Données de base (colonne de gauche)

La ligne supérieure, qui s'étend sur plusieurs colonnes, contient le nom et le logo de votre cabinet (1). Gérez vos données d'adresse dans les blocs "Adresse" et "Données de contact". En mode de modification, vous pouvez également adapter le logo ; tout simplement en cliquant sur le logo. Dans le bloc "Données du cabinet", vous avez la possibilité de gérer les numéros d'enregistrement importants pour la facturation (2).

NIF
Tous les fournisseurs des prestations reconnus par l'AI reçoivent, en plus du GLN, un numéro d'identification NIF (numéro d'identification du fournisseur, comparable au numéro RCC de santésuisse) au plus tard lors de la première facturation pour l'AI. Les informations relatives aux adresses de paiement sont enregistrées sous ce numéro. Il est conseillé de prendre contact avec la Centrale de compensation CdC avant la première facturation (e-mail à sachleistungen@zas.admin.ch) et d'indiquer le GLN du fournisseur de prestations (ainsi que, provisoirement, l'IBAN). Cela permet d'établir un nouveau NIF. A défaut, il est également possible d'indiquer le NIF "0" (zéro) lors de la première facturation.

GLN (ancien EAN)
Pour l'échange électronique des données, chaque participant a besoin d'un GLN (Global Location Number, auparavant appelé EAN pour European Article Number) pour s'identifier. Les fournisseurs de prestations qui ne disposent pas encore d'un GLN peuvent en faire la demande gratuitement (pour autant qu'ils soient actifs dans le domaine de la santé au sens large) à l'adresse suivante :
e-mediat SA
Untermattweg 8
3027 Berne
Tel : +41 58 851 26 00
mailto : hotline@e-mediat.net
www.e-mediat.ch

RCC
Le numéro de registre des codes-créanciers RCC (anciennement numéro de concordat) sert aux assurances-maladie suisses à saisir, payer et traiter les factures des fournisseurs de prestations. Cela signifie que vous devez mentionner votre numéro RCC sur chaque facture afin que vos patients puissent être remboursés de leurs prestations le cas échéant.

Frais

Frais

Dans le bloc "Frais", il est possible de définir un forfait pour les rendez-vous manqués. Si aucun forfait n'est saisi ici pour les rendez-vous manqués, le rendez-vous concerné sera facturé de manière régulière avec la valeur du point tarifaire correspondante.

Modifier les données bancaires

En cliquant sur "Modifier les données bancaires", vous accédez à une vue dans laquelle vous pouvez gérer les comptes bancaires de votre cabinet. Dans la partie gauche, vous voyez les comptes créés jusqu'à présent. Pour sélectionner un compte existant, il vous suffit de cliquer sur la ligne correspondante. Dans la zone de droite apparaissent les détails du compte bancaire sélectionné. Les modifications peuvent être effectuées directement ici. Si vous souhaitez ajouter un nouveau compte, il vous suffit de cliquer sur "Ajouter un compte" dans l'en-tête. Les détails d'un compte sont divisés en deux boîtes. La boîte supérieure contient toutes les données nécessaires du compte (1). Les informations sur la banque auprès de laquelle le compte est enregistré sont affichées dans la boîte inférieure (3).

Modifier les données bancaires

Vous avez en outre la possibilité de définir l'adresse qui doit être affichée sur le bulletin de versement QR si elle diffère de l'adresse enregistrée pour cet emplacement sous "cabinet" (2).

Exemple d'adresse individuelle

Détails du compte

Le champ Désignation sert à l'identification interne. La désignation indiquée ici permet de retrouver facilement le compte dans d'autres domaines de Cenplex (par ex. dans une facture).
Dans le champ QR-IBAN , vous devez indiquer le QR-IBAN reçu de votre banque. Le QR-IBAN n'est (généralement) pas le même que votre IBAN habituel. Le cas échéant, demandez à votre banque de vérifier que vous indiquez ici le numéro correct. Le format du QR-IBAN est soumis à un schéma spécifique. Ce schéma est vérifié lors de la saisie. Si le schéma n'est pas correct, la ligne est soulignée en rouge.
Certaines banques utilisent la première partie du numéro de référence sur les bulletins de versement pour vous identifier en tant que client. Vous pouvez saisir cette information dans la ligne Référence bancaire .
Le Type de compte doit correspondre au type de compte défini par votre banque. Dans la plupart des cas, il devrait s'agir de "BVR 9".
En cochant la case Compte de facturation , vous marquez le compte sélectionné comme compte par défaut, c-à-d que ce compte est automatiquement sélectionné lorsque vous créez une facture ou même lorsque Cenplex crée automatiquement des factures. Vous pouvez modifier le compte attribué à chaque facture individuellement plus tard.

Banque

Associez votre compte à une banque existante ou créez un nouveau contact bancaire en cliquant sur "Créer une nouvelle banque". Les informations saisies ici sont enregistrées comme adresses et peuvent également être trouvées sous le point de menu "Adresses".

Valeurs point tarifaire

Valeur point tarifaire

Vous pouvez choisir ici l'association de physiothérapie à laquelle appartient votre cabinet. Le choix de l'association a une influence directe sur les montants de facturation calculés pour vos séries de traitements, car la valeur du point tarifaire peut varier selon l'association et le canton.
Cenplex met à disposition le tableau actuel des chiffres tarifaires/points de taxe, les prestations facturables ainsi que toutes les valeurs actuelles du point de taxe. Cela comprend tous les chiffres du tarif 311 ou 312 ainsi que tous les chiffres du tarif 590. Si les données mises à disposition par Cenplex ne sont pas correctes, vous avez la possibilité de modifier individuellement votre valeur du point en cliquant sur "Adapter les valeurs du point". Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sous "Adapter les valeurs du point tarifaire" (Définir la marque de texte).

Aperçu (colonne de droite)

Les informations affichées ici ne peuvent pas être modifiées directement dans la vue du cabinet, mais servent uniquement de résumé ou d'aperçu des données sous-jacentes.

Heures d'ouverture

Les heures d'ouverture du cabinet définissent le cadre absolu de la planification des rendez-vous et ont une influence directe sur l'affichage dans l'agenda. Le début et la fin des heures d'ouverture du cabinet se reflètent directement dans l'affichage de l'heure dans l'agenda. Les rendez-vous en dehors des heures d'ouverture du cabinet ne peuvent pas être planifiés sans exception. Cela signifie que les heures d'ouverture saisies ici ne doivent pas nécessairement correspondre aux heures d'ouverture officielles de votre cabinet, si vous travaillez occasionnellement en dehors de ces heures d'ouverture "officielles". Un clic sur "Modifier les heures d'ouverture" ouvre la vue de modification.

Modifier les heures d'ouverture

Les barres vertes peuvent être déplacées dans l'une ou l'autre direction ou ouvrir par un clic et les heures d'ouverture souhaitées peuvent être modifiées en les faisant glisser (1). Il est également possible de saisir les heures manuellement (2).

Modifier les heures d'ouverture

Les plages horaires existantes peuvent être répétées par copier-coller. Sélectionnez le jour que vous souhaitez copier à l'aide du bouton Copier (1) et cliquez sur le bouton Coller (2) pour le jour où ces horaires doivent être insérés. Le symbole de la poubelle permet de supprimer l'heure planifiée du jour.

Définir des plages horaires

En outre, vous pouvez définir si vous êtes ouvert ou non certains jours. Si vous sélectionnez une plage horaire quelconque, une petite fenêtre d'aperçu s'ouvre. Sous "Type", vous pouvez alors choisir si vous êtes disponible ou non.

Disponibilité

Les modifications dans ce popup sont automatiquement enregistrées lorsqu'on le ferme.

Périodes des vacances

Les périodes de vacances comprennent en principe tous les jours où le cabinet est fermé, mais où il serait normalement ouvert selon les horaires d'ouverture. Si, par exemple, aucune heure d'ouverture n'a été planifiée pour le dimanche, il n'est pas nécessaire de saisir les vacances ou les jours fériés pour le dimanche, puisque le cabinet n'est de toute façon pas ouvert ces jours-là.
En cliquant sur "Planification des vacances et des jours fériés", il est possible de planifier les futures vacances et jours fériés. Pour tous les jours planifiés ici, la planification automatique ne génère pas de rendez-vous et ne fait pas non plus de propositions de rendez-vous. Il suffit de cliquer sur le bouton "+" (1) pour planifier de nouvelles vacances ou jours fériés.

Périodes de vacances

Par défaut, seuls les jours fériés futurs ou annuels sont affichés dans la liste de la colonne de gauche (2). La fonction de filtre peut être utilisée ici pour afficher à nouveau, entre autres, les jours fériés passés (3).
La colonne de droite affiche les détails du jour férié sélectionné. Pour indiquer un jour férié, il convient d'indiquer la même date pour "Du" et "Au" (4). Déterminez si le jour férié se répète exactement chaque année en termes de date. Un tel jour férié ne doit être saisi qu'une seule fois et la case "Annuel" doit être cochée. Les jours fériés annuels sont affichés dans la liste sans année et sont mis en évidence par un symbole "globe terrestre" sur le bord droit.
Si vous disposez de plusieurs emplacements, vous pouvez décider si le jour férié est valable pour tous les emplacements en cochant la case "Tous les emplacements" ou définir les emplacements auxquels le jour férié est valable (5) en cochant les emplacements souhaités.

Comptes bancaires

Cette boîte affiche des informations spécifiques à la banque et aux rappels. Les deux valeurs pour le délai de paiement et le texte de rappel peuvent être modifiées directement ici, après être passé en mode de modification (en cliquant sur "Modifier" dans l'en-tête). Le délai de paiement définit le nombre de jours dont dispose le destinataire pour payer sa facture. Si le délai fixé ici est dépassé, la facture concernée est mise en évidence dans l'affichage de la facture comme "à rappeler". La valeur par défaut est de 30 jours. S'il est nécessaire de rappeler une facture de produit non réglée d'un patient, il est possible d'enregistrer ici un texte standard qui sera également édité sur le rappel correspondant. Le texte de rappel ne s'applique pas aux factures transmises électroniquement aux assureurs, c-à-d qu'il n'est pertinent que pour les factures de produits imprimées.
Cenplex prend en charge la lecture et le traitement automatique des fichiers "VESR". Ces fichiers contiennent des informations de versement sur votre compte. Pour cela, il faut un compte sur lequel des versements peuvent être effectués par bulletin de versement. Vous pouvez gérer autant de ces comptes que vous le souhaitez dans Cenplex et les utiliser ultérieurement pour les factures.

Planification de la série

La planification de séries des rendez-vous se fait toujours selon certaines règles. Vous pouvez définir autant de règles que vous le souhaitez. Dans Cenplex, nous appelons une telle règle "Modèle de série ". La boîte d'aperçu indique combien de modèles de série ont été définis jusqu'à présent. En outre, il est possible de définir un Temps tampon . Celui-ci peut être modifié directement ici en mode de modification et est pertinent pour toutes les séries de rendez-vous. Cenplex crée automatiquement des factures pour les séries clôturées. Les séries dont le dernier rendez-vous remonte déjà au nombre de jours défini dans la période tampon sont automatiquement facturées. Cela permet d'éviter que les séries non clôturées, c'est-à-dire les séries pour lesquelles il n'y a pas autant de rendez-vous prévus que défini dans le modèle de série sont simplement "oubliées" et ne sont jamais facturées.
Exemple 1 : Vous avez planifié une série sans modèle de série. Le dernier rendez-vous de cette série est le 1er janvier et la période tampon définie est fixée à 30 jours. Si aucun nouveau rendez-vous n'est planifié pour cette série jusqu'au 31 janvier, une facture sera automatiquement créé le 31 janvier pour cette série.
Exemple 2 : Vous avez planifié une série avec un modèle de série qui stipule que la série de traitement se compose de 9 rendez-vous. Après 6 rendez-vous, aucun autre rendez-vous n'est planifié car le patient n'est plus disponible. Le dernier rendez-vous planifié pour cette série est également le 1er janvier et la période tampon définie est fixée à 30 jours. Si aucun nouveau rendez-vous n'est planifié pour cette série dans la période allant jusqu'au 31 janvier, une facture est alors automatiquement créée le 31 janvier pour les 6 rendez-vous passés pour cette série.

Modifier les modèles de la série

Un modèle de série se compose de plusieurs règles qui définissent comment les rendez-vous peuvent être planifiés pour un certain type de série de traitement. Cliquez sur "Modifier les modèles de séries" pour créer de nouveaux modèles de série, modifier ou supprimer des modèles de série existants.
La colonne de gauche de la vue qui s'ouvre contient tous les modèles de série existants. Les informations d'une ligne contiennent le titre (1), le nombre de rendez-vous planifiés par ce modèle de série (2) et un marquage du modèle de série par défaut (3). La petite étoile indique le modèle de série par défaut.

Liste des modèles de séries

L'ordre dans lequel les modèles de série sont affichés dans l'emplacement correspond également à l'ordre dans lequel ils sont affichés, par exemple, lors de la planification d'une série. Vous pouvez facilement modifier l'ordre en cliquant sur le modèle des série à déplacer, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en déplaçant ensuite le curseur de la souris à la position souhaitée dans la liste. Pour voir où le modèle en série est placé, une corde est affichée entre chaque deux lignes. Les changements de position sont automatiquement enregistrés.

Ordre des modèles de séries

Pourquoi des modèles de série ?

Cenplex planifie des séries complètes de rendez-vous en appuyant sur un bouton et tient compte de nombreuses dépendances, telles que les heures d'ouverture du cabinet, les heures de travail des employés, les périodes de vacances, les dates préférées des patients, la disponibilité des locaux et des appareils d'entraînement. En outre, il est possible d'influencer directement la planification concrète des rendez-vous en indiquant des modèles de séries dans une série. Vous trouverez plus d'informations sur la planification concrète des rendez-vous sous:
"Planification des rendez-vous"
Par exemple, vous pouvez définir individuellement le nombre de rendez-vous qu'une série de type X doit contenir, la durée de chaque rendez-vous individuel, le nombre de jours minimum de pause entre les rendez-vous individuels, etc. Outre les données purement temporelles, il est également possible de définir toutes les informations de la facturation nécessaires, par exemple les chiffres du tarif ou un prix forfaitaire par rendez-vous.
En créant et en gérant des modèles de série spécifiques à votre cabinet, la planification de séries de rendez-vous complètes devient très simple et réduit les risques d'erreur.

Créer des modèles de série

Après avoir cliqué sur "Ajouter un modèle de série" (1), deux boîtes apparaissent d'abord dans la partie droite. La boîte supérieure "Détails du modèle choisi" contient des données qui sont directement enregistrées dans le modèle de la série. La deuxième boîte offre des fonctions permettant de créer et modifier facilement plusieurs rendez-vous à la fois (2).

Créer un modèle de série

Nom du modèle
Le nom du modèle sert à identifier ce modèle lors d'une sélection ultérieure dans d'autres domaines de Cenplex. Par exemple dans l'affichage des séries. Choisissez ici un titre parlant qui permettra à vos employés de reconnaître facilement ce qui se cache derrière ce modèle de série.

Modèle standard
Vous pouvez définir exactement un modèle standard. Ce modèle est automatiquement présélectionné lors de la création de nouvelles séries.

Type de modèle.
Vous pouvez choisir ici s'il s'agit d'une physiothérapie, d'une ergothérapie, d'un RME (tarif 590) ou d'un traitement forfaitaire et privé.

Physiothérapie
Pour la physiothérapie, vous n'avez pas besoin de choisir le tarif, car celui-ci dépendra de l'assurance à laquelle la facture sera adressée.

Ergothérapie
Lorsque vous créez un modèle d'ergothérapie, il est important de sélectionner le tarif d'ergothérapie correspondant. Contrairement à la physiothérapie, pour laquelle le tarif dépend de l'assurance, vous devez créer un modèle pour le tarif 338 et un pour le tarif 325 pour l'ergothérapie. Les points de taxe dans la zone 3100 ou 7600 s'affichent en conséquence dans la partie inférieure. La particularité de ces tarifs est que les positions individuelles du tarif 338 sont facturées en nombre d'intervalles de 5 minutes et les positions individuelles du tarif 325 en nombre d'intervalles de 15 minutes.

Traitement RME ou tarif 590.
Pour les séries de traitements facturées au tarif 590 (et 999), choisissez ce type de modèle. Tous les chiffres du tarif 590 sont alors disponibles dans la partie inférieure. Pour ce tarif également, les positions individuelles sont facturées en nombre d'intervalles de 5 minutes. Pour chaque rendez-vous, il est possible de définir autant de chiffres tarifaires que l'on veut (1), le nombre d'intervalles de 5 minutes (2), ainsi que le prix par intervalle de 5 minutes (3).

Tarif 590

Le tarif 999 est un cas particulier : il comprend tous les types de traitement qui ne sont pas couverts par les chiffres tarifaires du tarif 590. Pour ce cas, sélectionnez le chiffre tarifaire 999 derrière lequel se cache le code tarifaire 999. Vous pouvez ensuite indiquer individuellement le type de traitement dans le champ de texte (4).

Tarif 999

Forfait et privé
Si un modèle de série est marqué comme "Forfait et privé", il n'est pas possible d'attribuer des points de taxe aux rendez-vous individuels. Les séries planifiées avec ce modèle ne peuvent pas être facturées électroniquement, mais sont toujours facturées pour le privé (imprimer et remettre ou envoyer par la poste). Forfait signifie qu'un prix forfaitaire est appliqué par rendez-vous, qui peut être prédéfini par rendez-vous dans le modèle de série.

Emplacement prédéfini.
Si vous avez plusieurs emplacements, vous pouvez définir ici que certains traitements soient toujours planifiés pour un emplacement fixe prédéfini. Il est important de savoir que l'emplacement indiqué ici est utilisé pour créer une série de traitements, mais qu'il peut être adapté manuellement à tout moment au sein de la série de traitements. Il s'agit ici d'un réglage particulier qu'il est préférable de n'utiliser qu'après avoir consulté le support Cenplex.

Rôle
Pour les traitements RME et ergothérapie (1), il est possible de définir en plus la fonction ou le rôle dans lequel le cabinet ou le thérapeute traitant a agi (2).

Prédéfinir le rôle

Cette information est ensuite paramétrée en conséquence lors de l'établissement d'un facture et apparaît sur le justificatif de remboursement.

Modèle de bilan
Si vous avez défini plusieurs modèles de bilans, vous êtes libre d'en attribuer un. Si vous n'attribuez pas de modèle, Cenplex utilisera simplement le modèle de document par défaut. Vous trouverez plus d'informations sur les modèles de compte-rendu dans "Aide produit" sous "Réglages" sous "Modèle de bilan".

Modèle de parcours de traitements
Si vous avez défini plusieurs modèles de parcours de traitements, vous êtes libre d'attribuer l'un de ces modèles. Si vous n'attribuez pas de modèle, Cenplex utilisera simplement le modèle de parcours de traitements par défaut. Vous trouverez plus d'informations sur les modèles de parcours de traitements dans "Aide Produit" sous "Réglages" sous "Parcours de traitements".

Thérapie de groupe
Cenplex prend en charge la planification et la gestion des rendez-vous de "thérapie de groupe". Pour pouvoir planifier de tels rendez-vous de thérapie de groupe, il est impératif de définir un modèle de série qui a été marqué comme thérapie de groupe. Les séries de thérapies de groupe sont gérées comme des séries spéciales et sont particulièrement mises en évidence dans l'agenda. Comme son nom l'indique, il est possible d'attribuer un nombre quelconque de patients à un rendez-vous de thérapie de groupe. Chaque patient pouvant être attribué nécessite pour cela une série de thérapies de groupe existante. Vous trouverez plus d'informations sur la thérapie de groupe dans "Aide produit" sous "Agenda" sous Thérapie de groupe.

Rendez-vous à l'extérieur
Les rendez-vous qui ont eu lieu à l'extérieur peuvent être mis en évidence dans l'agenda par un symbole. Pour simplifier le marquage des rendez-vous à l'extérieur, il est possible de marquer toute une série comme "à l'extérieur", de sorte que chaque rendez-vous soit directement marqué comme étant à l'extérieur.

Ne doit pas être surbooké.
Cenplex autorise en principe la planification de plus de rendez-vous aux séries de traitement que ce qui est défini dans le modèle de série. Cette case à cocher permet d'interdire cela par modèle de série.

Traitements complexes
Les traitements complexes peuvent être mis en évidence dans l'agenda par un symbole. Pour simplifier le marquage de tels rendez-vous, il est possible de marquer toute une série comme "complexe", de sorte que chaque rendez-vous soit directement marqué comme complexe. C'est à vous de décider ce que vous entendez par rendez-vous "complexe".

Thérapeutes
Pour la planification des rendez-vous au sein d'une série, tous les thérapeutes sont toujours disponibles par défaut, c-à-d que lors de la sélection "N'importe quel thérapeute" resp. "Tous les thérapeutes", tous les thérapeutes sont toujours pris en compte. Pour les cas où, par exemple, certaines formations complémentaires ou spécialisations sont nécessaires, il est possible de limiter ici le choix des thérapeutes (1).

Prédéfinir les thérapeutes

Cela signifie que pour les rendez-vous planifiés pour des séries de traitements avec ce modèle, seuls les thérapeutes définis ici seront disponibles (2).

Période MTT en mois.
Les rendez-vous de thérapie d'entraînement médical (MTT) représentent un type particulier de rendez-vous dans Cenplex. Les rendez-vous MTT n'apparaissent pas dans l'agenda, car ils sont généralement pris dans une salle de sport et ne nécessitent pas la présence d'un thérapeute à chaque fois. Les rendez-vous MTT concrets n'ont pas besoin d'être planifiés en accord avec le patient, ce dernier reçoit simplement l'information suivante :
"Veuillez prendre X rendez-vous pour la MTT au cours des 3 prochains mois".
La valeur qui peut être indiquée ici correspond aux 3 mois pour l'exemple ci-dessus. Cela signifie que cette valeur ne doit pas être définie pour les modèles de série qui n'ont rien à voir avec la MTT. La planification concrète des rendez-vous de MTT n'a lieu qu'au moment de l'établissement de la facture. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sous "Création automatique des factures".

Créer une facture après X rendez-vous.
Habituellement, Cenplex crée automatiquement une facture pour une série de traitements dès que le dernier rendez-vous est passé. C-à-d que si le modèle de série indique que cette série est composée de 9 rendez-vous, Cenplex génère une facture directement après la fin du neuvième rendez-vous. Dans les modèles de série pour les thérapies à long terme, pour lesquelles de nombreux rendez-vous sont définis, il est possible de faire en sorte que Cenplex établisse automatiquement une facture après un nombre de rendez-vous défini ici. Si vous avez défini un modèle avec 36 rendez-vous, vous pouvez par exemple indiquer ici que Cenplex doit générer une facture après chaque 9 rendez-vous.
Cette fonction peut également être utilisée pour facturer immédiatement chaque rendez-vous en inscrivant un 1.

Compte bancaire
Lors de la création des factures, Cenplex utilise toujours le compte bancaire marqué comme "compte par défaut", qui a été défini pour l'emplacement attribué. Si vous disposez de plusieurs comptes bancaires sur le même emplacement vous pouvez indiquer ici qu'un autre compte doit être utilisé pour les factures des séries de traitement qui utilisent ce modèle de série.

Frais d'annulation
Pour les rendez-vous annulés qui sont facturés en privé au patient, il est possible de définir un prix général sous "Cabinet". Ce prix général peut être remplacé ici par modèle de série.

Calculer la TVA.
Si cette option est activée, la TVA actuelle est automatiquement prise en compte lors de l'établissement de la facture. La TVA peut être adaptée dans le menu principal sous "Réglages".

Facture anticipée au plus tôt...
Afin d'éviter que les séries de traitements qui n'ont pas été entièrement suivies ne soient jamais facturées, il est possible de définir une période tampon sous "Cabinet". Cette période tampon est de 40 jours par défaut. Prenons l'exemple d'une série de traitements qui, selon le modèle, doit avoir 9 rendez-vous et qui en a 6 de prévus jusqu'à présent. Or, le patient ne vient plus après le 6e rendez-vous. Cenplex établira une facture pour la série de traitements 40 jours après le dernier rendez-vous du patient, si aucun nouveau rendez-vous futur n'a été planifié entre-temps.
Cette période tampon dans la vue "Cabinet" peut être remplacée ici par le modèle de série.

Créer des To-Dos dans des modèles de série

Vous avez la possibilité de prédéfinir une To-Do pour chaque rendez-vous que vous avez ajouté au modèle de série. Vous trouverez toutes les informations sur les To-Dos dans "Aide produit" sous Dashboard sous "Mes To-Dos" Si vous définissez une telle To-Do pour un rendez-vous, dès qu'un rendez-vous concret appartenant à une série qui utilise ce modèle de série est atteint, une To-Do est créée pour le thérapeute traitant avec le texte défini ici.
Exemple : vous définissez ici qu'une To-Do doit être créée lorsque le deuxième rendez-vous est atteint. Une série de traitements est maintenant créée et ce modèle de série est utilisé. Des rendez-vous sont planifiés avec le patient et le deuxième rendez-vous a eu lieu le 01.06.2020 à 14 heures. Cenplex créera alors une To-Do pour le thérapeute traitant le 01.06.2020 à 14 heures.

Si une telle To-Do est créée dans le rendez-vous, elle est alors directement affichée dans le rendez-vous dès que celle-ci est ouverte. Si cette To Do est ouverte dans le Dashboard, le rendez-vous correspondant est alors disponible sous forme de lien directement cliquable (1).

Les rendez-vous dans le modèle de série peuvent donc être liés à des To-Dos. Cliquez sur un symbole To-Do (entourée en rouge) pour prédéfinir une nouvelle To-Do.

Notez le sujet et une description (1). Si nécessaire, vous pouvez configurer une période pour cette To-Do (2). Une fois que vous avez enregistré la To-Do, le symbole correspondant est marqué en vert dans le modèle de la série.

La To-Do correspondante du modèle de série est visible dans le Dashboard ainsi que dans la série du patient. Si le thérapeute clique sur le symbole, il trouve toutes les informations complémentaires sur la To-Do.

Modèles d'e-mails dans les modèles de séries

Il est possible de définir autant de modèles d'e-mails que l'on veut par rendez-vous. Ces modèles d'e-mails fonctionnent comme des "déclencheurs", c'est-à-dire que Cenplex enverra automatiquement des e-mails correspondants aux modèles d'e-mails définis au patient chez qui le rendez-vous planifié sur la base du modèle de la série a eu lieu.

Créer un modèle d'e-mail

La liste des rendez-vous contient une colonne d'icônes d'enveloppes. Ces symboles sont affichés dans deux couleurs possibles. Pour les rendez-vous sans modèles d'e-mails, l'enveloppe est affichée en gris. Si un ou plusieurs modèles d'e-mail sont déjà été définis, l'enveloppe est affichée en vert. Pour créer de nouveaux modèles d'e-mails ou gérer les modèles existants, il faut donc cliquer sur l'enveloppe du rendez-vous souhaité.

Gérer les modèles d'e-mail

La boîte de dialogue est divisée en deux colonnes. La colonne de gauche énumère tous les modèles d'e-mails valables et actifs pour ce rendez-vous (1). Les modèles d'e-mails peuvent être nommés. Cette désignation sert uniquement à des fins internes pour une meilleure reconnaissance, car les modèles d'e-mails peuvent être réutilisés. Cela signifie qu'un modèle d'e-mail qui a été créé une fois peut être réutilisé dans un nombre illimité d'autres modèles de série. Les modèles d'e-mails peuvent être saisis en plusieurs langues (2).
Il est très important d'indiquer le moment où l'e-mail doit être envoyé au patient. Il est possible de spécifier que cela se passe un certain nombre d'heures avant ou après le rendez-vous (3). Remarque : pour des raisons techniques, cela se fait avec un retard de +-10 minutes.
Il est possible d'ajouter des pièces jointes basées sur des modèles Word correspondants, qui ont été enregistrés dans les paramètres du patient (4). Rédigez le texte de l'e-mail (5) en utilisant les espaces réservés (6) afin de personnaliser le message. Placez le curseur de texte à l'endroit où vous souhaitez insérer un caractère de remplacement (5) et cliquez ensuite sur le caractère de remplacement souhaité (6).

Réutiliser les modèles d'e-mail

Pour ajouter des modèles d'e-mail existants ou nouveaux, cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle". Par défaut, un "Nouveau modèle" est sélectionné, ce qui signifie qu'un nouveau modèle doit être créé, pour lequel vous pouvez directement indiquer le nom. Mais il est également possible de sélectionner ici un modèle existant.

Créer et relier un questionnaire

Il est en outre possible de sélectionner un questionnaire qui sera créé lors de l'envoi de cet e-mail. Pour ce faire, sélectionnez d'abord le questionnaire souhaité (7). Vous trouverez toutes les informations sur la gestion des questionnaires dans Aide produit sous Portail des patients et là sous "Questionnaires".

Lier le questionnaire

Vous pouvez maintenant encore définir si le questionnaire doit être créé à chaque e-mail déclenché par ce rendez-vous au patient ou si le questionnaire ne doit être créé qu'une seule fois pour le patient.
Remarque : Si vous liez un questionnaire, veillez à ce que le champ "Ouvrir le questionnaire" soit contenu dans le texte de l'e-mail !

Modèles de SMS dans les modèles de série

La fonction SMS doit d'abord être activée dans les réglages de Cenplex. Attention : L'envoi de messages SMS génère des frais supplémentaires. Vous trouverez toutes les informations sur l'activation du service SMS dans Aide produit sous "Réglages" sous "service SMS".
Il est possible de définir autant de modèles de SMS que l'on veut par rendez-vous. Ces modèles de SMS fonctionnent comme des "déclencheurs", c'est-à-dire que Cenplex enverra automatiquement les SMS correspondants aux modèles de SMS définis au patient pour lequel le rendez-vous planifié sur la base du modèle de série a lieu. La liste des rendez-vous contient une colonne d'icônes SMS. Ces symboles sont affichés dans deux couleurs possibles. Pour les rendez-vous sans modèles de SMS, le symbole est affiché en gris. Si un ou plusieurs modèles de SMS ont déjà été définis, l'icône s'affiche en vert. Pour créer de nouveaux modèles de SMS ou gérer les modèles existants, il faut donc cliquer sur l'icône SMS du rendez-vous souhaité.

Créer un modèle de SMS

La boîte de dialogue est divisée en deux colonnes. La colonne de gauche énumère tous les modèles de SMS valables et actifs pour ce rendez-vous (1). Les modèles de SMS peuvent être nommés. Cette désignation sert uniquement à des fins internes pour une meilleure reconnaissance, car les modèles de SMS peuvent être réutilisés. Cela signifie qu'un modèle de SMS créé une fois peut être réutilisé dans autant de modèles de série que l'on veut. Les modèles de SMS peuvent être saisis en plusieurs langues.
Il est très important d'indiquer le moment où le SMS doit être envoyé au patient. Il est possible de spécifier que cela se passe un certain nombre d'heures avant ou après le rendez-vous (2). Remarque : pour des raisons techniques, cela se fait avec un retard de +-10 minutes. Rédigez le texte du SMS (4) en utilisant les espaces réservés (5) pour personnaliser le message. Placez le curseur de texte à l'endroit où vous souhaitez insérer un espace réservé (4) et cliquez ensuite sur l'espace réservé souhaité (5).
Pour ajouter des modèles de SMS existants ou nouveaux, cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle". Par défaut, un "Nouveau modèle" est sélectionné, ce qui signifie qu'un nouveau modèle doit être créé, pour lequel vous pouvez directement indiquer le nom. Mais il est également possible de sélectionner ici un modèle existant.

Fonction de planification

La boîte "Fonction de planification" sert uniquement à traiter confortablement tous les rendez-vous du modèle de série en même temps. Vous démarrez la planification en entrant les rendez-vous souhaités. Dès que vous avez saisi un nombre, le nombre de rendez-vous souhaité apparaît en dessous de la boîte. Avec les autres champs, vous pouvez maintenant modifier les valeurs respectives de tous les rendez-vous.

Distance par rapport au précédent
Définit la distance minimale qu'un rendez-vous doit avoir avec le suivant. "Un jour" signifie que le rendez-vous suivant doit être planifié au moins le jour suivant.
Exemple : le premier rendez-vous a été planifié le 1er janvier. Alors, la date la plus proche possible pour le prochain rendez-vous serait, selon la sélection, les jours suivants :
Un jour : 02 janvier
Deux jours : 03 janvier
Trois jours : 04 janvier, etc.

Prix forfaitaire
Le prix forfaitaire n'est pertinent que si "Forfait et privé" est coché en haut. Cela permet de modifier simultanément le prix de toutes les dates ci-dessous.

Points de taxe
Les points tarifaires peuvent être prédéfinis, de sorte que les séries soient déjà créées lors de la planification avec des données pertinentes pour la facturation. Il est fortement recommandé d'attribuer des points de taxation aux rendez-vous dans un modèle de série. Cela réduit considérablement votre travail ultérieur et le risque d'erreurs qui y est lié. Les points de taxe ne peuvent être attribués que si "Forfait et privé" a été coché non.

Liste des rendez-vous

La liste des rendez-vous apparaît dès que vous avez saisi un "nombre de rendez-vous". Dans la liste, vous pouvez effectuer des réglages individuels pour chaque rendez-vous à planifier. Cela vous permet de planifier des déroulements en série entièrement spécifiques au cabinet.
La colonne "MTT " définit le rendez-vous sélectionné comme un rendez-vous de thérapie d'entraînement médical. Comme mentionné ci-dessus, il s'agit d'un type de rendez-vous particulier qui n'apparaît pas dans lâgenda. En fin de compte, ces rendez-vous MTT ne sont pertinents que pour l'établissement de la facture.

Supprimer un modèle de série

Pour supprimer un modèle de série, il suffit de sélectionner le modèle souhaité dans la liste en cliquant dessus. Le bouton "Supprimer" apparaît alors dans l'en-tête. Si vous cliquez sur ce bouton, le modèle sera directement supprimé.

Système de rappel

Cenplex offre une assistance complète pour le suivi des factures créés et vous aide ainsi à toujours savoir si une facture a été payé ou vous rappelle de la relancer s'i elle n'a pas été payé à temps.
Dans certains cas, les factures peuvent être relancées plusieurs fois. Il est donc possible de définir ici des délais de paiement, des textes de rappel et des frais de rappel pour un maximum de trois rappels.
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Pour adapter les délais, les textes ou les frais de rappel, il suffit de cliquer sur "Modifier les données de rappel" (1). Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous avez maintenant la possibilité d'adapter tous les réglages à vos souhaits. Cenplex utilise ensuite les informations saisies ici lors de la création et de l'envoi des rappels pour vos factures en retard.
Si des frais de rappel ont été prélevés, ils sont indiqués en conséquence sur la facture :

Exemple pour frais de rappel

Remarque : Les frais de rappel, s'ils sont définis, ils ne sont en principe appliqués qu'aux factures "Tiers garant".

Gérer les domiciles

Les rendez-vous de traitement peuvent être marqués comme "rendez-vous à l’extérieur", ce qui signifie que le rendez-vous n’a pas eu lieu dans le cabinet, mais chez le patient sur place, par exemple dans une maison de retraite.
Pour les cas où ses lieux de traitement extérieur sont régulièrement visité, par exemple trois heures par semaine à la maison de retraite X, vous pouvez les gérer directement dans domiciles ici.
Les domiciles peuvent être utilisés pour la planification des horaires et des horaires de travail.
Pour gérer les domiciles, cliquez sur "Modifier les domiciles".

Soins à domicile

Le dialogue est structuré en deux colonnes, la colonne de gauche (2) affiche tous les domiciles existants. En cliquant sur "Nouveau Domicile" (1), vous pouvez ajouter un autre Domicile qui apparaîtra directement dans la liste des Domiciles existantes. Le domicile sélectionné est enregistré en bleu et peut être édité dans la colonne de droite (3). Le symbole est très importante et doit absolument être saisie, car elle sera utilisée plus tard pour mettre en évidence les dates dans l'agenda(6). Enregistrez vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" (5).
Il est également possible de définir une couleur pour un domicile, qui est pertinente pour la planification des heures de travail. En fin de compte, cela permet de mettre en évidence les heures de travail à domicile dans l'agenda. Vous trouverez toutes les informations sur l’utilisation des domiciles dans la planification des heures de travail dans aide produit, employés sous Centre de planification du temps de travail.

Dans l'agenda, les dates auxquelles un domicile a été attribué sont mises en évidence en affichant l'icône du domicile. Pour que l'affichage fonctionne dans l'agenda, vous devez utiliser le configurateur de rendez-vous dans "Réglages" et sélectionner le symbole "Sortie de rendez-vous". Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans Aide produit sous "Réglages"sous "Configuration des rendez-vous".

Services en ligne

Pour l'envoi électronique des factures et des demandes de garantie de paiement, Cenplex collabore avec MediData et utilise ses services. Cela signifie qu'en tant que cabinet de physiothérapie, vous devez être enregistré auprès de MediData ou vous pouvez vous enregistrer auprès de MediData pour pouvoir établir des factures électroniques avec Cenplex. Nous nous chargeons volontiers de cette procédure pour vous. Il vous suffit de vous adresser à notre aimable support sous "Medidata ", vous pouvez voir si votre cabinet a déjà été activé pour la facturation électronique de Cenplex.
Il en va de même pour la consultation des données des patients via la carte d'assurance maladie. Ici, Cenplex a recours au service de l'Ofac. Nous vous inscrivons auprès d'Ofac dès que vous avez commencé à utiliser Cenplex, ce qui signifie que vous ne devez rien faire activement. Comme la procédure peut prendre quelques jours sur le site de Cenplex, vous pouvez voir ici sous "Ofac " si vous avez déjà été activé pour la consultation électronique des données des patients.

Login hors ligne
Pour le cas où votre Internet ne serait pas disponible, Cenplex propose ce que l'on appelle un "mode hors ligne". Pour pouvoir afficher les rendez-vous lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet, il est impératif de saisir un mot de passe afin de protéger les données de rendez-vous stockées localement sur vos ordinateurs. Vous pouvez adapter ce mot de passe ici. Il est très important de bien communiquer ce mot de passe à vos employés, car en cas de panne d'Internet, il n'est pas possible de le consulter ou même de le modifier. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sous Mode hors connexion.

Plusieurs emplacements

Si vous disposez de plusieurs emplacements, vous pouvez les gérer dans Cenplex. Certaines données sont communes à tous les emplacements et peuvent donc être maintenues. D'autres données sont en revanche spécifiques à chaque emplacement. Les données suivantes peuvent être utilisées indépendamment de l'emplacement :

• Patients
• Produits
• Adresses
• Modèles de série
• Modèles d'impression

Les données suivantes sont affichées pour tous les emplacements, mais "appartiennent" à un emplacement :

• Employés
• Séries de traitements
• Dates de rendez-vous
• Factures
• garanties de prise en charge des coûts
• Tâches

Les données suivantes sont entièrement spécifiques à l'emplacement et ne sont affichées que pour l'emplacement sélectionné correspondant :

• Heure d'ouverture du cabinet
• Ressources
• Comptes bancaires

Voici un exemple:
Vous disposez de deux emplacements "Sion" et "Nendaz". Vous avez alors accès aux données suivantes sur chacun des emplacements :

Exemple d'emplacement

Ajouter un emplacement

Pour ajouter un emplacement, il suffit de cliquer sur "Ajouter un emplacement" (1) dans l'en-tête. Une fenêtre de dialogue s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez ou devez partiellement saisir les principales données de référence de votre nouveau emplacement. L'utilisation de la boîte de dialogue est analogue à la saisie des données dans la vue du cabinet, comme décrit ci-dessus. Pour indiquer un logo, il suffit de cliquer sur "Votre logo" (2). Dès que toutes les données sont indiquées, confirmez la saisie en cliquant sur "Enregistrer" (3).
Cenplex affiche alors une petite information sur la manière de gérer le nouveau emplacement. Lisez-la attentivement et confirmez-la en cliquant sur "Vers le nouveau emplacement" (4).

Nouveau emplacement

Contexte de l'emplacement

Un "emplacement principal" peut être attribué à chaque utilisateur. Lorsqu'un utilisateur se connecte à Cenplex, il se trouve automatiquement dans le "contexte" de son emplacement principal, c'est-à-dire que toutes les informations spécifiques à l'emplacement sont affichées pour l'emplacement principal. Pour reprendre l'exemple ci-dessus, un utilisateur de l'emplacement de Zurich ne verra que les ressources (locaux, équipements d'entraînement, etc.) de l'emplacement de Zurich.
Le contexte de l'emplacement peut être modifié dans le menu "Réglages". Pour en savoir plus, consultez notre "Aide produit" sous Réglages.

Afficher l'emplacement

Dès qu'un deuxième emplacement est créé, certaines vues de Cenplex sont détaillées. Vous avez désormais la possibilité de filtrer les factures, les garanties de paiement, les tâches et les factures dans les archives par emplacement. Il existe également un filtre des emplacements lors de la création des statistiques. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans Aide produit de chaque domaine d'application.