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Mailing

Cenplex comprend un service d'e-mails complet. Le service d'e-mails devrait avoir été activé lors de votre onboarding. Si ce n'est pas le cas, il est préférable de contacter directement le support pour y remédier. Il existe de nombreuses possibilités de réglages pour le Mailing. Vous trouverez toutes les informations sur les réglages et les possibilités sous Aide pour les réglages du service E-mails.

Structure du Mailing

Le Mailing dans Cenplex comprend non seulement l’envoi, mais aussi la réception des e-mails, qui peuvent être consultés directement par le menu principal (1).

La vue du Mailing contient deux colonnes. La colonne de gauche offre un accès rapide à différentes listes d’e-mails reçus et envoyés. Outre la boîte de réception, on y trouve entre autres des brouillons, des e-mails envoyés ou supprimés, la liste des spams (2) et une liste personnalisable de dossiers d'entrée (3).
Le domaine principal est toujours structuré de la même manière malgré les différentes possibilités d'affichage. Il y a un en-tête avec une fonction de recherche (4), la liste des e-mails correspondants (5) dans la zone supérieure et les détails de l’e-mail sélectionné (6) dans la zone inférieure. En fonction de l'endroit où l'on se trouve, il y a différentes actions par e-mail qui peuvent être déclenchées directement (7) et la possibilité d'ouvrir l'e-mail dans le navigateur (8).

Boîte de réception

Lorsqu'un nouvel e-mail est reçu, il arrive d'abord dans la boîte de réception. L'e-mail reste dans la boîte de réception jusqu'à ce qu'il soit déplacé dans un autre dossier ou supprimé. La boîte de réception se présente d'abord de la même manière pour tous les utilisateurs. Pour les grands cabinets ou dans les scénarios avec plusieurs adresses e-mail, il est fortement recommandé de configurer le filtre de manière à ce que seuls les e-mails pertinents pour l'utilisateur connecté soient affichés. Les réglages du filtre sont enregistrés par utilisateur.

Les largeurs de colonne peuvent être adaptées par glisser-déposer (1) et sont également enregistrées par utilisateur et par vue. En cliquant sur un titre de la colonne, le contenu de la liste est trié alternativement par ordre alphabétique croissant ou décroissant en fonction de la colonne sélectionnée.
La colonne de gauche offre la possibilité de sélectionner plusieurs e-mails en cochant la case correspondante et d'éffectuer des actions pour tous les e-mails sélectionnés (3). Les actions peuvent être déclenchées via le menu d'action de la boîte de réception de l'e-mail. (3).

Deux autres colonnes dans la partie gauche affichent des informations sur le statut sous forme de symboles. On peut ainsi voir si un e-mail a déjà reçu une réponse (1), s'il a été marqué comme réglé (2) ou s'il dispose d'une pièce jointe (3).

Nouvel e-mail disponible

Pour signaler la réception de nouveaux e-mails, l'entrée du menu principal et le symbole du programme Cenplex sont tous deux mis en évidence dans la barre des tâches.

Pour ce faire, un symole d'enveloppe de lettre est affiché jusqu'à ce que l'utilisateur navigue une fois dans le Mailing. En raison des nombreux réglages de filtres possibles par utilisateur, ce "highlight" n'est affiché que si de nouveaux e-mails ont été reçus pendant la session actuelle de l'utilisateur. Cela signifie qu'il peut y avoir des e-mails non lus et que le highlight ne s'affiche pas!

Nouvel e-mail disponible

Pour signaler la réception de nouveaux e-mails, l'entrée du menu principal et le symbole du programme Cenplex sont mis en évidence dans la barre des tâches.

Un symbole d'enveloppe est affiché jusqu'à ce que l'utilisateur ait navigué une fois dans le mailing. En raison d'innombrables réglages de filtres possibles par utilisateur, ce "Highlight" n'est affiché que si de nouveaux e-mails ont été reçus pendant la session d'utilisateur en cours. Cela signifie qu'il peut très bien y avoir des e-mails non lus et que le Highlight ne sera pas affiché !

Détails de l'e-mail

Si un e-mail est sélectionné par un simple clic avec le bouton gauche de la souris, les détails de l'e-mail apparaissent dans la zone d'affichage inférieure. En double-cliquant, l'e-mail, il s'ouvre directement dans une boîte de dialogue.

Attribuer des pièces jointes

Les pièces jointes sont représentées en couleur de deux manières différentes.

Si le bouton d'agrafe est vert, cela signifie que cette annexe a déjà été attribuée à un patient, une série, un bilan ou un abonnement (1).
Si le bouton d'agrafe est gris, cela signifie que la piéce jointe n'a pas encore été attribuée à un élément dans Cenplex.
Les annexes peuvent être associées aux éléments suivants dans Cenplex :
-- patient
-- Série (comme ordonnance ou garantie de paiement)
-- bilans
-- Abonnement

La piéce jointe peut être ouverte directement en cliquant sur le bouton-fichier (1). Pour attribuer la piéce jointe souhaitée à un élément ci-dessus, il suffit de cliquer sur le bouton "Agrafe" (2).
La boîte de dialogue ci-dessus s'ouvre. Assurez-vous que le patient correct est sélectionné (3) ou choisissez le patient approprié. Déterminez ensuite de quel type de document il s'agit. Dans la partie inférieure, vous avez la possibilité d'indiquer un autre nom pour le document et de sélectionner l'élément dans lequel le document doit être classé. Le choix disponible ici dépend directement du patient sélectionné et du type de document.

Actions

Les fonctions suivantes sont disponibles pour chaque e-mail reçu.

Attribuer une couleur

Des couleurs peuvent être utilisées pour la mise en évidence visuelle et être attribuées aux e-mails sélectionnés. C'est vous qui décidez de la signification des couleurs.

Ouvrir dans une nouvelle fenêtre

Les e-mails peuvent être ouverts dans de nouvelles fenêtres afin de permettre l'affichage d'autres sections dans Cenplex.

Marquer comme non lu/lu

Cela permet d'adapter à volonté le "statut lu". Les e-mails non lus sont affichés en gras (2).

Marquer comme réglé

Ce statut peut être utilisé à des fins de filtrage.

Transmettre

Offre la possibilité de transmettre un e-mail reçu, y compris les pièces jointes, à un autre destinataire. Une boîte de dialogue correspondante s'ouvre.

Répondre

Offre la possibilité de répondre à un e-mail reçu. Une boîte de dialogue correspondante s'ouvre.

Marquer comme spam

Un marquage direct en tant que spam envoie uniquement l'e-mail sélectionné dans le dossier-spam. Si vous souhaitez bloquer une adresse d'expéditeur ou un domaine d'expéditeur, vous pouvez utiliser la fonction de la liste des spams. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.

Supprimer

Supprime l'e-mail sélectionné dans le sens où il est déplacé dans la corbeille.

La liste des spams

Cenplex offre la possibilité de gérer sa propre liste de spams. Vous accédez à la liste des spams par le menu d'action dans la boîte de réception (1).

La liste des spams offre la possibilité de définir, à l'aide des règles simples, quels e-mails doivent être placés dans le "Dossier pour la liste des spams". Vous pouvez définir de nouvelles règles en cliquant sur le bouton plus (2). Toutes les entrées existantes sont visibles dans la liste affichée (3).
Il existe en principe trois types de règles de spam qui peuvent être définies.

Sur la base de l'adresse e-mail

Vous pouvez placer une adresse e-mail concrète sur la liste des spams. Les e-mails envoyés à l'avenir à partir de cette adresse atterrissent directement dans le fichier des spam.

Sur la base du domaine d'e-mail

La possibilité de bloquer un domaine d'expéditeur complet est nettement plus puissante. Ainsi, tous les e-mails envoyés depuis le domaine indiqué atterrissent directement dans le fichier des spams.

En utilisant un mot dans l’objet

Enfin, il est possible de placer les e-mails directement dans le fichier des spams sur la base de certains mots dans l'objet.

Brouillons

De nombreux types d'e-mails peuvent être enregistrés comme brouillon. Tous les brouillons de l'utilisateur connecté se trouvent ici.

Envoyé

Affiche tous les e-mails envoyés et propose des fonctions de filtrage adaptées. Il est fortement recommandé d'utiliser la fonction de filtrage. La représentation est ici, de manière analogue à l'affichage dans la boîte de réception, dotée des mêmes fonctions de tri. La colonne de droite "Statut" indique dans quel statut se trouve un e-mail. Il existe en tout trois statuts différents :

  1. E-mail envoyé : L'e-mail a été envoyé, mais Cenplex n'a pas encore reçu de confirmation de transmission.
  2. E-mail délivré : L'e-mail a été envoyé et Cenplex a reçu une confirmation de transmission. La date à laquelle la confirmation est arrivée à Cenplex est indiquée ici.
  3. E-mail ouvert : L'e-mail a été envoyé et le destinataire a ouvert l'e-mail. La date de réception de l'accusé de réception par Cenplex est indiquée ici.
    Remarque: Tous les programmes d'e-mails n'autorisent pas le retour d'information sur l'ouverture d'un e-mail, il est donc tout à fait possible que l'e-mail ait été ouvert par le destinataire, même si le statut n'est pas affiché ainsi dans Cenplex.

    En plus du statut de transmission, il est indiqué si un e-mail contient des notes (1), a été marqué comme terminé (2) ou contient une pièce jointe (3).

    Détails d'un e-mail envoyé

    Les détails de l'e-mail sélectionné sont affichés dans la partie inférieure. Les pièces jointes transmises sont également listées ici (1). Toutefois, seules les pièces jointes qui ne proviennent pas d'un modèle d'impression dans Cenplex peuvent être ouvertes ici. En outre, il est possible d'enregistrer des notes par e-mail envoyé, qui sont affichées dans les détails (2). Si des notes sont présentes, cela est déjà visible sous forme d'un symbole dans la liste en haut.

    Il y a ici jusqu'à trois actions possibles qui peuvent être traitées.

  4. modifier les notes : Permet par ex. d'enregistrer une note pour les cas où un e-mail n'a pas pu être transmis.
  5. transférer un e-mail : Les e-mails envoyés peuvent également être transférés. Veuillez noter que les pièces jointes des modèles d'impression qui étaient contenues dans l'e-mail d'origine ne peuvent pas être jointes.
  6. marquer l'e-mail comme réglé : Offre la possibilité d'utiliser ce statut à des fins de filtrage supplémentaires.

Adresses bloquées

La fonction du Mailing de Cenplex essaie de manière proactive d'éviter les spams. Certains programmes d'e-mail offrent la possibilité de signaler un e-mail reçu comme spam. Ce message parvient au service d'e-mail de Cenplex en tant que réponse correspondante et a pour conséquence que les e-mails envoyés à cette adresse ne sont plus transmis. **Important : les e-mails envoyés à de telles adresses peuvent tout de même être envoyés avec succès depuis Cenplex. Le service d'e-mail de Cenplex bloque alors l'envoi.

Si un patient se manifeste et indique ne plus recevoir des e-mails de votre part, vous pouvez ouvrir la liste des adresses e-mail bloquées via le menu d'action dans le fichier "Envoyés" et supprimer des e-mails de cette liste. Recherchez l'adresse e-mail du patient par une recherche textuelle et supprimez-la de la liste si nécessaire.

Erreur de transmission

Les e-mails qui ont été refusés par le système récepteur (bounced) sont considérés comme des erreurs de transmission. Ce dossier répertorie tous les cas dans lesquels un e-mail n'a pas pu être livré.

Supprimé et liste de spams

Les e-mails supprimés se trouvent dans le dossier "Supprimé" et les e-mails marqués comme spam se trouvent dans le fichier "Liste des spams".

Mes Dossiers

Il est possible de définir autant de dossiers que l'on veut. Les dossiers servent à classer les e-mails reçus de manière structurée. **Important : les dossiers personnels ne sont pas spécifiques à un utilisateur mais sont valables pour tous les utilisateurs d'un client, c-à-d que les dossiers sont visibles par tous les utilisateurs.

Pour utiliser ses propres dossiers, il faut d'abord créer au moins un dossier (1). L'étape suivante consiste à utiliser ce dossier, par ex. dans la boîte de réception, pour y déplacer des e-mails. L'ordre des dossiers personnels peut d'ailleurs être modifié très facilement par glisser-déposer.

Envoyer un e-mail

La boîte de dialogue d'envoi d'e-mails a toujours la même structure dans Cenplex. Nous allons donc expliquer ici les principales fonctions.

Le dialogue se compose de 4 boîtes. En haut à gauche, l'adresse de l'expéditeur est définie (1), les destinataires sont spécifiés (2) et l'objet est saisi. En bas à gauche, le message peut être saisi. Cette boîte offre la possibilité d'afficher un aperçu de l'e-mail dans le navigateur (cliquer sur le bouton navigateur dans l'en-tête de la boîte).
En haut à droite, il est possible de définir la langue du texte de l'e-mail et de sélectionner un modèle de texte et un modèle HTML (si disponible).
Attention : la modification du modèle de texte remplacera le texte actuel de l'e-mail.
Les pièces jointes sont listées en bas à droite, ou créées (4). Pour ce faire, il est possible dans certains cas, de choisir des modèles d'impression (5) ou des questionnaires, des fichiers du patient attribué ou des fichiers directement attachés (6).

De nombreux e-mails peuvent être enregistrés en tant que brouillon (7). Il existe cependant des boîtes de dialogue d'e-mail qui n'offrent pas cette possibilité, car elles contiennent trop d'informations contextuelles. Chaque e-mail peut être ouvert dans une nouvelle fenêtre indépendante (8).

Saisir le destinataire

La saisie des adresses électroniques fonctionne de manière très similaire à celle de Google-Mailing, c-à-d que dès que l'on commence à saisir une adresse électronique, Cenplex recherche les adresses électroniques possibles dans toute la base de données des patients, des contacts et des assurances. La boîte de saisie trouve également les adresses à l'aide du prénom, du nom ou de la date de naissance.

La recherche démarre avec un léger retard dès que les premières lettres ont été saisies (1). S'il y a des résultats, une liste de résultats s'ouvre directement en dessous de la zone de saisie. Si l'adresse souhaitée s'y trouve, sélectionnez-la en cliquant avec le bouton gauche de la souris ou en utilisant les touches fléchées et la touche Enter du clavier (2). Les adresses e-mail valables sont affichées dans une boîte noire (3).
Si l'adresse souhaitée n'y figure pas, il suffit de terminer l'écriture de l'adresse et d'accepter l'entrée en appuyant sur la touche Entrée ou en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur l'adresse dans la liste. Important : seules les adresses affichées avec un cadre noir sont considérées comme des adresses e-mail valides.

CC et BCC

Pour ajouter des adresses dans CC ou BCC, il faut d'abord créer l'entrée nécessaire à cet effet.

Si vous souhaitez par ex. ajouter une adresse dans CC, cliquez d'abord sur le bouton CC (1). Une nouvelle ligne de saisie pour CC apparaît alors (1). Il en va de même pour les entrées BCC (2).

Ouvrir dans une nouvelle fenêtre

La possibilité d'écrire des e-mails dans une nouvelle fenêtre supplémentaire est l'une des rares exceptions où Cenplex permet de travailler dans des fenêtres supplémentaires. La raison en est qu'il est souvent nécessaire de consulter des informations supplémentaires sur l'e-mail. Cela permet de rester dans le contexte de l'e-mail tout en recherchant des informations supplémentaires dans Cenplex.

Enregistrer comme brouillon

Il est possible d'enregistrer de nombreux types d'e-mails en tant que brouillon et de les terminer plus tard. Cependant, dans certains cas, cela n'est pas possible car il y a trop d'informations en plus de l'e-mail proprement dit. Par ex., il n'est pas possible d'enregistrer un brouillon pour un e-mail de rendez-vous, car il y a une large sélection de rendez-vous dans la partie gauche.
Les brouillons enregistrés sont accessibles via l'entrée du menu principal "Mailing" et là sont trouvables sous"Brouillons". Les brouillons sont enregistrés exclusivement pour l'utilisateur connecté.