Eine Liste von Symbolen zeigt an in welchem Zustand sich die Abrechnung befindet. Hellblaue Symbole bedeuten dabei, dass der entsprechende Status aktiv ist. Ausgegraute Symbole bedeuten das Gegenteil, d. h. der entsprechende Status ist nicht aktiv. Die Symbole haben im jeweils aktiven Zustand folgende Bedeutung.

Im inaktiven Zustand (ausgegraut) gilt das entsprechende Gegenteil.

Filterfunktion

Oberhalb der Liste befinden sich unterschiedliche Möglichkeiten die angezeigten Abrechnungen einzuschränken. Einerseits lassen sich die Daten durch das Definieren unterschiedlicher Filterkriterien nach Ihren Wünschen einschränken (1). Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit innerhalb der angezeigten Abrechnungen per Freitextsuche nach der gewünschten Abrechnung zu suchen (2).

Filter (1)

Das Filtersymbol kennzeichnet ob ein Filter aktiv ist oder nicht. Wurden Filtereinstellungen vorgenommen, so wird das Filtersymbol blau dargestellt. Ist hingegen kein Filter aktiv, erscheint das Symbol grau.

Durch einen Klick auf das Filtersymbol öffnet sich das Filterpopup. Dort lässt sich die Liste der angezeigten Abrechnungen anhand unterschiedlicher Filter beliebig einschränken. Die Filter lassen sich darüber hinaus beliebig kombinieren, d. h. es können mehrere Filter gleichzeitig verwendet werden.

Es können beliebig viele Kriterien pro Filter gewählt werden. Sobald ein Kriterium gewählt wurde (1), verschwindet es aus der Auswahlliste (2). Klicken Sie auf das kleine „x“ neben dem Filterkriterium, um es wieder zu entfernen (3). Um den Filter anzuwenden, klicken Sie auf „Filter anwenden“ (4).

Filtereinstellungen werden Benutzerspezifisch gespeichert, d. h. der Filter ist auch nach einem Neustart von Cenplex mit den von Ihnen vorgenommen Einstellungen aktiv.
Klicken Sie auf „Filter zurücksetzen“, um alle Filtereinstellungen zu entfernen und die vollständige Liste der offenen Abrechnungen anzuzeigen (5).

Freitextsuche (2)

Durch die Eingabe eines oder mehrerer Suchworte filtert Cenplex sofort anhand des Suchbegriffs. Es kann nach folgenden Eigenschaften per Freitext gesucht werden:

• ID der Abrechnung (wird nur eine Zahl eingegeben, dann sucht Cenplex ausschliesslich nach der Abrechnungs-ID)
• Name des Kostenträgers
• Vor- und Nachname des Patienten
• Vor- und Nachname des Therapeuten
• Name der Praxis
• Abrechnungsdatum
• Anzahl Termine, bzw. Produkte

Die Freitextsuche berücksichtigt immer die aktuellen Filtereinstellungen! Falls Sie alle offenen Abrechnungen in Ihre Textsuche mit einbeziehen möchten, stellen Sie sicher, dass der Filter zurückgesetzt wurde.

Cenplex ermöglicht das Einlesen von Onlinebanking-Dateien, die Einzahlungsinformationen Ihres Bankkontos enthalten. Cenplex unterstützt die Formate VESR und CAMT54 in allen Versionen. Bei einigen Banken werden die Zahlungen in einer Zip-Datei zusammengefasst. Auch eine solche Zip-Datei kann hier ausgewählt werden. Um eine Datei zu importieren, einfach auf „Zahlungen importieren“ klicken (1), die gewünschte Datei(en) auswählen und auf „Öffnen“ klicken (2). Sie können beliebig viele Dateien gleichzeitig auswählen, indem Sie z. B. eine Datei anklicken, die Strg-Taste gedrückt halten und weitere Dateien auswählen. Es öffnet sich ein Dialog, der alle Einzahlungen anzeigt, die als mögliche Einzahlungen für Abrechnungen in Cenplex identifiziert wurden. Der sich öffnende Dialog zeigt bis zu drei Bereiche (weisse Boxen) an.

Direkte Zuordnung

Die oberste Box enthält eine Auflistung aller Einzahlungen, die eindeutig einer bestehenden, nicht abgeschlossenen, Abrechnung in Cenplex zugerodnet werden konnten.
Jede Zeile zeigt die Information zu einer Einzahlung. Bleibt die Zeile weiss, so entspricht der Einzahlungsbetrag der Rechnungssumme.

Zu wenig bezahlt (3)

Ist die Zeile rot markiert, dann ist der Einzahlungsbetrag niedriger als die Abrechnungssumme. Falls Sie die Abrechnung trotzdem abschliessen möchten, können Sie hier direkt einen Ausbuchungsgrund für die Differenz angeben (3). Falls Sie nichts auswählen oder "Nicht auflösen" auswählen, wird die Abrechnung nicht abgeschlossen und verbleibt in der Liste der offenen Abrechnungen.

Zu viel bezahlt (oder doppelt bezahlt) (4)

Ist der Einzahlungsbetrag höher als die Abrechnungssumme, so wird die Zeile gelb markiert. Dies kann auch dann passieren, wenn der Rechnungsempfänger eine zweite Zahlung für die gleiche Referenznummer vorgenommen hat. Hier besteht nun die Möglichkeit den überbezahlten Betrag als Gutschrift beim Patienten zu hinterlegen. Daher sollte diese Option auch nur bei Privat-Abrechnungen genutzt werden. Überschüssige Zahlungsbeträge von Versicherungen können nicht als Gutschrift für diese Versicherung hinterlegt werden!

Manuelle Zuordnung (5)

Die zweite Box enthält eine Auflistung von nicht automatisch zuordenbaren Einzahlungen. In Ausnahmefällen, kann es vorkommen, dass eine Einzahlung für eine Abrechnung eingeht, die in der Zwischenzeit gelöscht und neu angelegt wurde. Handelt es sich zusätzlich um eine Behandlungsserie, für die nun mehrere offene Abrechnungen bestehen, kann hier manuell eine Zuordnung vorgenommen werden. Wählen Sie dazu einfach die korrekte Abrechnung in der Auswahlbox aus (5).

Keine Zuordnung (6)

Die dritte Box enthält eine Auflistung aller Einzahlungen, die keiner Abrechnung zugeordnet werden konnten. Für diese Fälle können Sie die Zahlungen nach Excel exportieren (7) und dann die Funktion zum Suchen von gelöschten Abrechnungen (siehe unten, unter "Rechnung suchen") verwenden, um die korrekten Abrechnungen zu finden.

Um die Einzahlungsinformationen in Cenplex zu übernehmen unbedingt auf „Speichern“ klicken(8).

Erfassen Sie eine neue Produktrechnung für Patienten oder Kontakte aus Ihrem Adresspool. Die Möglichkeit eine Produktrechnung zu erfassen haben Sie auch im Aktionsmenü in der Patientenansicht und im Aktionsmenü eines Kontakts unter Adressen.
Alle Produkte, die hier gewählt werden können, müssen zunächst im Bereich „Produkte“ eingepflegt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zu Produkte.

Wählen Sie zunächst einen Rechnungsempfänger, indem Sie den Vor- oder Nachnamen, bzw. Firmenname eingeben. Den gewünschten Empfänger dann in der sich öffnenden Ergebnisliste auswählen (1). Geben Sie die Produkte an (2), indem Sie per Texteingabe danach suchen oder einfach durch einen Klick auf das kleine, nach unten gerichtete Dreieck am Ende der „Produkt hinzufügen“-Zeile.
Nachdem ein Produkt hinzugefügt wurde, können Sie die gewünschte Anzahl erfassen (3). Um ein Produkt aus der Liste zu entfernen, klicken Sie einfach auf das kleine „x“ am rechten Ende der entsprechenden Produktzeile (4). Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit die Mehrwertsteuer mit einzubeziehen. Setzen Sie dazu das Häkchen neben "Mehrwertsteuer berechnen". Durch einen Klick auf "Speichern" wird die Produktrechnung erstellt (9).

Hinweis: Arbeiten Sie mit Cenplex an mehreren Praxis-Standorten, so haben Sie die Möglichkeit den Rechnungssteller zu ändern. Hier steht Ihnen eine Auswahl aller Ihrer Standorte zur Verfügung.

Rechnungssumme anpassen (5)

Sie können die Rechnungssumme beliebig anpassen, falls Sie dem Empfänger einen besonderen Rabatt einräumen möchten. Klicken Sie dazu einfach in das Feld, neben "Fälliger Betrag" und ändern Sie die Summe. Cenplex fügt automatisch eine neue Abrechnungsposition mit der Bezeichnung Rabatt ein. Sie können den Rabatt wieder entfernen, indem Sie am rechten Ende der Rabatt-Zeile auf das kleine "x" klicken.

Gutschrift (6)

Sie können jede Produktrechnung in eine Gutschrift umwandeln, falls es sich beim Rechnungsempfänger um einen Patienten handelt. Gutschriften werden beim Empfänger der Gutschrift hinterlegt und zur Begleichung von privaten oder pauschalen Abrechnungen verwendet. Das bedeutet, ein Patient kann beispielsweise einen Massage-Termin vorab kaufen und bezahlen. Aktivieren Sie dazu die Box neben „Gutschreiben“ (5). Ein kurzer Hilfstext erklärt nochmals was das Setzen des „Gutschreiben“-Häkchens bewirkt. Standardmäßig wird der Rechnungsempfänger als Empfänger der Gutschrift gesetzt. Falls ein anderer Patient die Gutschrift erhalten soll, treffen Sie einfach die entsprechende Auswahl unter „Gutschreiben für“ (6) wieder indem Sie per Texteingabe nach dem gewünschten Empfänger suchen.
Wird die Rechnung so gespeichert, dann erscheint die Gutschrift beim gewählten Patienten (1).

Jede Zeile in der „Gutschrift“-Box ist anklickbar und öffnet die zugrunde liegende Produktrechnung. Wird nun eine pauschale Terminserie für diesen Patienten geplant und später abgerechnet, so wird die Gutschrift automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen. In obigem Beispiel wurde eine „Massage mit einem Termine“ geplant und abgerechnet. Beim Patienten reduziert sich damit der verfügbare Gutschriftsbetrag automatisch um 68 CHF, auf 52 CHF (2).

Mit Gutschrift verrechnen (8)

Verfügt der gewählte Patient als Abrechnungsempfänger bereits über eine Gutschrift, so kann diese mit der hier zu erstellenden Produktrechnung verrechnet werden. Beachten Sie, dass es nicht möglich ist eine neue Gutschrift zu erstellen und diese gleichzeitig mit einer bestehenden Gutschrift zu verrechnen.

Cenplex ermöglicht auch den Verkauf von Gutscheinen an anonyme Käufer, d. h. der Käufer muss weder als Patient noch als Adresse in Cenplex hinterlegt sein. Um einen Gutschein zu verkaufen, klicken Sie auf "Gutschein verkaufen". Standardmässig wird auf der Rechnungsempfänger-Seite "Gutscheinkauf" angezeigt. Sie können diese Auswahl durchaus durch einen Patienten ersetzen, wenn Sie das möchten. Klicken Sie dazu einfach in das Feld und suchen Sie nach dem gewünschten Patienten (1).

Das Anlegen eines Gutscheins erfolgt analog zum Anlegen einer Produktrechnung. Für den Gutschein haben Sie allerdings die Möglichkeit eigene Word-Vorlagen zum Ausdrucken des Gutscheins in den "Einstellungen" von Cenplex zu hinterlegen. Sind dort entsprechende Vorlagen hinterlegt, so können Sie eine solche hier direkt mit auswählen (2).

Gutschein einlösen

Um einen Gutschein einzulösen, klicken Sie zunächst auf "Gutschein einlösen". Im sich öffnenden Dialog können Sie nun nach dem Gutschein suchen, indem Sie den Gutscheincode eingeben (1). Sobald genügend Zeichen eingegeben wurden wird Cenplex direkt mit der Suche beginnen und das Ergebnis anzeigen. Wenn der Cursor sich im Suchfeld befindet, werden auch reguläre Barcode-Scanner funktionieren, da diese den gelesenen Barcode dann dort direkt als Text eintragen werden.

Falls Sie nicht alle Zeichen des Gutscheincodes eingegeben haben, dann vergleichen Sie die übrigen Zeichen mit dem angezeigten Gutscheincode (2). Sie erhalten einige Zusatzinformationen dazu wann der Gutschein verkauft wurde und ob die zugrundeliegende Abrechnung bereits bezahlt wurde. Ganz wichtig ist auch auf den Restwert zu achten, da es grundsätzlich möglich ist den Gutscheinbetrag auf mehrere Empfänger zu verteilen.

Zum Einlösen des Gutscheins muss ein Empfänger ausgewählt werden. Der Empfänger muss wiederum ein bestehender Patient sein, d. h. es kann sein, dass der Patient, der den Gutschein einlöst zunächst angelegt werden muss. Wählen Sie also den gewünschten Empfänger aus, indem Sie in der entsprechenden Suchbox durch Texteingabe danach suchen (3). Sie können den Gutschriftsbetrag ebenfalls anpassen (3) falls Sie den Gutschein auf mehrere Empfänger verteilen möchten.
Schliessen Sie den Vorgang durch einen Klick auf "Gutschein einlösen" ab. Dieser Button erscheint erst, nachdem Sie einen Patienten ausgewählt haben.

Liegen viele Abrechnungen vor, die gemahnt werden müssen, so bietet der Mahnungsassistent die Möglichkeit mehrere Abrechnungen auf einmal per elektronischer Übertragung zu mahnen. Wählen Sie durch anhaken der gewünschten Zeilen aus welche Abrechnungen gemahnt werden sollen (1). Standardmäßig sind alle Zeilen ausgewählt. Um die Auswahl vollständig aufzuheben oder wieder vorzunehmen, nutzen Sie einfach die Checkbox in der Kopfzeile (2). Sie können die Liste der zu mahnenden Abrechnungen durch die zur Verfügung stehenden Filterfunktionen noch (erheblich) Ihren Wünschen entsprechend anpassen (3). Prüfen Sie Ihre Auswahl bevor Sie per Klick auf „Gewählte Rechnungen mahnen“ (4) alle ausgewählten Abrechnungen elektronisch mahnen.

Pro Zeile werden folgende Informationen angezeigt.

Hinweis: Hierbei handelt es sich um eine Komfortfunktion. Sie können selbstverständlich jede Abrechnung auch in der entsprechenden Abrechnungsansicht einzeln mahnen.

Der Mahnungsdruckassistent funktioniert genau analog zum Mahnungsassistent, der oben drüber beschrieben wird. Im Unterschied zum Mahnungsassistent werden hier jedoch Produkt- und Privat-Abrechnungen angezeigt, die nicht elektronisch gemahnt werden können.

Hinweis: Hierbei handelt es sich um eine Komfortfunktion. Sie können selbstverständlich jede Mahnung auch in der entsprechenden Abrechnungsansicht einzeln drucken.
Pro Zeile werden folgende Informationen angezeigt.

Legen Sie zunächst fest welche Abrechnungen gemahnt werden sollen (1). Sie können die Liste durch den Einsatz der Filter-Funktion noch besser, Ihren Wünschen entsprechend, einschränken (2). Sie können die gewählten Abrechnungen drucken oder per E-Mail versenden.

Mahnungen drucken

Wählen Sie hierzu zunächst den gewünschten Drucker aus (3) und passen Sie ggf. die Druckeinstellungen für den gewählten Drucker an, bevor Sie die Mahnungen per Klick auf „Gewählte Mahnungen drucken“ (4) alle auf einmal ausdrucken.

Mahnungen per E-mail senden

Wurde beim Patienten eine Emailadresse hinterlegt, dann haben Sie auch die Möglichkeit die Mahnung per Email an den Patienten zu senden. Legen Sie hierbei zunächst fest welche Einstellungen zum E-Mailversand angewendet werden sollen (5) und klicken Sie anschliessend auf "Gewählte Mahnungen mailen" (6).

Bestehende Abrechnungen in Cenplex können explizit gelöscht werden. Es gibt allerdings auch Szenarien, in denen eine Abrechnung indirekt gelöscht wird. Z.B. wird beimLlöschen eines Fitnessabos auch die zugrundeliegende Abrechnung mit gelöscht. Falls die Krankenversicherung innerhalb einer Serie geändert wird und eine Abrechnung bereits angelegt worden war, so wird diese gelöscht und automatisch eine neue Abrechnung angelegt.

Es ist daher nicht ausgeschlossen, dass Sie Einzahlungen erhalten für Abrechnungen, die aus obigen Gründen in der Zwischenzeit gelöscht wurden. Die Funktion zum Suchen von Abrechnung ermöglicht es solche gelöschten Abrechnungen zu finden.

Geben Sie zunächst die Nummer der Abrechnung ein (in Cenplex "ID" genannt) oder die Referenznummer, für die Sie eine Einzahlung erhalten haben (1) und klicken dann auf "Suchen".
Falls eine Abrechnung gefunden wird, so werden alle Details der gelöschten Abrechnung angezeigt. Im unteren Bereich wird darüber hinaus angezeigt ob, und falls ja, welche neuen Abrechnungen für die betroffene Behandlungsserie angelegt wurden (2). Durch einen Klick auf eine dieser Abrechnungen gelangen Sie direkt zur "neuen" Abrechnung.

Hinweis: Es genügt die "Enter"- oder "Return"-Taste zu drücken, um eine Suche auszuführen.

Diese Funktion könnte für Sie relevant werden, falls ein Kostenträger zum Jahresende eine Abrechnung aller laufenden Behandlungsserien fordert. Hierbei ist es möglich beliebig viele, laufende Behandlungsserien auf einen gewählten Stichtag abzurechnen, d. h. es wird für alle gewählten Behandlungsserien eine Abrechnung, bzw. Teilabrechnung erstellt, die alle Termine beinhaltet, die vor dem gewählten Datum liegen. Dabei zählt der volle Tag des gewählten Stichtags mit dazu. Wählen Sie "Serien Massenabrechnung" im Aktionsmenü, um den entsprechenden Dialog zu öffnen.

Wählen Sie zunächst den gewünschten Stichtag aus (1). Das gewählte Datum wird inklusive des gewählten Tages gewertet, d. h. in obigem Beispiel werden alle Termine abgerechnet, die bis zum 31.12.2026 23:59:59 Uhr vergangen sind. Darüber hinaus können zusätzliche Filtereinstellungen vorgenommen, so dass genau die gewünschten Serien abgerechnet werden können. Falls Sie ausschliesslich Behandlungsserien, die für einen oder mehrere, spezifische Kostenträger bestimmt sind, dann können Sie diese Kostenträger auswählen (2). Sie finden die Kostenträger, indem Sie tectuell danach suchen und den gewünschten Kostenträger auswählen. Sobald ein Kostenträger gewählt wurde, erscheint er in der Liste darüber und Sie können weitere Kostenträger über die Textsuche hinzufügen.
Um einen Kostenträger aus der Liste zu entfernen, klicken Sie einfach auf den "Löschen"-Button am rechten Ende der Zeile. Durch einen Klick auf den "Suchen"-Button (3) werden alle laufenden Behandlungsserien, die die gewählten Kriterien erfüllen aufgelistet.

Wichtig: Cenplex rechnet keine Termine ab, die in der Zukunft liegen, d. h. der Stichtag sollte maximal der aktuelle Tag sein oder besser noch in der Vergangenheit liegen!

Innerhalb der Ergebnisliste besteht nun noch die Möglichkeit einzelne Serien ab-, bzw. auszuwählen (4). Pro Zeile wird eine Behandlungsserie angezeigt. Werden in der Spalte "Warnungen" rote Symbole angezeigt, so können die Details zum jeweiligen Symbol als Tooltip eingeblendet werden, wenn der Mauszeiger auf dem Symbol platziert wird (5). Befindet sich in der Spalte "Abrechenbar" ein roter Blitz, so dient die Anzeige rein informativen Zwecken, da noch Abrechnungs-relevante Daten zu dieser Behandlungsserie fehlen. Indem Sie ein Häkchen setzen oder entfernen, können Sie bestimmen, welche Behandlungsserien abgerechnet werden sollen. Durch einen Klick auf den "Abrechnen"-Button (6) starten Sie die Erstellung der Abrechnungen.

Wichtig: Die erstellten Abrechnungen werden direkt zum Online-Versand freigegeben, bzw. zur Bearbeitung gesperrt.

Hierbei handelt es sich um eine Funktion mit der Sie ausgewählte Abrechnungen für Physio-, Ergo-, EMR, Pauschal- oder Privat-Behandlungsserien auf einmal senden können. Diese Funktion macht vor allem in Kombination mit der vorher beschriebenen "Massen-Abrechnung von Behandlungsserien" Sinn. Wählen Sie "Abrechnungen online senden" im Aktionsmenü, um den entsprechenden Dialog zu öffnen. Die Bedienung dieses Dialogs ist analog zur detaillierten Beschreibung des "Serien Massenabrechnung"-Dialogs.

Im Suchergebnis wird pro Zeile eine Abrechnung angezeigt. Sie können auch hier durch anhaken oder Haken entfernen die gewünschten Abrechnungen auswählen. Klicken Sie auf "Abrechnungen senden" (5), um alle gewählten Abrechnungen online zu übertragen.

Wichtig: Es werden hier alle Abrechnungen vorgeschlagen, bei denen der Button "Abrechnungsdaten sind korrekt" geklickt wurde, d. h. deren Korrektheit von Ihnen bestätigt wurde.

Üblicherweise landen elektronische Antworten von MediData zu Abrechnungen immer direkt in der betroffenen Abrechnung. Es gibt jedoch Fälle, in denen MediData die Antwort so übermittelt, dass eine Zuordnung nicht direkt möglich ist. Hierzu dient der Dialog für MediData-Nachrichten.

Cenplex prüft hier nicht automatisch auf neue Nachrichten. Nutzen Sie dazu den "Aktualisieren"-Button (1). Falls Nachrichten vorhanden sind, dann werden diese hier aufgelistet und können durch Anklicken ausgewählt werden (2). Falls das zugrundeliegende Problem gelöst wurde, kann die Nachricht als "Gelesen" markiert werden (3). Es besteht die Möglichkeit gelesene Nachrichten über die Filter-Funktion auszublenden. In bestimmten Fällen ist Cenplex in der Lage die zugehörige Abrechnung direkt zu finden. In diesem Fall steht oben rechts eine zusätzliche Box bereit, über die die Nachricht direkt als Antwort in der identifizierten Abrechnung abgelegt werden kann (4). Falls diese Option zur Verfügung steht, empfiehlt es sich immer diese zu nutzen.

Das Revisionslog dient als Sammelstelle für zwei Anwendungsfälle. Die unten erklärten Fälle werden innerhalb einer gemeinsamen Liste angezeigt und können, zur weiteren Verarbeitung, direkt nach Excel exportiert werden. Die Liste zeigt u.a. die "Benutzeraktion" an, die dazu geführt hat, dass dieser Eintrag erstellt wurde. Einträge können durch einen Klick auf die Mülltonne am rechten Rand gelöscht werden. Im oberen Bereich stehen bekannte Filterfunktionalitäten zur Verfügung.

Zahlung gelöscht

Beim Löschen einer zuvor erfassten Einzahlung kann der Anwender entscheiden, ob die gelöschte Einzahlung "zur Rückzahlung vorgemerkt werden soll". Wird diese Option ausgewählt, dann wird dadurch ein Eintrag in dieser Liste erstellt.

Abrechnungs zurücksetzen

Wird eine Abrechnung zurückgesetzt, d.h. eine bereits abgeschlossene (und vermutlich bezahlte) Abrechnung wird aus dem Archiv wieder in die Liste der offenen Abrechnungen verschoben, dann wird immer ein Eintrag in dieser Liste für die betroffene Abrechung erstellt.

Wird eine Abrechnung "als korrekt" markiert, dann prüft Cenplex, ob das notwendige, elektronische Abrechnungsdokument tatsächlich erstellt werden kann. In bestimmten Ausnahmefällen, ist dies nicht möglich, beispielsweise, weil durch einen Datenimport ungültige Informationen in Cenplex importiert wurden. In diesem Fall zeigt Cenplex einen "Validierungsdialog" an, der beim Beheben der gefundenen Probleme helfen soll.

Obiger Dialog öffnet sich automatisch, falls Probleme festgestellt werden (1). Es werden alle gefundenen Probleme aufgelistet. Jede "Problem-Box" kann angeklickt werden und navigiert dann zu dem Ort der Ursache des Problems. In obigem Beispiel wird zum Arzt navigiert (2).

In einigen Fällen bietet Cenplex eine smarte Problemlösung direkt über einen zusätzlichen Button an. In obigem Beispiel lässt sich die GLN und ZSR beispielsweise direkt im Dialog korrigieren, indem der Button "Arzt suchen" (3) angeklickt wird. Es öffnet sich der Dialog zur Arztsuche, der bereits sinnvoll vorausgefüllt wird, so dass im besten Fall, einfach der passende Arzt angeklickt werden muss und das Problem direkt behoben isz.

Die Detailansicht einer Abrechnung ist in zwei Spalten und mehrere Zeilen aufgebaut. Im oberen Bereich befinden sich alle Informationen zum Rechnungssteller (1), Empfänger(2), Patient (3), Therapeut (4) und der Behandlungsserie (5), falls vorhanden. Für Tiers-Payant-Abrechnungen (TP-Abrechnungen) wird zudem eine "Einstellungen"-Box angezeigt (6) und Warnhinweise, falls solche vorhanden sind (7). Es folgt dann die Übersicht der erbrachten Leistungen (8). Dazu jedoch weiter unten mehr. Jede der Boxen kann angeklickt werden, um zu den entsprechenden Details zu navigieren. So öffnet beispielsweise ein Klick auf die Patientenbox die Patientenansicht des entsprechenden Patienten. Im Folgenden werden die einzelnen Bereiche der Ansicht genauer erklärt.

Rechnungssteller (1)

Neben den angezeigten Informationen zum Rechnungssteller, lässt sich hier das Abrechnungskonto ändern, falls mehr als ein Konto hinterlegt wurde. Klicken Sie dazu einfach auf das Aktionsmenu (1) und es werden Ihnen alle für den Rechnungssender definierten Bankkonten zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie einfach das gewünschte Konto aus.

Wie Sie Bankkonten anlegen und pflegen, erfahren Sie in der Hilfe zur Praxis unter Bankdaten ändern oder in der Hilfe zum Mitarbeiter unter Bankdaten.

Empfänger (2)

Der Empfänger der Abrechnung kann durch einen Klick auf auf den "Bearbeiten"-Button (1) geändert werden. Es öffnet sich ein Dialog, in dem per Firmenname nach dem gewünschten Kostenträger gesucht werden kann (2). Wählen Sie einfach den neuen Empfänger aus der angezeigten Ergebnisliste aus. Bestätigen Sie die Änderung durch einen Klick auf „Speichern“.

Achtung: Diese Funktion steht nur in TP-Abrechnungen zur Verfügung und sollte nur in Ausnahmefällen zur Anwendung kommen. Der korrekt Weg ist es eigentlich die Versicherung in der zugrundeliegenden Behandlungsserie zu ändern!

Therapeut (4)

Hierbei handelt es sich um den "verantwortlichen Therapeuten", der auf der Abrechnung als verantwortlicher Leistungserbringer aufgeführt wird. Dieser kann, analog zum Bankkonto, ebenfalls durch einen Klick auf das Aktionsmenu innerhalb der Box geändert werden.

Behandlungsserie (5)

Diese lässt sich nicht durch einen Klick auf die Box selbst öffnen. Um die Serie zu öffnen, muss der "Bearbeiten"-Button in der Kopfzeile der Box angeklickt werden (1). Dafür lässt sich die Serienvorlage durch einen Klick öffnen (2).

Einstellungen (6)

Sie haben die Möglichkeit den Behandlungsgrund individuell anzupassen. Cenplex setzt den Behandlungsgrund für alle UVG-Abrechnungen automatisch auf Unfall. Für alle anderen auf Krankheit. Für KVG-Abrechnungen kann zudem die globale Einstellung für den automatischen Versand der Abrechnungskopien übersteuert werden.

Warnhinweise (7)

Pro Abrechnung kann es unterschiedliche Warnungen geben, die zwar nicht dazu führen, dass Abrechnungen nicht gesendet werden können, aber diese Warnungen sollten in jedem Fall geprüft werden. Folgende Warnungen können angezeigt werden. Wenn Sie mit der Maus über ein Symbol fahren, erscheint ein Tool-Tip mit einer entsprechenden Erklärung.

Private Abrechnungen

Bei jeder Art von privater Abrechnung besteht die Möglichkeit diese über das MediData-Druckzentrum per Post an den Patienten senden zu lassen. Hierbei entstehen zusätzliche Kosten in Höhe von 1.70 CHF (A-Post), bzw. 1.35 CHF (B-Post), die von MediData direkt in Rechnung gestellt werden! Zunächst muss die Korrektheit der Abrechnungsdaten bestätigt werden. Klicken Sie dazu auf "Abrechnung zum Onlineversand freigeben". Alle abrechnungsrelevanten Informationen der zugrundeliegenden Serie können nun nicht mehr geändert werden. Falls Sie noch Änderungen an der Behandlungsserie vornehmen möchten, geben Sie diese zunächst durch einen Klick auf "Abrechnung zur Bearbeitung freigeben" wieder frei. Durch einen Klick auf "Senden" wird die Abrechnung an MediData übertragen, die die Abrechnung ausdrucken und per Post an den Patienten schicken.

Falls Sie die Abrechnung per MediData-Druckzentrum versenden möchten, können Sie hier festlegen, ob der Versand per A- oder B-Post stattfinden soll (1). Darüber hinaus unterscheiden sich die möglichen "Einstellungen" von denen einer TG-Abrechnung. Für private Abrechnungen kann die "Rolle" des Therapeuten auf der Abrechnung, bzw. dem Rückforderungsbeleg angepasst werden (2).

Können "Arbeiten in Abwesenheit des Patienten" abgerechnet werden, so erscheint eine Status-Anzeige, die ausgibt in welchem Umfang solche Leistungen bereits abgerechnet wurden.

Durch einen Klick auf den Bearbeiten-Button (1) lässt sich direkt der Dialog zur Verwaltung solcher Aufwände öffnen. Alle Informationen dazu, wie man in diesem Dialog arbeiten kann, finden Sie weiter oben.

Hier werden alle abgerechneten, erbrachten Leistungen, bzw. Produkte oder Abos aufgeführt, so dass sofort ersichtlich wird was genau in Rechnung gestellt wird.
Die Überschrift der Box für die Abrechnungsposten zeigt immer die ID der Abrechnung an, gefolgt von einer, zum Kontext passenden, Überschrift. Bei Behandlungsserien ist dies z.B. der Titel der zugrundeliegenden Behandlungsserie und kann angeklickt werden, um die Serie zu öffnen (1).

Pro Zeile wird eine Abrechnungsposition angezeigt (2). "TPW" steht für "Taxpunktwert" und bezieht sich auf den kantonalen Taxpunktwert. Dieser unterscheidet sich je nach Tarif und Kanton. Werden einem Termin mehrere Tarifziffern zugeordnet, so entsteht in obiger Liste eine Zeile pro Tarifziffer. Zur bessern Übersicht werden die "Haupt-Tarifziffern" fett gedruckt dargestellt, mit dem Ziel dass direkt ersichtlich ist, wieviele Behandlungen abrechnet werden. Im Prinzip kann man davon ausgehen, dass pro fett gedruckter Zeile eine Behandlung steht. Unterhalb der Liste wird neben „Total“ die Summe der Einzelpositionen angezeigt. Der kaufmännisch gerundete Rechnungsbetrag steht neben „Fälliger Betrag“ (3).

In der Hilfe zur Praxis gibt es unter Taxpunktwerte mehr Informationen zum Thema TPW.

Mehrwertsteuer berechnen

Bei privaten Abrechnungen haben die Möglichkeit die Mehrwertsteuer mit einzuberechnen und entsprechend auf der Abrechnung auszuweisen. Je nachdem in welcher Form Ihr Unternehmen Mehrwertsteuer-pflichtig ist, kann die passende Option ausgewählt werden. Falls Sie gar nicht Mehrwertsteuer-pflichtig sind, dann sollte keine der Ooptionen ausgewählt werden (1). Für pauschale Besteuerung kann "Der Preis ist inklusive Mehrwertsteuer" ausgewählt werden (2). Sind Sie dazu verpflichtet die Mehrwertsteuer auf der Abrechnung auszuweisen, dann aktivieren Sie dazu die Option "Mehrwertsteuer berechnen" (3). Es wird dann automatisch eine entsprechende Mehrwertsteuer-Position berechnet.

Im Bild oben wird veranschaulicht wie sich die drei Möglichkeiten auf den Rückforderungsbeleg auswirken.

Hier werden alle Dokumente angezeigt, die der zugrundeliegenden Behandlungsserie zugeordnet wurden und darüber hinaus vom Typ „Verordnung“ oder „Kostengutsprache“ sind. Die hier aufgeführten Dokumente werden elektronisch mit an den Kostenträger übertragen.

Um ein angehängtes Dokument zu öffnen, klicken Sie auf das Büroklammersymbol links neben dem Namen (1). Der Name kann geändert werden, indem Sie einfach in die Zeile klicken und einen neuen Namen eingeben. Klicken Sie auf die kleine rote Mülltonne wird das Dokument, nach Ihrer Bestätigung, gelöscht (3). Weitere Details zum Dokument werden angezeigt, wenn Sie auf das kleine Zahnrad klicken (4). Im sich öffnenden Popup können Sie u. a. auch den Typ des Dokuments ändern (5). Ist eine der beiden Zeilen nicht verwendet, können Sie ein entsprechendes Dokument per Klick auf die Zeile hinzufügen (6).

Hinweis: Ändern Sie den Dokumenttyp auf „Sonstiges“, wird das Dokument nicht mit übertragen und auch von der zugrundeliegenden Serie nicht mehr korrekt erkannt. Dokumente, die Serien zugeordnet werden, sollten immer vom Typ Verordnung oder Kostengutsprache sein!

Gutscheine

Bei Abrechnungen des Typs "Gutschein", besteht die Möglichkeit eigene Word-Vorlagen für Gutscheine in den Einstellungen für Abrechnungen zu hinterlegen. Wurden solche Vorlagen hinterlegt, so können diese hier direkt angelegt und hinzugefügt werden (7).

Falls Sie eine zusätzliche Nachricht an den Kostenträger übermitteln möchten, können Sie dieses Feld dafür nutzen. Für private Abrechnungen erscheint der Inhalt dieser Box auch auf der ausgedruckten Abrechnung.

Jede Art von interner Notiz kann in dieser Box erfasst werden. Notizen können (und sollten) hier so erfasst werden, dass für jede neue Notiz ein neuer "Notiz-Eintrag" erstellt wird. Der Vorteil dabei ist, dass für jede Notiz das Datum, der Autor und der Text so gespeichert wird, dass es historisch einfach nachvollziehbar wird, wer wann was erfasst hat.

Um eine neue Notiz zu erfassen, muss zunächst der Plus-Button in der Kopfzeile angeklickt werden (1). Es öffnet sich ein kleiner Dialog zur Erfassung der Notiz. Durch einen Klick auf "Speichern" (2) wird die Notiz übernommen und in der Abrechnung entsprechend angezeigt (3).

Das Auftragsdatum, bzw. Rechnungsstellungsdatum und Zahlungsziel können für jeder Art von privater Abrechnung jederzeit manuell angepasst werden.

Wird das Auftragsdatum angepasst (1 auf 2), so fragt Cenplex nach (3), ob das Zahlungsziel, entsprechend der unter "Praxis" eingestellten Zahlungsfrist, angepasst werden soll. Falls dies bestätigt wird, so wird auch direkt das Zahlungsziel entsprechend neu gesetzt (4).

Wurde eine Abrechnung mindestens einmal gemahnt, so werden alle bisher erstellten Mahnungen mit Datum in dieser Liste angezeigt. Mahnungen lassen sich auch wieder löschen, bzw. es können die Details zur Mahnung angezeigt werden (1). Im sich öffnenden Dialog kann die entsprechende Mahnung nochmals gedruckt, per E-Mail gesendet werden oder, die hier erfassten Bemerkungen gespeichert werden (3).

Die Mahngebühr kann nachträglich angepasst oder ganz entfernt werden (4). Anpassungen an der Mahngebühr führen immer zu einem Eintrag im Aktionsverlauf (4).

Diese Liste zeigt alle eingegangenen (Teil-)Zahlungen mit Datum, Betrag und der Information ob Bar oder per Bankeinzahlung gezahlt wurde. Die Überschrift zeigt zudem die Referenznummer an für die eine Bankeinzahlung eingehen würde. Per Klick auf die kleine Mülltonne lässt sich die Zahlungsinformation löschen (1).

Wird eine Zahlung gelöscht, so besteht die Möglichkeit diese zur Rückzahlung vorzumerken (2). Dies ist für alle Fälle relevant, in denen die Einzahlung von einem "falschen" Rechnungsempfänger getätigt wurde. Z.B. von einer KVG-Versicherung, obwohl der Fall UVG ist. In jedem Fall wird ein Eintrag im Aktionsverlauf vorgenommen, der das Löschen der Einzahlung inklusive des Betrags dokumentiert (3). Wurde die Zahlung zur Rückzahlung markiert, so wird diese als Eintrag im "Revisionslog" hinzugefügt.

Die hier angezeigte Liste enthält alle Antworten, die vom Kostenträger eingetroffen sind. Erhalten Sie eine Antwort per Post, so können Sie diese manuell zuordnen. Mehr Informationen dazu weiter unten unter „Antwort erfassen“.

Jede Zeile zeigt an, ob die Antwort bereits bearbeitet wurde (1), das Datum, wann die Antwort eingetroffen ist, bzw. erfasst wurde, sowie den Grund der Antwort (Spalte 2), sowie den Titel der Antwort (Spalte 3). Der Sender der Antwort kann folgende Gründe angeben:

• Akzeptiert
• Ausstehend
• Abgelehnt

Die einzelnen Antwortzeilen sind klickbar (2), d. h. bei Anklicken einer Zeile öffnen sich die Details der gewählten Antwort in einem Dialogfenster. Innerhalb dieses Dialogs haben Sie die Möglichkeit die Antwort auszudrucken und als "bearbeitet" zu markieren (3). Falls die Antwort als "bearbeitet" markiert wurde, so wird das Häkchen in der Übersicht neben der entsprechenden Antwort gesetzt (4). Übrigens lässt sich eine zuvor als "bearbeitet" markierte Antwort im gleichen Dialog wieder auf "unbearbeitet" setzen.

Die Antwort-Texte lassen sich durch einen Klick auf den "Kopier"-Button in den Zwischenspeicher kopieren, so dass sie per Ctrl+v an einem anderen Ort eingefügt werden können (5).

Sämtliche Aktionen, die mit einer Abrechnung vorgenommen werden, werden von Cenplex gespeichert, so dass nachvollzogen werden kann wer wann was mit der gewählten Abrechnung gemacht hat. Dabei zeigt die erste Spalte das Aktionsdatum, die zweite Spalte die entsprechende Aktion und die dritte Spalte den Namen des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat. Wurde eine Abrechnung elektronisch übertragen oder elektronisch storniert, dann erscheint darüber hinaus ein Papier-Symbol am rechten Rand. Fährt man mit der Maus über eine solche Zeile, so wird diese zusätzlich grün hinterlegt und zeigt an, dass diese Zeile angeklickt werden kann.

Durch einen Klick (1) öffnet sich genau die Abrechnung, die damals verschickt oder storniert wurde.

Dadurch kann überprüft werden welche Informationen genau übertragen wurden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn eine Abrechnung mehrere Überarbeitungen erfahren hat und mehrmals versendet wurde.

Bei Produktrechnungen gibt es eine zusätzliche Box für die Gutschrift. Produktrechnungen können als "Gutschrift" angelegt werden, d.h. der in Rechnung gestellte Betrag wird dem Rechnungsempfänger als Guthaben hinterlegt, welches mit späteren Abrechnungen (für private Leistungen) verrechnet werden können.

Solange eine Gutschrift noch nicht mit einer anderen Abrechnung verrechnet wurde, kann diese noch bearbeitet werden (1). Sobald die Gutschrift jedoch irgendwo verrechnet wurde, lässt sich die Gutschrift nicht mehr ändern (2). Es erscheint dann ein entsprechender Hinweis.

Alle Informationen zum Thema Gutschriften finden Sie oben unter „Neue Produktrechnung (oder Gutschrift)“.

Rabatte in Gutschriften

Wird in einer Produktrechnung, welche als Gutschrift markiert wurde, ein Rabatt gewährt, dann kann in der Abrechnung, in der eine solche "rabattierte Gutschrift" verrechnet wird, entschieden werden, ob der Rabatt auch in der verrechneten Gutschrift angezeigt werden soll oder nicht. (1) Auf den Abrechnungsbetrag hat das keinen Einfluss, sehr wohl aber auf den Rückforderungsbeleg (2). Genau dafür ist diese Funktion gedacht.

Für Abrechnungen können beliebig viele To-Dos angelegt werden. Alle To-Dos, die im Zusammenhang mit der gewählten Abrechnung stehen, werden in dieser Box aufgelistet.

Dabei wird pro Zeile ein To-Do angezeigt, mit dem aktuellen Bearbeitungsstatus und dem Erstellungsdatum, ganz links, dem Titel, in der Mitte und den Empfängern, ganz rechts. Es können neue To-Dos direkt über den Plus-Button angelegt werden (1), bzw. bestehende To-Dos durch Anklicken geöffnet werden (2).

Es gibt zwei Boxen mit gesendeten E-Mails, die im Zusammenhang mit dieser Abrechnung stehen.

Verlauf gesendeter E-Mails

Listet alle E-Mails aus, die aus dieser Abrechnung heraus, z.B. an den Empfänger, gesendet wurden. Die Einträge sind klickbar, so dass sich sie gesendete E-Mail öffnet.

Kommunikation mit Vertrauensarzt

Listet alle E-Mails aus, die aus dieser Abrechnung heraus an den Vertrauensarzt gesendet wurden. Auch diese Einträge sind klickbar.

Jede Rechnung, die in irgendeiner Form an den Rechnungsempfänger übermittelt wird, sei es durch elektronischen Versand, Ausdruck oder E-Mailversand, erhält automatisch ein Datum als Zahlungsziel. Wird bis zu diesem Zahlungsziel keine Einzahlung über den vollen Betrag für diese Abrechnung erfasst oder diese nicht manuell abgeschlossen, dann kann die Abrechnung gemahnt werden. Zahlungsfristen, Mahnungstitel und Mahnungstexte können (und sollten) hierzu auf Praxis-Ebene gepflegt werden. Neben den beiden Mahnungsassistenten, zur Mahnung von mehreren Abrechnungen gleichzeitig, können Abrechnungen auch einzeln, manuell gemahnt werden.

Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, erscheint in der Kopfzeile einer Abrechnung der Button zum "mahnen". Bei privaten Abrechnungen kann bei jeder Mahnstufe entschieden werden auf welchem Kommunikationsweg die Mahnung übermittelt werden soll. Es kann elektronisch, über das Druckzentrum von MediData gemahnt werden (1), die Mahnung per E-Mail gesendet werden (2) oder die Mahnung kann direkt ausgedruckt und selbst per Post versendet oder dem Patient übergeben werden (3).

Abrechnungen können gelöscht werden, falls sie noch in einem Zustand sind, der die Bearbeitung zulässt. D.h. Abrechnungen die gesendet wurden und nicht zur Bearbeitung freigegeben wurden, können nicht gelöscht werden. In einem solchen Fall wird die „Löschen“-Option ausgegraut angezeigt und kann nicht angeklickt werden. Bevor die Abrechnung gelöscht wird, müssen Sie noch den Nachfragedialog bestätigen, um zu verhindern, dass Sie aus Versehen eine Abrechnung löschen.

Hat ein Patient seine Abrechnung bar bezahlt oder möchten Sie eine Bankeinzahlung selbst in Cenplex erfassen, so können Sie das über diese Aktion tun (1). Es öffnet sich ein Dialog, der es Ihnen ermöglicht das Einzahlungsdatum, den eingezahlten Betrag anzugeben sowie die Zahlungsart zu erfassen. Der Dialog wird, abhängig von der Art der Abrechnung, leicht unterschiedlich dargestellt.

Handelt es sich bei der Abrechnung um eine Tiers-Payant-Abrechnung, d.h. diese wurde direkt elektronisch zur Versicherung geschickt, dann wird der "Erfassen"-Button grün dargestellt und erfasst die Einzahlung direkt (2). Ist die zugrundeliegende Abrechnung eine private Abrechnung, dann wird der Button grau dargestellt (3) und bietet beim Anklicken zusätzliche Möglichkeiten. So kann die Zahlung erfasst werden und die Abrechnung (inklusive Rückforderungsbeleg) per E-Mail gesendet werden oder ausgedruckt werden.

Wurde der passende, offene Betrag eingegeben, so ist die Abrechnung vollständig bezahlt und wird automatisch geschlossen. Geschlossene Abrechnungen werden direkt ins Archiv verschoben und nicht mehr in der Liste der offenen Abrechnungen angezeigt. Mehr Informationen zum Abrechnungsarchiv finden Sie in der Hilfe zum Thema Archiv.

Drucken

Wurde die Option "Zahlung erfassen und drucken" gewählt, so öffnet sich ein weiterer Dialog. Wichtig zu beachten ist, dass die Zahlung nun bereits erfasst wurde.

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• (Privat-)Rechnung drucken (1)
• Rückforderungsbeleg drucken (2)

Die beiden Druck-Optionen lassen sich durch einfaches anklicken aktivieren (auswählen) oder deaktivieren. Für den "Rechnung drucken"-Fall wird dieses Verhalten im Bild oben veranschaulicht (1). Wird ein Button grün dargestellt, wurde die dahinter stehende Funktion entsprechend aktiviert. Standardmäßig sind die beiden Buttons zum Ausdrucken der Privatabrechnung und des Rückforderungsbelegs aktiviert. Bei den beiden Druck-Buttons lässt sich zusätzlich wählen auf welchem Drucker die entsprechende Auswahl gedruckt werden soll (2 und 3). Für den Abrechnungsfall kann zudem die Druckvorlage ausgewählt werden.

Tritt der Fall ein, dass eine Abrechnung nicht vollständig bezahlt wird und auch keine weitere Zahlung zu erwarten ist, oder der Abrechnungsbetrag 0,- CHF ist, können Sie eine Abrechnung durch diese Aktion trotzdem abschliessen und damit ins Archiv verschieben. Falls ein Fehlbetrag besteht, müssen Sie einen Grund für die dafür notwendige Ausbuchung angeben.

Zum Schliessen einer Abrechnung, wählen Sie zunächst den entsprechenden Menueintrag aus (1). Im sich öffnenden Dialog können Sie nun die Rechnung schliessen (3). Falls nicht der volle Abrechnungsbetrag bezahlt wurde, müssen Sie noch einen Ausbuchungsgrund angeben (2). Der ausgewählte Grund sowie der Fehlbetrag wird entsprechend mit abgespeichert und unter "Zahlungen" in der Abrechnung als rote Zeile angezeigt (4). Darüber hinaus lassen sich beide Werte in den Auswertungen zu Abrechnungen anzeigen.

Cenplex empfängt elektronische Antworten des Kostenträgers automatisch und zeigt diese in der dafür vorgesehenen Box an. Falls Sie eine Antwort per Post erhalten haben und diese in Cenplex erfassen möchten, scannen Sie den erhaltenen Brief zunächst ein, so dass er als Datei zur Verfügung steht. Klicken Sie auf „Antwort erfassen“, so öffnet sich zunächst ein „Datei öffnen“-Dialog. Wählen Sie dort das zuvor eingescannte Antwortschreiben aus und klicken Sie auf „Öffnen“.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie weitere Informationen zur Antwort erfassen können. Geben Sie an wann Sie die Antwort erhalten haben (Zeile 2), bzw. den Antwortgrund (Zeile 3) sowie optional eine kurze Zusammenfassung.

Cenplex bietet die Möglichkeit Abrechnungsdokumente per Email zu versenden. Dazu sollte beim Patienten eine Emailadresse hinterlegt sein. Das ist aber nicht zwingend erforderlich.

Sobald Sie diese Aktion gewählt haben, öffnet sich der bekannte E-Mail-Dialog. Hier kann u.a. der Sender, die Empfänger, der Betreff (1) , sowie die Sprache, die Textvorlage, die Html-Vorlage (2) und natürlich der E-Mailtext (3) angepasst werden. In der Box für Anhänge werden die passenden Anhänge direkt vorgeschlagen (4). Bei privaten Abrechngen ist das immer das Abrechnungsdokument selbst und der Rückforderungsbeleg. Es können weitere Anhänge hinzugefügt werden (5).

Durch einen Klick auf "Senden" wird die Email geschickt (6). Der Dialog schliesst sich danach automatisch. Falls Sie die E-Mail lieber in einem neuen Fenster bearbeiten möchten, dann können Sie den Dialog durck einen Klick auf den "Ablösen"-Button (7) dazu nutzen. Alle Dokumente, die aus Druckvorlagen erzeugte werden, wie z.B. die Rechnung oder der Rückforderungsbeleg, werden als PDF-Dokument an die Email angehängt.

Alle Informationen zur Verwaltung von Absendern, Text- und Html-Vorlagen finden Sie in der Hilfe zu den E-Maileinstellungen.

Möchten Sie die Abrechnung ausdrucken, so wählen Sie diese Aktion. Es öffnet sich der Druckdialog.

Im rechten Bereich wird eine Druckvorschau für die Abrechnung angezeigt. Es handelt sich in diesem Fall um das Standarddokument für die Abrechnung einer Behandlungsserie für den Fall „Tier Payant“. Ist die zugrundeliegende Abrechnung als „Tier Garant“ definiert, wird hier der Rückforderungsbeleg gedruckt.
In obigem Dialog können Sie die Anzahl der Kopien angeben (1), den Drucker wählen (2) sowie die Druckeinstellungen des gewählten Druckers ändern (3). Diese Einstellungen speichert Cenplex automatisch für den angemeldeten Benutzer ab, so dass beim nächsten Öffnen des Druckdialogs wieder die gleichen Einstellungen vorgefunden werden, wie beim letzten Drucken. Cenplex speichert die Druckeinstellungen immer pro Druckdialog ab, d. h. der gewählte Drucker für eine Terminkarte kann durchaus ein anderer sein, als der für eine Abrechnung.

Abhängig von der Art der Abrechnung, stehen unterschiedliche Druckvorlagen zur Auswahl (4).

Diese Option steht nur bei TP-Abrechnungen zur Verfügung und sollte nur in Ausnahmefällen genutzt werden. TP-Abrechnungen sollten immer elektronisch per MediData übermittelt werden.

Konsequenterweise können Sie auch den Rückforderungsbeleg ausdrucken und dem Patient übergeben.

Cenplex bietet die Möglichkeit einen sogenannten Mahnungs-Stop zu erfassen. Hierbei handelt es sich um ein Datum bis zu welchem die Abrechnung nicht als "zu mahnend" vorgeschlagen wird. Auf diese Weise lassen sich Abrechnungen, die z. B. an ein Inkasso-Unternehmen übergeben wurden, für eine bestimmte Zeit "parken", so dass sie nicht mehr bei den zu mahnenden Abrechnungen erscheinen.

Um einen Mahnungs-Stopp zu erfassen, einfach das Aktionsmenü öffnen und "Mahnungsstop ändern" auswählen (1). Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie ein Datum definieren können bis zu welchem die Abrechnung nicht für Mahnungen vorgeschlagen werden soll (2). Über das kleine "x" am Ende der Zeile lässt sich das Datum entfernen, für den Fall, dass sie den Mahnungsstop aufheben möchten. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit den betroffenen Patienten direkt auf die Blacklist zu setzen (3). Durch einen Klick auf "Speichern" werden die Einstellungen übernommen. Wurde ein Datum in der Zukunft definiert, so wird der Mahnungsstop nun in der Kopfzeile der Abrechnung angezeigt (5).
Es gibt einen spezifischen Status-Filter "Mahnungsstop", über den sich diese Abrechnungen leicht finden lassen.

Rückforderungsbelege lassen sich auch Abrechnungsübergreifend anlegen. D.h. es können beliebig viele Abrechnungen ausgewählt werden, aus denen dann ein gemeinsamer, einzelner Rückforderungsbeleg erzeugt wird. Dies ist insbesondere für Fälle interessant, in denen jeder Termin einzeln abgerechnet wird, aber der Patient gerne einen einzigen Rückforderungsbeleg mit allen Terminen hätte.

Cenplex bietet hierzu sämtliche Abrechnungen für private Behandlungsdienstleistungen an, die jemals für den Patienten erstellt wurden. Diese erscheinen direkt nach dem Öffnen des Dialogs zur Auswahl in einer Liste (2). Da sich der zu erzeugende Rückforderungsbeleg aus möglicherweise mehreren unterschiedlichen Abrechnungen zusammensetzen wird, muss zudem festgelegt werden welcher Therapeut als "Leistungserbringer" (verantwortlicher Therapeut) auf dem Rückforderungsbeleg erscheint (1).

Wählen Sie nun die Abrechnungen aus, für die ein gemeinsamer Rückforderungsbeleg erstellt werden soll (A, B, C) und klicken sie anschliessend auf "Drucken" oder "Per E-Mail senden". In obigem Beispiel wird veranschaulicht wie ein solcher, zusammengestellter Rückforderungsbeleg aussieht. Der hier erstellte Rückforderungsbeleg wird nicht gespeichert!

Es ist sehr wichtig zu beachten, dass hier sogar unterschiedliche Tarife auf einem Rückforderungsbeleg vermischt werden können. Dies wird in den meisten Fällen sicherlich zu Problemen bei der Versicherung führen.

Einstellungen für den Versand von TP-Rechnungskopien (Tiers Payant) lassen sich auf drei Ebenen festlegen mit zunehmender Priorität.

Auf höchster Ebene lässt sich pro Standort festlegen wie und wann TP-Kopien gesendet werden sollen (1). Auf Patienten-Ebene lässt sich diese allgemeine Einstellung individuell pro Patient übersteuern (2). Darüber hinaus steht Ihnen auf Abrechnungs-Ebene die Möglichkeit zur Verfügung ganz spezifisch zu entscheiden wie und wann die TP-Kopie für die gewählte Abrechnung gesendet werden soll (3).

Einstellungen auf Standort-Ebene

Navigieren Sie zu den Einstellungen in Cenplex und öffnen Sie dort die "Abrechnungs-Einstellungen" im linken Bereich.

Beachten Sie, dass die hier angezeigten Informationen für den in den Einstellungen gewählten Standort gelten! Sie können hier, wie oben bereits erwähnt, festlegen auf welche Art und Weise, bzw. zu welchem Zeitpunkt TP-Rechnungskopien automatisiert versendet werden sollen (1 + 2). Falls Sie bis zum heutigen Tag TP-Kopien manuell versendet haben, können Sie anhand eines Startdatums festlegen ab wann TP-Kopien automatisch von Cenplex versendet werden sollen (3). Das hier angegebene Datum bezieht sich auf das Versanddatum der TP-Rechnungen. D.h. alle TP-Rechnungen, die ab dem hier gewählten Datum online übertragen werden, werden für den Versand der TP-Rechnungskopien berücksichtigt. Für den Fall, dass Sie TP-Kopien per E-Mail senden und Ihr E-Mail-Hoster den schnellen Email-Versand einschränkt, können Sie hier eine "Bremse" festlegen, indem Sie festlegen wieviele TP-Rechnungskopie-E-Mails Cenplex maximal pro Minute versenden darf.

Zur Info: Cenplex verschickt die TP-Rechnungskopien nicht direkt nach dem gewählten Ereignis, sondern ca. alle 2 Stunden im Hintergrund. D.h. es kann nach dem Versand einer TP-Rechnung oder dem Einlesen einer Einzahlung bis zu zwei Stunden dauern bis Cenplex die TP-Kopie sendet.

Einstellungen auf Patienten-Ebene

Sie können obige allgemeine Einstellungen pro Patient übersteuern. Beispiel: Sie legen auf Standort-Ebene fest, dass TP-Rechnungskopien per E-Mail und zum Zeitpunkt der Einzahlung gesendet werden. Beim Patient haben Sie die Möglichkeit auf individuelle Wünsche des Patienten einzugehen und festzulegen, dass dieser gewählte Patient die TP-Kopien per MediData-Druckcenter und A-Post und direkt nach der TP-Rechnungsübermittlung erhält.

Einstellungen auf Abrechnungs-Ebene

Für alle Abrechnungen, die per TP gesendet werden können, wird direkt in der Abrechnung angezeigt wie und zu welchem Zeitpunkt die TP-Rechnungskopie für diese Abrechnung übermittelt wird. Hier greifen alle obigen Regeln, d. h. wurde beim Patient eine Ausnahme festgelegt, so wird das hier entsprechend sichtbar. Sie haben die Möglichkeit die hier angezeigten Einstellungen für diese Abrechnungen spezifisch zu übersteuern, indem Sie die Auswahl anpassen.

E-Mail Textvorlage

Für E-Mails besteht die Möglichkeit eine spezifische E-Mail-Textvorlage zu erstellen. Solche Textvorlagen lassen sich in Cenplex unter "Einstellungen" und dort unter "E-Mail-Texte" anpassen. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zu den Einstellungen unter "Emailtexte".

Für E-Mail Textvorlagen für Abrechnungskopien (1) steht ein Platzhalte für "TP-Kopie abbestellen" zur Verfügung (2). Dieser Platzhalter wird durch in der versendeten E-Mail durch eine Url (Link) ersetzt (3), der es dem Patient ermöglicht zukünftige Kopien von Abrechnungen abzubestellen. Obige Darstellung zeigt den Ablauf auf. Die für die E-Mail erzeugten Links sind pro Patient einmalig und haben eine Gültigkeit von 5 Tagen. Klickt der Patient auf den Link, so öffnet sich ein Browser und zeigt obige Seite an. Bestätigt der Patient die Abbestellung, dann wird das direkt in Cenplex für diesen Patient entsprechend abgespeichert. Somit erhält der Patient ab diesem Zeitpunkt keine Abrechnungskopien mehr.

Sie können TP-Rechnungskopien natürlich auch jederzeit auf beliebige Art, u. a. aber auch manuell per Post an den Patient versenden oder diese persönlich überreichen. Dazu steht eine entsprechende Funktion im Aktionsmenü der Abrechnungen bereit. Diese Funktion steht erst bereit nachdem Sie die Abrechnung online übertragen haben. D.h. TP-Kopien können manuell erst gesendet werden nachdem die eigentliche Abrechnung online an MediData übertragen wurde.

Der Dialog bieten übrigens auch die Möglichkeit die TP-Kopie per E-Mail oder MediData zu senden. Somit können TP-Kopien jederzeit manuell ausgelöst werden. In diesem Fall wird die TP-Kopie über den hier gewählten Kanal sofort übermittelt.

Werden TP-Kopien übermittelt, so registriert Cenplex den Zeitpunkt der Übermittlung und die Art der Übermittlung und zeigt dies an zwei Stellen direkt in der zugrundeliegenden Abrechnung an.

Wurde eine TP-Kopie übermittelt, so wird links neben den Informationen zur TP-Kopie ein "Kopie-Symbol" angezeigt. Fährt man mit der Maus darüber, dann erscheint das Datum der TP-Kopie-Übermittlung als Tooltip. Darüber hinaus wird ein Eintrag im Aktionsverlauf vorgenommen, wenn eine TP-Kopie erfolgreich gesendet wurde. Der Eintrag zeigt an wer die TP-Kopie wann auf welche Art und Weise übermittelt hat. Wird beim Akteur "Cenplex System" angezeigt, dann wurde die TP-Kopie automatisch von Cenplex übermittelt.

Um die volle Übersicht zu erhalten, lässt sich eine Auswertung für Abrechnungen definieren, die den TP-Kopie-Status anzeigt, bzw. eine entsprechend Filtermöglichkeit bietet.

Grundsätzlich lässt sich anhand des TP-Kopie-Status, d. h. die Information darüber wann eine TP-Kopie übermittelt wurde, erkennen, ob Handlungsbedarf besteht. Erfüllt die zugrundeliegende Abrechnung eigentlich das Kriterium, dass eine Übermittlung der TP-Rechnungskopie stattgefunden haben sollte, so kann es unterschiedliche Fehlerursachen haben.

Beim Patient wurde keine E-Mailadresse angegeben und die TP-Kopie soll per Email gesendet werden.
In diesem Fall legt Cenplex automatisch ein To-Do für den in der Abrechnung hinterlegten Therapeuten an. Sobald die E-Mailadresse angegeben wurde, wird der Versand der TP-Kopie funktionieren.

Bei MediData wurde der kostenpflichtige Abrechnungsversand (per Druckcenter) nicht aktiviert
Damit TP-Kopien über das MediData-Druckcenter gesendet werden können, müssen Sie dies zunächst in Ihrem MediData-Account aktivieren.

In allen anderen Fällen, wenden Sie sich an den Cenplex-Support

Cenplex bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Ablage von Dokumenten, die im Zusammenhang zu Patienten stehen. Z.B. in Behandlungsserien, Befunden, Arztberichten, Fitnesssabos oder beim Patient direkt. Der Dokumenten-Dialog bietet die Möglichkeit bestehende Dokumente, auszuwählen, aber auch neue Dokumente aus Vorlagen zu erzeugen und direkt auszuwählen.

Es können beliebig viele Dokumente für Anhänge ausgewählt werden. Hinweis: Beachten Sie, dass E-Mails nicht mit zu vielen, bzw. zu grossen Anhängen versehen werden sollten.
Der Dialog ist in drei Spalten aufgebaut. Die linke Spalte (1) bietet die Möglichkeit neue Dokumente aus Dokumentvorlagen anzulegen. Es erscheinen alle Dokumentvorlagen, die in diesem Kontext möglich sind. Beachten Sie hier, dass bestimmte Vorlagen Abhängigkeiten haben. Z.B. werden Vorlagen zum Patientenbefund nur angezeigt, wenn bei der zugrundeliegenden Serie bereits ein Befund angelegt wurde.
Die mittlere Spalte (2) listet alle bestehenden Dokumente auf, die im Zusammenhang mit dem Patient stehen und die rechte Spalte zeigt die ausgewählten Dokumente an (3).
Die Suchboxen bieten die Möglichkeit gezielt nach Dokumentvorlagen oder Dokumenten per Stichwort zu suchen (4).
Falls Sie ein ausgewähltes Dokument doch nicht anhängen möchten, klicken Sie einfach auf die rote Mülltonne, um es aus der Liste zu entfernen. Durch einen Klick auf "Übernehmen" werden die ausgewählten Dokumente übernommen (5).