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Portail patients

Le Portail patients vous permet, en tant que cabinet de physiothérapie, d'entrer directement en contact avec vos patients par voie numérique. Pour ce faire, vous avez actuellement la possibilité de définir des questionnaires et de les envoyer par e-mail aux patients. Le patient remplit ces questionnaires en ligne dans son navigateur internet, de sorte que les informations contenues dans le questionnaire peuvent être directement transmises à Cenplex.
Les réponses aux questionnaires peuvent être imprimées ou envoyées par e-mail et faire l'objet d'une analyse statistique à l'avenir. Le portail patients n'est pas directement accessible par le menu principal de Cenplex. Les fonctions liées au portail patients sont déjà disponibles dans les vues respectives de Cenplex.

Réglages

Le centre de commande du portail patients se trouve sous "Réglages" dans Cenplex. Dans la zone centrale à droite se trouve la boîte pour le "portail patients". Cliquez sur "Changer les réglages" pour accéder aux réglages du portail patients.

Comme dans d'autres domaines de Cenplex, le dialogue est divisé en deux parties principales. Le menu se trouve sur la gauche (1). L'élément de menu sélectionné est affiché dans la zone du contenu (2).

Réglages généraux

Les "Réglages généraux" offrent la possibilité d'influencer l'apparence du portail patient pour le patient. Il est ainsi possible de définir les couleurs principales dans lesquelles le portail patients doit apparaître, ainsi que de déterminer si votre logo doit être affiché ou non. En outre, vous pouvez indiquer un symbôle individuel qui doit être affichée en haut de l'onglet du navigateur. Ici, vous pouvez simplement utiliser le même symbôle que celui que vous utilisez déjà pour votre site web. Le graphique suivant illustre l'effet des réglages :

Les couleurs doivent être définies comme des codes hexadécimaux (dans le style HTML).

Questionnaires

Il est possible de transmettre aux patients des questionnaires que vous avez définis individuellement via le portail patients,. Ces questionnaires ne sont pas transmis sous forme de document, mais simplement par un lien. Cela signifie que le patient ou le destinataire peut simplement ouvrir le lien reçu et remplir le questionnaire directement dans son navigateur internet.
Info : les liens générés par Cenplex sont individuels pour chaque questionnaire et ne peuvent pas être devinés.

Si un questionnaire a été défini, il est désormais possible de l'envoyer par e-mail à n'importe quel patient (1). En cliquant sur le lien unique associé à son questionnaire (2), le destinataire accède directement au portail patient personnalisé (3) et peut répondre aux questions. Le questionnaire rempli est envoyé à Cenplex et les réponses peuvent être traitées numériquement de différentes manières (4). Par exemple, en utilisant le questionnaire auquel il a été répondu pour obtenir d'autres documents médicaux du patient auprès de l'hôpital.

Gérer les questionnaires

Dans cette zone, il est possible de créer et de gérer des questionnaires. La zone du contenu ici est divisée en deux colonnes.

La zone de gauche affiche tous les questionnaires existants (1). La zone de droite affiche les détails du questionnaire sélectionné (2). Au-dessus de la liste des questionnaires, il est possible d'effectuer une recherche textuelle d'un questionnaire (3), ainsi que de créer un nouveau questionnaire (4).

Structure d'un questionnaire

Un questionnaire se compose en principe d"informations de base" (cases bleues), d'un nombre quelconque de groupes de questions (cases vertes) comportant chacun un nombre quelconque de questions (cases rouges). Le graphique suivant illustre la structure.

Créer ou gérer un questionnaire

Pour créer un nouveau questionnaire, il suffit de cliquer sur le bouton "Plus" (1).

Il suffit de cliquer sur les questionnaires existants dans la liste à gauche (2). La boîte de dialogue de la modification peut être ouverte en cliquant sur le menu d'action dans la "boîte du questionnaire" (3) et là sous "Modifier". La boîte de dialogue pour la gestion des données de base du questionnaire s'ouvre alors.

Attribuez tout d'abord un nom ou une désignation descriptive au questionnaire. Ce nom sert uniquement à la reconnaissance interne de Cenplex et n'est pas transmis au patient. Vous avez maintenant la possibilité de formuler les informations de base mentionnées ci-dessus.

Forcer le consentement

Si le contenu du questionnaire est, entre autres, une déclaration de consentement, il peut être stipulé qu’il ne peut être envoyé que si le consentement a été expressément donné. Le destinataire du questionnaire est informé que la réponse au questionnaire ne peut être envoyée que si la case correspondante a été cochée dans la déclaration de consentement.

Définir les langues

Les questionnaires sont des informations qui sont présentées au destinataire (généralement le patient) via un site web. Le portail des patients est actuellement affiché dans 4 langues différentes. Vous pouvez définir ici les langues dans lesquelles vous souhaitez mettre le questionnaire à disposition. Chaque langue doit bien sûr être saisie en conséquence. Il est toutefois possible de faire traduire l'ensemble du questionnaire (payant) par Deepl. Si d'autres langues sont ajoutées ici, tous les champs de la saisie s'élargissent pour la langue choisie (1).

Il est d'ailleurs possible d'ajouter ou de supprimer des langues ultérieurement, à tout moment.

Autres réglages

Pour chaque questionnaire, il est possible de définir qu'une To-Do soit créée dès qu'un tel questionnaire a été transmis avec une réponse. Il est possible de définir des utilisateurs individuels ou des groupes d'utilisateurs comme destinataires. Les To Dos créées se comportent comme "Groupe To-Dos", c'est-à-dire qu'il suffit qu'un des destinataires marque la To Do à faire comme "terminée".
Il est en outre possible de définir un intervalle de rappel. Une fois le nombre d'heures indiqué ici écoulé, à partir de la dernière heure d'envoi par e-mail au destinataire, un e-mail de rappel est automatiquement déclenché.

Traduire le questionnaire

Les questionnaires peuvent être très volumineux. Si vous souhaitez proposer le questionnaire en plusieurs langues, cela peut nécessiter un travail de traduction considérable. C'est pourquoi il est possible de faire traduire un questionnaire existant par Deepl.

Pour ce faire, ouvrez d'abord la boîte de dialogue de traduction via le menu d'action (1). Les traductions sont effectuées par le service professionnel et payant de Deepl. C'est pourquoi l'activation de la fonction de traduction coûte 5 CHF bruts par questionnaire. Ensuite, la fonction de la traduction peut être utilisée durablement pour ce questionnaire, sans frais supplémentaires.
La première étape consiste donc à activer la fonction de la traduction (2). Les frais occasionnés seront ajoutés à la facture suivante mensuelle de la licence de Cenplex.
Une fois la traduction activée, il est possible de procéder à la traduction. Pour ce faire, définissez d'abord la "langue maître", c'est-à-dire la langue dans laquelle vous avez saisi le questionnaire et qui doit servir de base à la traduction (3). Pour chaque langue, il est indiqué ici combien de champs n'ont pas encore été traduits. Dans la partie droite, vous pouvez définir ce qui doit être traduit. S'il n'y a pas de bonne raison de traduire à nouveau tout le questionnaire, vous devriez toujours continuer ici avec la sélection "Champs vides uniquement".

*Remarque : la traduction d'un questionnaire peut durer jusqu'à une minute. Vous pouvez fermer la boîte de dialogue de traduction après le début de la traduction. Cenplex continuera à traduire en arrière-plan.

Attention: Deepl est un traducteur automatique, ce qui signifie que le résultat est rarement parfait. Nous vous recommandons donc de relire le questionnaire une fois la traduction terminée et de corriger les champs traduits manuellement si nécessaire.

Définir un modèle d'e-mail

Pour chaque questionnaire, il est possible de définir un modèle de texte d'e-mail en 4 langues au maximum. Dans ce cas, vous pouvez également ouvrir le dialogue correspondant via le menu d'action de la boîte du questionnaire.

Vous trouverez toutes les informations sur le travail avec les modèles de texte e-mail dans Aide produit sous "Réglages d'e-mail" et là sous "Texte-e-mail". Pour les questionnaires, il existe le caractère de remplacement spécial "Ouvrir le questionnaire (lien)", qui est remplacé dans l'e-mail envoyé par un bouton qui conduit le destinataire directement au questionnaire.

Définir des groupes de questions

Le contenu de chaque questionnaire se compose d'un nombre illimité de groupes de questions, qui peuvent à leur tour contenir autant de questions que nécessaire. Un groupe de questions est un simple outil de structuration et sert à structurer le questionnaire. C'est pourquoi un groupe de questions n'a qu'un titre, qui peut être défini dans les langues choisies.

De nouveaux groupes de questions peuvent être ajoutés en cliquant sur le bouton "Plus" dans l'en-tête de la boîte des groupes de questions (4). Ils apparaissent directement dans la liste. Les groupes de questions existants peuvent être mis en mode de modification en cliquant sur le crayon, ce qui permet de gérer le titre dans toutes les langues sélectionnées (1). Cliquez ensuite sur la disquette pour enregistrer les modifications ou sur le X pour annuler le processus de modification (2). Vous pouvez facilement adapter l'ordre des groupes de questions existants par "glisser-déposer" en cliquant sur le groupe de questions dans le volet gauche et en déplaçant le bouton de la souris vers la position souhaitée tout en le maintenant enfoncé (3). Il suffit de cliquer sur un groupe pour le sélectionner et afficher les questions correspondantes dans le volet de droite.

Définir les questions

Il est possible de définir autant de questions que l'on veut par groupe de questions. Une question se compose en principe de la question elle-même, ainsi que d'un texte d'aide facultatif. Vous pouvez également définir le type de réponse attendu pour cette question. Lors du choix du "type de réponse", il faut tenir compte de l'objectif des informations demandées. Les informations textuelles ne peuvent pratiquement pas être analysées statistiquement. En revanche, tout type de réponse discrète, comme un chiffre, un "oui" ou un "non" ou une "date", peut très bien être analysé statistiquement. Pour chaque question, il est possible de déterminer si le destinataire doit y répondre ou non en la marquant comme "obligatoire" ou non.

Types de réponses

Les types de réponse suivants peuvent être utilisés.

Chaque type de réponse est affiché avec des éléments de saisie appropriés dans le portail des patients.

Champ de données

Le type de réponse champ de données est un cas particulier. Ce type permet de lier des informations dans Cenplex à des réponses des questionnaires. Par exemple, le prénom d'un patient peut être associé à une question ou à une réponse dans un questionnaire. Si le destinataire répond à cette question, les informations fournies peuvent être facilement intégrées dans Cenplex.

La procédure ci-dessus illustre le fonctionnement du "champ de données". Dans cet exemple, le type de réponse est défini de manière à ce que le prénom du patient soit associé au champ de réponse (1). Si le patient saisit son nom correct dans le questionnaire reçu (2) et le renvoie à Cenplex, l'utilisateur de Cenplex a la possibilité d'enregistrer la réponse reçue directement dans le champ "prénom" du patient. Une boîte de dialogue correspondante peut être affichée à cet effet (3). Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans la rubrique "Reprendre les champs de données" ci-dessous.
Suite au transfert de la réponse, le prénom du patient est passé de "Hans" (4) avant à "Hans-Peter" (5) après.

Utiliser des questionnaires

Un aperçu de tous les questionnaires déjà créés ou envoyés pour un patient se trouve dans les détails du patient, ainsi que dans le centre de traitements.

La liste indique à gauche la date à laquelle le questionnaire a été créé. Au milieu, le nom interne du questionnaire est affiché. Sur la droite, on peut voir si le questionnaire a déjà été transmis avec une réponse ou non. S'il a été transmis, la date de transmission est affichée. Les questionnaires peuvent être supprimés au niveau du patient.
Attention: Les questionnaires sont définitivement supprimés. C'est pourquoi une demande apparaît pour savoir si le questionnaire doit vraiment être supprimé. La possibilité de supprimer des questionnaires peut être interdite par un droit d'utilisateur.

Créer un questionnaire manuellement

Les questionnaires peuvent être transmis au destinataire de trois manières différentes. La plus simple et la plus rapide d'entre elles est la transmission par e-mail directement chez le patient.

Pour créer un nouveau questionnaire, naviguez donc d'abord vers le patient souhaité et cliquez sur "Nouveau questionnaire" au-dessus de la boîte de questionnaire (1). Une boîte de dialogue e-mail étendue s'ouvre alors. Sélectionnez d'abord le questionnaire souhaité (2) et attribuez, si possible, une série de traitements (3). L'attribution de la série de traitements est particulièrement importante si vous utilisez dans le questionnaire des champs de données qui se rapportent à une série de traitements. Veillez à ce que le caractère de remplacement pour le bouton du questionnaire soit présent dans le texte de l'e-mail (4). Cliquez maintenant sur "Envoyer" pour transmettre le questionnaire par e-mail (6).

Créer uniquement le questionnaire

Une autre option de cette boîte de dialogue consiste à créer uniquement le questionnaire (5). Cette option est nécessaire dans les cas où le patient n'a pas d'adresse e-mail ou ne souhaite pas être contacté par e-mail. Le questionnaire est alors créé et peut ensuite être ouvert par les détails du questionnaire par un code QR, par exemple sur une tablette ou sur le téléphone portable du patient.

Ouvrir les questionnaires existants

Si un questionnaire a été créé ou envoyé par e-mail, il apparaît dans la liste d'aperçu chez le patient ou dans le centre de traitement du patient. Vous pouvez ouvrir le questionnaire souhaité en cliquant sur la ligne correspondante.

Le dialogue qui s'ouvre est divisé en deux colonnes. Dans la partie gauche, il est indiqué quand le questionnaire a été créé et quand on y a répondu ou quand on a donné son accord. Il est possible d'envoyer à nouveau l'e-mail qui reçoit le lien ou le bouton vers le questionnaire (2). En outre, il est possible de scanner le code QR avec un appareil mobile. Le questionnaire s'ouvre alors directement (3).
*Conseil : Pour les patients qui n'ont pas d'adresse e-mail, il est recommandé de mettre à disposition une tablette dans la zone d'accueil, qui peut être utilisée pour scanner le code QR, de sorte que le patient puisse remplir le questionnaire directement sur place sur la tablette.
Dans la zone de droite, les questions sont affichées et, dans la zone sur fond vert clair, les réponses correspondantes (4). S'il y a des questions qui ont été associées à des champs de données, une possibilité de reprendre les données s'affiche jusqu'à ce qu'elles aient été reprises une fois (5).

Transférer des données

Les réponses avec champ de données ne sont pas automatiquement saisies à l'endroit correspondant (p. ex. patient ou série de traitements) par Cenplex. L'utilisateur doit décider dans chaque cas quelles informations doivent être reprises. L'objectif est d'éviter qu'un patient n'endommage la base de données de Cenplex par ses réponses.

Si le questionnaire contient des champs de données, la boîte "Transférer des données" s'affiche dans le volet gauche. Cliquez sur "Transférer des données" (1) pour obtenir un aperçu des données existantes dans Cenplex (2) et de celles fournies par le patient (3). Cette boîte de dialogue doit aider à identifier rapidement les différences entre les données existantes (2) et les données fournies (3). Pour ce faire, les données qui diffèrent des données actuelles sont surlignées en vert clair (4).
Dans la colonne de droite, vous pouvez maintenant définir quelles informations vous souhaitez reprendre (5). Cenplex présélectionne tous les cas qui se distinguent. Décochez donc les champs pour lesquels les informations fournies par le patient ne doivent pas être reprises. Pour terminer, cliquez sur "Enregistrer" afin d'exécuter le processus.
Remarque : Il n'est possible de reprendre les données qu'une seule fois. Dès que vous cliquez sur "Enregistrer", la boîte "Reprendre les données" sur le côté gauche disparaît.

Tâches à accomplir pour les questionnaires

Pour les questionnaires qui contiennent des champs de données, il est recommandé de déclencher une To-Do dès que la réponse correspondante est reçue. Vous pouvez le définir dans les réglages du questionnaire (voir ci-dessus).

Ces To-Dos reçoivent, outre le lien du patient, un lien direct vers le questionnaire (1). Il est ainsi possible d'ouvrir directement le questionnaire et de vérifier les champs de données.

Envoi automatique du questionnaire

Il est possible de faire générer automatiquement des questionnaires par Cenplex et de les envoyer par e-mail. Vous trouverez les options de configuration nécessaires à cet effet dans Aide produit sous "Planification des séries" sous Modèles d'e-mails dans les modèles de séries.

Envoyer les réponses des questionnaires

Les réponses des questionnaires peuvent être sélectionnées comme pièces jointes pour les e-mails, auquel cas elles sont jointes au format PDF. Si un patient dispose de questionnaires existants, la possibilité de les joindre apparaît dans la boîte de dialogue e-mail.

Pour ce faire, cliquez d’abord sur le bouton du questionnaire (1) et sélectionnez les questionnaires souhaités. Le questionnaire choisi apparaît ensuite dans la liste des annexes.