Update Q2 2023

Krankheitsassistent, SMS-Dienst und überarbeiteter Behandlungsbericht

Das zweite Update des Jahres bringt wieder tolle neue Funktionen, von denen ich dir hier einige vorstelle.

SMS-Dienst

Immer wieder kam die Frage von Interessenten und Kunden, ob wir SMS Erinnerungen anbieten.

Eigentlich haben wir dafür Cenplex Booking App, weshalb wir SMS nicht einbauen wollten. Die App erinnert deine Patienten 24 h und 1 h vorher an ihre Termine und du zahlst einen Fixpreis dafür pro Standort und Monat. Für deine Patienten ist sie natürlich kostenlos.

Die SMS Technologie ist alt und wird nicht weiterentwickelt, trotzdem wird sie gerade im Bereich der Terminbestätigung und Erinnerung immer noch rege eingesetzt. Also haben wir jetzt auch einen SMS-Dienst eingebaut.

Was kostet der Dienst?

Pro SMS fallen CHF 0.10/SMS netto, exkl. MwSt. an. Eine SMS darf maximal 152 Zeichen enthalten, wobei Leerzeichen auch dazu zählen. Dass dies so begrenzt ist, liegt eben daran, dass die Technologie nicht weiterentwickelt wird.

Es kann also durchaus vorkommen, dass deine Nachricht auf mehrere SMS verteilt werden muss und sie dich somit vielleicht CHF 0.30 (netto) kostet, statt CHF 0.10 (netto).

Damit das bei dir nicht aus dem Ruder läuft, zeigt dir Cenplex beim manuellen Versenden von SMS die voraussichtliche Anzahl SMS an. Bei automatisierten Terminerinnerungen, kann Cenplex das leider nicht einschätzen. Da du in der Nachricht höchstwahrscheinlich mit Platzhaltern arbeitest, z.B. um deinen Patienten persönlich anzusprechen, wird die SMS unterschiedlich lang, je nach Namen deines Patienten.

Damit du die Kosten stets im Griff hast, kannst du jederzeit sehen, wie viele SMS diesen Monat bereits verschickt wurden und eine maximale Anzahl pro Monat hinterlegen, die Cenplex nicht überschreitet. Wird das monatliche Limit erreicht, löst Cenplex automatisch ein To Do aus, an die von dir hinterlegten Mitarbeiter.

Warum kostet der Dienst?

Leider gibt es keine SMS Flatrate für unseren Kontext. Ansonsten hätten wir gerne so ein Abo abgeschlossen und unseren Kunden SMS kostenlos zur Verfügung gestellt. Und dass wir nichts "deichseln" mit privaten Flatrateabos, versteht sich von selbst.

Also bleibt uns nichts anderes übrig, als mit einem professionellen Anbieter zusammenzuarbeiten, bei dem wir pro SMS bezahlen müssen.

Das hat aber auch Vorteile: du kannst pro Standort eine eigene Nummer oder Text als Absender übertragen lassen und hast damit ein professionelles Auftreten, weil die Erinnerung immer mit dem gleichen Absender geschickt wird.

Solltest du die neue Funktion trotzdem einsetzen?

Ja, bzw. du solltest entweder Cenplex Booking App und/oder SMS Erinnerungen einsetzen, weil dadurch verpasste Termine (gemäss einer Studie aus dem Jahr 2019) um 30% verringert werden können. Mit schon nur einem Termin pro Monat, bei dem du die Absage nicht in Rechnung gestellt hättest, hast du die Kosten für Cenplex Booking (für einen Standort) wieder drin. Bei SMS hängt es davon ab, wie viele Erinnerungen du per SMS schickst und ob auch Terminbestätigungen geschickt werden. Wir rechnen bei einem Vollzeit-Therapeuten mit Kosten von ca. CHF 25.00/Monat (netto, exkl. MwSt.) Die SMS Funktion rechnet sich also bereits für zwei Therapeuten, wenn durch die Erinnerungen nur ein einziger Termin pro Monat weniger verpasst wird (und du ihn nicht in Rechnung gestellt hättest). Ausserdem ersparst du dir viele Diskussionen, die deine Patientenzufriedenheit trotz guter Behandlung beeinflussen.

Cenplex Booking App oder SMS?

Vorteile Cenplex Booking App

• Terminerinnerungen 24h und 1h vor dem Termin

• Die Kosten liegen bei CHF 35.00 (Brutto CHF 38.70) pro Standort, egal wie viele Termine synchronisiert und erinnert werden

• Terminbuchungen, Verschiebungen und Absagen werden in Echtzeit mit der App synchronisiert

• Du kannst in Cenplex sehen, ob dein Patient den Termin in der App geöffnet hat

Vorteile SMS

• Terminerinnerungszeiten und Anzahl können selbst bestimmt werden

• Es muss dafür keine App vom Patienten installiert werden

Krankheitsassistent

Mit dem Krankmeldungs-Assistent kommt eine Funktion, die dir den Praxis Alltag bei kurzfristigen Krankmeldungen stark erleichtern soll.

Du trägst im Assistenten die gemeldete Abwesenheit deines Mitarbeiters ein und bekommst eine Art "Arbeitsliste", die einen guten Überblick über alle betroffenen Termine liefert. Dort kannst du automatisierte Absagen per E-Mail und/oder SMS auslösen. Selbstverständlich kannst du die Absagen auch manuell abarbeiten, in dem du z.B. anrufst. In so einem Fall, hast du die Möglichkeit über den Notizstift eine Bemerkung im Termin zu hinterlegen. So kannst du festhalten, wann du den Patienten erreicht und ihm die Absage mitgeteilt hast. Du kannst auch für jeden Termin ein To Do an dich selbst oder andere Mitarbeiter auslösen.

Überarbeiteter Behandlungsbericht

Berichte schreiben gehört für viele zu den unliebsamen Arbeiten. In Cenplex benötigst du dafür nicht viel Zeit, wenn du dir gute Wordvorlagen hinterlegst, die durch Platzhalter automatisch ausgefüllt werden. Diese Funktion bleibt so erhalten, da sie dir ganz individuell gestaltete Berichte erlaubt. Was wir überarbeitet haben ist die Cenplex eigene Berichtvorlage. Diese kannst du von der Formatierung her nicht anpassen, dafür hast du neu die Möglichkeit das Bild aus dem Befund oder auch die Verlaufsindikatoren und Texte zu integrieren.

Erstelle dir unterschiedliche Vorlagen, je nachdem ob der Bericht an die Kasse, den Arzt oder Patienten soll.

To Do's anderer Mitarbeiter

Bisher konnte sich jeder nur die eigenen To Do's anzeigen lassen. Mit diesem Update haben wir das erweitert, sodass man sich im Dashboard nun auch die To Do's von anderen Mitarbeitern anzeigen lassen und sie auch bearbeite kann. Das ist super praktisch, wenn ein Mitarbeiter krank wird oder für die Urlaubsvertretung.

Einzahlungsschein-Adresse losgelöst von der Praxisadresse

Pro Bankkonto, kann lediglich eine physische Adresse angegeben werden und bei Geschäftskonten muss diese Adresse (zumindest gemäss meiner Bank) mit der Adresse im Handelsregister übereinstimmen. Wenn jetzt also eine Firma mehrere Standorte hat, darf nicht die Standort Adresse auf dem Einzahlungsschein stehen sondern die der Firma.

Für Einzelunternehmer gab es dieses Jahr eine Änderung und zwar muss der Name des Inhabers auf dem Einzahlungsschein mit aufgeführt werden.

Um diese beiden Fälle korrekt abbilden zu können, haben wir ein neues Adressfeld eingeführt und zwar dort, wo ihr euer Konto erfasst. Hinterlegt im neuen Feld die Firmenadresse, bzw. statt dem Firmennamen euren persönlichen Namen als Inhaber. Damit bleibt der Adresskopf auf der Rechnung wie bisher, auf dem Einzahlungsschein ist aber die korrekte Adresse für die Zahlung aufgeführt.