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Factures

La fonction de la recherche des factures permet de retrouver de telles factures supprimées. Saisissez d'abord le numéro de la facture (appelé "ID" dans Cenplex) ou le numéro de référence pour lequel vous avez reçu un versement (1), puis cliquez sur "Rechercher". Si une facture est trouvée, tous les détails de la facture supprimée s'affichent. Dans la partie inférieure, il est également indiqué si de nouvelles factures ont été créées pour la série de traitements concernée, et si oui, lesquelles (2). En cliquant sur l'un de ces factures, vous accédez directement à la "nouvelle " facture.
Remarque : Il suffit d'appuyer sur la touche "Entrée" ou "Retour" pour effectuer une recherche.

S'il existe de nombreuses factures qui doivent être rappelées, l'assistant de rappel offre la possibilité de rappeler plusieurs factures à la fois par transmission électronique. Sélectionnez les factures qui doivent être rappelées en cochant les lignes souhaitées (1). Par défaut, toutes les lignes sont sélectionnées. Pour annuler complètement la sélection, il suffit de cliquer sur "Tout désélectionner" (2). Vérifiez votre sélection avant de rappler électroniquement toutes les factures sélectionnées en cliquant sur "Rappeler les factures sélectionnées" (3).

Remarque : Il s'agit ici d'une fonction de confort. Vous pouvez bien entendu relancer chaque facture individuellement dans la vue de la facture correspondante.
L'assistant d'impression des rappels fonctionne exactement de la même manière que l'assistant de rappel. Contrairement à l'assistant de rappel, il affiche cependant les factures de produits et les factures privées ou forfaitaires qui ne peuvent pas être rappelées par voie électronique. S'il existe ici aussi de nombreuses factures pour lesquelles vous souhaitez imprimer un rappel, vous pouvez le faire via cet assistant. Il suffit de sélectionner l'imprimante souhaitée et, le cas échéant, d'adapter les réglages d'impression pour l'imprimante sélectionnée avant d'imprimer tous les rappels en une seule fois en cliquant sur "Imprimer les rappels sélectionnés". Si une adresse e-mail a été enregistrée pour le patient, vous avez également la possibilité d'envoyer le rappel par e-mail au patient.
Ici aussi, vous pouvez bien sûr imprimer chaque rappel individuellement dans la vue de la facture correspondante.

Création automatique des factures

Cenplex crée automatiquement des factures pour les séries de traitements dès que la série sous-jacente est terminée. Une série est généralement considérée comme terminée lorsque le dernier rendez-vous est passé. Cenplex gère différemment les séries auxquelles un modèle de série a été attribué et celles auxquelles aucun modèle de série n'a été attribué. Plus d'informations à ce sujet dans "Aide produit" sous "Cabinet" sous Planification des séries.
Les factures sont créées pour être visualisées, vérifiées et validées, c'est-à-dire que l'utilisateur doit toujours d'abord vérifier les factures créées automatiquement, les compléter si nécessaire, puis les valider avant de pouvoir envoyer la facture à l'assurance.
Remarque: Les factures sont créées automatiquement, mais ne sont jamais envoyées automatiquement. L'envoi des factures doit toujours être effectué activement par l'utilisateur.

Thérapeutes indépendants

Cenplex soutient les thérapeutes indépendants qui travaillent à leur compte dans un cabinet de groupe. Pour les employés indépendants, Cenplex crée automatiquement des factures au nom de l'employé correspondant. Les thérapeutes peuvent être définis comme des thérapeutes indépendants dans la vue des employés correspondants. Plus d'informations à ce sujet dans "Aide produit" sous "Employés sous Employé indépendant (facture à mon nom.

Séries avec modèle

Une série à laquelle un modèle de série a été attribué est considérée comme clôturée lorsque le nombre de rendez-vous passés est au moins égal à celui défini dans le modèle de série. Par ex., si un modèle avec 9 rendez-vous a été choisi, la série ne sera clôturée que lorsque 9 rendez-vous seront passés.

Séries sans modèle

Une série à laquelle aucun modèle de série n'a été attribué est considérée comme clôturée lorsque tous les rendez-vous sont passés. Par ex., pour une série de 5 rendez-vous à laquelle aucun modèle n'a été attribué, une facture est créée dès que le cinquième rendez-vous est passé.
Si une facture ne doit pas être établie immédiatement, il est possible de définir une "Période tampon" en nombre de jours. Plus d'informations à ce sujet dans "Aide produit" sous "Cabinet" sous Planification des séries. Si une période tampon a été définie, Cenplex attend le nombre de jours correspondant après l'expiration du dernier rendez-vous d'une série jusqu'à ce qu'une facture soit établie. Si un nouveau rendez-vous est ajouté à la série entre-temps, la création de la facture est reportée en conséquence.

Cas spéciaux

Cenplex prend en compte tous les cas où il peut être nécessaire d'établir plusieurs factures pour une série de traitements.

Changement d'assurance

Si le patient change d'assurance au cours de la série de traitements, Cenplex en tient compte lors de l'établissement des factures.
Exemple : un patient passe de l'assurance "A" à l'assurance "B" en fin d'année. Il a 4 rendez-vous dans l'année précédente et 5 rendez-vous dans la nouvelle année. Dès que la série est clôturée, Cenplex crée maintenant deux factures. Une facture de 4 rendez-vous pour l'assurance "A" et une facture de 5 rendez-vous pour l'assurance "B".

Différents employés

S'il y a des employés indépendants dans le cabinet qui facturent avec leur propre nom, il peut arriver que plusieurs factures soient établies si différents thérapeutes ont pris des rendez-vous dans une série de traitements et qu'au moins un des thérapeutes facture en son propre nom.
Exemple : le thérapeute "A" prend en charge 6 rendez-vous d'une série de traitements et a un contrat de travail régulier. Le thérapeute "B" remplace 3 rendez-vous de la série, est indépendant et facture en son propre nom. Dès que la série est clôturée, Cenplex établit deux factures. Une au nom du cabinet en raison de l'intervention du thérapeute "A" et l'autre au nom du thérapeute indépendant "B".

Rendez-vous annulé

Si un rendez-vous est annulé à la dernière minute et marqué comme "Le patient paie à titre privé", Cenplex crée immédiatement une facture privée pour le rendez-vous annulé. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans "Aide produit" sous "Agenda" sous Supprimer le rendez-vous.

Pour chaque rendez-vous annulé et payable à titre privé dans une série, une autre facture est ainsi générée.

Ergothérapie

Dans le tarif 338 de l'ergothérapie, il y a quelque chose de spécial à prendre en compte pour les chiffres tarifaires 3102 et 3122. Il s'agit des rendez-vous de groupe pour lesquels les points de taxe sont divisés par le nombre de patients participants. Vous n'avez rien à calculer vous-même, Cenplex vérifie combien de personnes participent avec les deux chiffres tarifaires et divise le montant à facturer par ce nombre de participants. Il convient toutefois de noter que si un autre patient avec les chiffres tarifaires correspondants est ajouté ou supprimé ultérieurement du rendez-vous de groupe, les factures existantes ne seront modifiées que pour celles qui n'ont pas encore reçu le statut "Données des factures correctes" et elles n'ont pas été envoyées/imprimées.
Dans ce cas, les factures existantes doivent être à nouveau validées "pour traitement", ensuite cliquez sur "Les données des factures sont correctes" avant d'être envoyées. Si une facture concernée a déjà été envoyée, il est recommandé de ne rien modifier sans l'accord de l'assurance.

Gérer la facture

Toutes les factures ouvertes sont affichées dans la section "Factures". Une facture est considérée comme "ouverte" jusqu'à ce qu'elle soit entièrement payée ou explicitement clôturée. Dès qu'une facture est clôturée, elle passe dans les archives des factures. Cenplex distingue en principe deux types de factures.

Facturation des séries

Cenplex entend par là les factures pour chaque type de série de traitement. Le destinataire peut varier entre l'assurance et le patient.

Facturation des produits

Si vous vendez vos propres produits ou des bons dans votre cabinet, Cenplex gère ces opérations par la gestion des factures de produits.

Vue d'ensemble

L'affichage des factures est divisé en deux parties. La partie gauche contient une liste filtrable de toutes les factures ouvertes (1). La fonction de filtrage se divise en une fenêtre pop-up de filtrage personnalisable et une recherche en texte libre (1). L'en-tête de la zone de gauche propose en outre d'autres fonctions communes à toutes les factures via le menu d'action (2). Si vous cliquez sur une facture, la partie droite affiche tous les détails de la facture sélectionnée et propose différentes actions qui peuvent être effectuées avec la facture.

Liste des factures ouvertes

Toutes les factures ouvertes sont affichées ici sous forme de liste. Chaque ligne contient de nombreuses informations qui aident à identifier une facture spécifique et à la rendre plus claire. Comme mentionné ci-dessus, il existe deux types de factures. Les informations affichées dépendent du type de la facture sous-jacent.

Facture des séries

Une liste pour une facture des séries se compose des informations suivantes.

Dans l'état inactif (grisé), l'inverse est valable.

Facturation du produit

Une entrée de liste pour une facturation de produit se compose des informations suivantes.

Le symbole de chargement représente une facture pour les produits.

Statut de la facture

Une liste des symboles indique le statut de la facture. Les symboles bleu clair signifient que le statut correspondant est actif. Les symboles grisés signifient le contraire, c-à-d que le statut correspondant n'est pas actif. Les symboles ont la signification suivante dans l'état actif respectif.

Fonction du filtre

Au-dessus de la liste se trouvent différentes possibilités de limiter les factures affichées. D'une part, vous pouvez limiter les données selon vos souhaits en définissant différents critères de filtrage (1). D'autre part, vous avez la possibilité de rechercher la facture souhaitée dans les factures affichées par une recherche en texte libre (2).

Filtre (1)

Le symbole de filtre indique si un filtre est actif ou non. Si des paramètres de filtre ont été définis, le symbole de filtre est affiché en bleu. Par contre, si aucun filtre n'est actif, le symbole apparaît en gris.

En cliquant sur l'icône du filtre, la fenêtre pop-up du filtre s'ouvre. Il est alors possible de limiter à volonté la liste des factures affichées à l'aide de différents filtres. Les filtres peuvent en outre être combinés à volonté, c'est-à-dire que plusieurs filtres peuvent être utilisés simultanément.

Il est possible de choisir autant de critères que l'on veut par filtre. Dès qu'un critère est sélectionné (1), il disparaît de la liste de sélection (2). Cliquez sur le petit "x" à côté du critère de filtre pour le supprimer (3).
Pour appliquer le filtre, cliquez sur "Appliquer le filtre" (4).
Les réglages de filtrage sont enregistrés de manière spécifique à l'utilisateur, ce qui signifie que le filtre reste actif même après un redémarrage de Cenplex avec les réglages que vous avez définis.
Cliquez sur "Réinitialiser le filtre" pour supprimer tous les réglages du filtre et afficher la liste complète des factures ouvertes (5).

Recherche en texte libre (2)
En saisissant un ou plusieurs mots de recherche, Cenplex filtre immédiatement en fonction du terme recherché. Il est possible d'effectuer une recherche en texte libre sur les propriétés suivantes :

  • ID de la facture (si un seul chiffre est saisi, Cenplex recherche uniquement l'ID de la facture).
  • Nom de l'assureur
  • Prénom et nom du patient
  • Prénom et nom du thérapeute
  • Nom du cabinet
  • Date de facturation
  • Nombre de rendez-vous, resp. de produits

La recherche en texte libre tient toujours compte des réglages actuels du filtre ! Si vous souhaitez inclure toutes les factures ouvertes dans votre recherche de texte, assurez-vous que le filtre a été réinitialisé.

Fonctions interdépendantes de la facturation

Le menu d'action situé au-dessus de la liste de factures (1) vous permet d'effectuer différentes actions communes de toutes les factures.

Importer des paiements

Cenplex permet de lire des fichiers de banque en ligne contenant des informations sur les paiements dans votre compte bancaire. Cenplex prend en charge les formats VESR et CAMT54 dans toutes les versions. Dans certaines banques, les paiements sont regroupés dans un fichier zip. Un tel fichier zip peut également être sélectionné ici. Pour importer un fichier, il suffit de cliquer sur "Importer des paiements" (1), de sélectionner le ou les fichiers souhaités et de cliquer sur "Ouvrir" (2). Vous pouvez sélectionner autant de fichiers que vous le souhaitez en même temps, par ex, en cliquant sur un fichier, en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en sélectionnant d'autres fichiers. Une boîte de dialogue s'ouvre alors, affichant tous les versements identifiés comme possibles pour les factures dans Cenplex. Le dialogue qui s'ouvre affiche jusqu'à trois zones (boîtes blanches).

Attribution directe
La boîte supérieure contient une liste de tous les versements qui ont pu être clairement attribués à une facture existante, non clôturée, dans Cenplex.
Chaque ligne indique les informations relatives à un versement. Si la ligne est marquée en rouge, cela signifie que le montant du versement est inférieur au total de la facture. Si vous souhaitez tout de même clôturer la facture, vous pouvez indiquer ici directement un motif de radiation pour la différence (3). Si vous ne sélectionnez rien ou si vous choisissez "Ne pas clôturer", la facture ne sera pas clôturée et restera dans la liste des factures ouvertes.
Si le montant du versement est supérieur au total de la facture, la ligne est marquée en jaune. Si la ligne reste blanche, le montant du versement correspond au total de la facture.

Attribution manuelle
La deuxième boîte contient une liste de versements qui ne peuvent pas être attribués automatiquement. Dans des cas exceptionnels, il peut arriver qu'un versement soit effectué à une facture qui a été entre-temps supprimée et recréée. S'il s'agit en outre d'une série de traitements pour laquelle il existe plusieurs factures ouvertes, il est possible de procéder ici à une attribution manuelle. Il suffit pour cela de sélectionner la facture correcte dans la boîte de sélection (4).

Pas d'attribution
La troisième boîte contient une liste de tous les versements qui n'ont pas pu être attribués à des factures. Pour ces cas, vous pouvez exporter les paiements vers Excel (5) et utiliser ensuite la fonction de recherche des factures supprimées (voir ci-dessous, sous "Rechercher une facture") pour retrouver les factures correctes.

Pour reprendre les informations de versement dans Cenplex, il faut absolument cliquer sur « Enregistrer »(6).

Nouvelle facture du produit (ou note de crédit)

Saisissez une nouvelle facture du produit pour des patients ou des contacts de votre contact d'adresses. Vous avez également la possibilité de saisir une facture de produit dans le menu d'action de la vue des patients et dans le menu d'action d'un contact sous Adresses. Tous les produits qui peuvent être sélectionnés ici doivent d'abord être saisis dans le domaine "Produits". Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans "Aide produit" sous Produits.

Sélectionner d'abord un destinataire de la facture en saisissant le prénom, le nom ou le nom de l'entreprise. Sélectionner ensuite le destinataire souhaité dans la liste des résultats qui s'ouvre (1). Indiquez les produits (2) en les recherchant par saisie de texte ou simplement en cliquant sur le petit triangle orienté vers le bas à la fin de la ligne "Ajouter un produit".
Une fois qu'un produit a été ajouté, vous pouvez saisir le nombre souhaité (3). Pour supprimer un produit de la liste, il suffit de cliquer sur le petit "x" à l'extrémité droite de la ligne de produit correspondante (4). Vous avez en outre la possibilité d'inclure la TVA. Pour ce faire, cochez la case à côté de "Calculer la TVA". Un clic sur la petite disquette dans l'en-tête permet d'établir la facture du produit (7).
Remarque: Si vous travaillez avec Cenplex sur plusieurs emplacements du cabinet, vous avez la possibilité de modifier l'expéditeur des factures. Vous disposez ici d'une sélection de tous vos emplacements.

Adapter la somme de la facture

Vous pouvez adapter le montant de la facture comme vous le souhaitez, si vous souhaitez accorder un rabais spécial au destinataire. Pour ce faire, il suffit de cliquer dans le champ, à côté du "Montant dû" et de modifier le montant. Cenplex insère automatiquement un nouveau poste de facturation intitulé "Rabais". Vous pouvez supprimer le rabais en cliquant sur le petit "x" à l'extrémité droite de la ligne du rabais.

Un bref texte d'aide explique encore une fois ce que provoque le fait de cocher la case "Créditer". Par défaut, le destinataire de la facture est défini comme destinataire de la note de crédit. Si un autre patient doit recevoir la note de crédit, il suffit de faire la sélection correspondante sous "Créditer pour" (6) en recherchant le destinataire souhaité par saisie de texte.
Si la facture est enregistrée de cette manière, la note de crédit apparaît chez le patient sélectionné (1).

Chaque ligne de la boîte "Avoir" est cliquable et ouvre la facture de produit sous-jacente. Si une série de rendez-vous forfaitaires est alors planifiée pour ce patient et facturée ultérieurement, l'avoir est automatiquement déduit du montant de la facture. Dans l'exemple ci-dessus, un "massage avec un rendez-vous planifié et facturé. Pour le patient, le montant de la note de crédit disponible est ainsi automatiquement réduit de 68 CHF, à 52 CHF (2).

Vendre un bon

Cenplex permet également de vendre des bons à des acheteurs anonymes, c'est-à-dire que l'acheteur ne doit être enregistré ni comme patient ni comme adresse dans Cenplex. Pour vendre un bon, il suffit de cliquer sur "Vendre un bon". Par défaut, "Achat de bons" s'affiche sur la page du destinataire de la facture. Vous pouvez tout à fait remplacer ce choix par un patient si vous le souhaitez. Pour cela, il suffit de cliquer dans le champ et de rechercher le patient souhaité (1).

La création d'un bon d'achat se fait de la même manière que la création d'une facture de produit. Pour le bon d'achat, vous avez toutefois la possibilité d'enregistrer vos propres modèles Word pour l'impression du bon d'achat dans "Réglages" de Cenplex. Si des modèles correspondants y sont enregistrés, vous pouvez en sélectionner un directement ici (2).

Utiliser le bon

Pour utiliser un bon, cliquez d'abord sur "Utiliser le bon". Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous pouvez maintenant rechercher le bon en saisissant le code du bon (1). Dès que suffisamment de caractères ont été saisis, Cenplex commencera directement la recherche et affichera le résultat. Si le curseur se trouve dans le champ de recherche, les scanners de codes-barres ordinaires fonctionneront également, car ils inscriront directement le code-barres lu sous forme de texte.

Si vous n'avez pas saisi tous les caractères du code promotionnel, comparez les autres caractères avec le code promotionnel affiché (2). Vous obtiendrez quelques informations supplémentaires sur la date à laquelle le bon a été vendu et si la facture sous-jacent a déjà été payée. Il est également très important de faire attention à la valeur restante, car il est en principe possible de répartir le montant du bon entre plusieurs destinataires.
Pour utiliser le bon, il faut choisir un destinataire. Le destinataire doit à son tour être un patient existant, c'est-à-dire qu'il se peut que le patient qui encaisse le bon doit d'abord être créé. Sélectionnez donc le destinataire souhaité en le recherchant dans la zone de recherche correspondante en saisissant du texte (3). Vous pouvez également adapter le montant du bon (3) si vous souhaitez répartir le bon sur plusieurs destinataires.
Terminez le processus en cliquant sur "Enregistrer". Ce bouton n'apparaît qu'après avoir sélectionné un patient.

Assistant de rappel

S'il existe de nombreuses factures qui doivent être rappelées, l'assistant de rappel offre la possibilité de rappeler plusieures factures à la fois par transmission électronique. Sélectionnez les factures qui doivent être rappelées en cochant les lignes souhaitées (1). Par défaut, toutes les lignes sont sélectionnées. Pour annuler complètement la sélection, il suffit de cliquer sur "Tout désélectionner" (2). Vérifiez votre sélection avant de cliquer sur "Rappeler les factures sélectionnées" (3) pour rappeler électroniquement toutes les factures sélectionnées.

Les informations suivantes sont affichées par ligne.
Remarque: Il s'agit ici d'une fonction de confort. Vous pouvez bien sûr rappeler aussi chaque facture individuellement dans la vue des factures correspondantes.
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Rechercher une facture

Les factures existantes dans Cenplex peuvent être explicitement supprimées. Cependant, il existe aussi des scénarios dans lesquels une facture est indirectement supprimée. Par exemple, lors de la suppression d'un abonnement de fitness, la facture sous-jacent est également supprimée. Si l'assurance maladie est modifiée au sein d'une série et qu'une facture a déjà été créée, celle-ci est supprimée et une nouvelle facture est automatiquement créée.
Il n'est donc pas exclu que vous receviez des versements pour des factures qui ont été supprimées entre-temps pour les raisons susmentionnées. La fonction de recherche des factures permet de retrouver de telles factures supprimées.

Saisissez d'abord le numéro de la facture (appelé "ID" dans Cenplex) ou le numéro de référence pour lequel vous avez reçu un versement (1), puis cliquez sur "Rechercher".
Si une facture est trouvée, tous les détails de la facture supprimée s'affichent. Dans la partie inférieure, il est également indiqué si de nouvelles factures ont été créées pour la série de traitements concernée, et si oui, lesquelles (2). En cliquant sur l'une de ces factures, vous accédez directement à la "nouvelle" facture.
Remarque: Il suffit d'appuyer sur la touche "Entrée" ou "Retour" pour effectuer une recherche.

Assistant d'impression des rappels

L'assistant d'impression des rappels fonctionne exactement de la même manière que l'assistant des rappels décrit ci-dessus. Mais à la différence de l'assistant de rappel, il affiche les factures des produits et les factures privées ou forfaitaires qui ne peuvent pas être rappelées électroniquement. Toutefois, s'il existe ici aussi de nombreuses factures pour lesquelles vous souhaitez imprimer un rappel, vous pouvez le faire par cet assistant.
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Il suffit de sélectionner l'imprimante souhaitée (1) et, le cas échéant, d'adapter les réglages d'impression pour l'imprimante choisie avant d'imprimer tous les rappels en une seule fois en cliquant sur "Imprimer les rappels sélectionnés" (3). Si une adresse e-mail a été enregistrée pour le patient, vous avez également la possibilité d'envoyer le rappel par e-mail au patient (4).
Remarque: Il s'agit ici d'une fonction de confort. Vous pouvez bien sûr aussi imprimer chaque rappel individuellement dans la vue de la facture correspondante.
Les informations suivantes sont affichées par ligne.

Facturer plusieurs séries de traitements

Cette fonction peut vous être utile si une assurance exige une facture de toutes les séries de traitements en cours à la fin de l'année. Il est possible de facturer un nombre quelconque de séries de traitements en cours à une date d’échéance choisie, c'est-à-dire qu'une facture ou une facture partiel est établie pour toutes les séries de traitements sélectionnées, qui comprend tous tous rendez-vous antérieurs à la date choisie. Le jour complet de la date d’échéance choisie est pris en compte. Sélectionnez "Facturer plusieurs séries" dans le menu d'action pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.

Sélectionnez d'abord la date d'échéance souhaitée (1). La date choisie est évaluée y compris le jour choisi, c'est-à-dire que dans l'exemple ci-dessus, tous les rendez-vous qui se sont écoulés jusqu'au 31.12.2018 23:59:59 sont facturés.
Important: Cenplex ne facture pas les rendez-vous qui se situent dans le futur, c'est-à-dire que le jour de l'échéance devrait être au maximum le jour actuel ou, mieux encore, dans le passé !
Si vous avez uniquement des séries de traitements destinés à un ou plusieurs assureurs spécifiques, vous pouvez sélectionner ces assurances (2). Pour trouver les assurances, il suffit de faire une recherche textuelle et de sélectionner l'assurance souhaitée. Dès qu'une assurance est sélectionnée, il apparaît dans la liste au-dessus et vous pouvez ajouter d'autres assurances par la recherche textuelle.
Pour supprimer une assuance de la liste, il suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer" à l'extrémité droite de la ligne (3). En cliquant sur le bouton "Rechercher" (4), toutes les séries de traitements en cours qui répondent aux critères sélectionnés sont listées (5).

Une série de traitements est affichée par ligne. Si la ligne est affichée en rouge, cela signifie que l'affichage est purement informatif, car il manque encore des données pour la facturation pour cette série de traitements. En cochant ou en décochant une case, vous pouvez déterminer quelles séries de traitements doivent être facturées (6). En cliquant sur le bouton "Facturer" (7), vous démarrer la création des factures.
Important: Les factures créées sont directement validées pour l'envoi en ligne.

Envoyer les factures en ligne

Il s'agit ici d'une fonction qui vous permet d'envoyer en une seule fois des factures sélectionnées pour des séries de traitements physio et EMR. Cette fonction est surtout utile en combinaison avec "Facturer plusieurs séries de traitements" décrite précédemment. Sélectionnez "Envoyer les factures en ligne" dans le menu d'action pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. L'utilisation de cette boîte de dialogue est analogue à la description détaillée de la boîte de dialogue "Facturer plusieurs séries".

Dans le résultat de la recherche, une facture par ligne est affichée. Vous pouvez ici aussi sélectionner les factures souhaitées en les cochant ou en les décochant. Cliquez sur "Envoyer les factures" (1) pour transférer en ligne toutes les factures sélectionnées.
Important: Toutes les factures pour lesquelles le bouton "Les données de factures sont correctes" a été cliqué, c'est-à-dire dont l'exactitude a été confirmée par vous, sont proposées ici.

Détails de la facture

Si une facture est sélectionnée dans la liste des factures, les détails de la facture apparaissent dans la partie droite. Comme mentionné plus haut, il existe deux types de facture de base : Les factures en série et les factures par produit. Les détails affichés pour ces deux types diffèrent. C'est pourquoi les deux vues sont expliquées séparément.

Détails des factures en série - Processus

Les factures pour les séries de traitements sont normalement créées de manière autonome et automatique par Cenplex. C'est pourquoi un processus a été mis en place dans Cenplex, qui impose une vérification stricte des factures créées automatiquement. Les factures en série ne peuvent être envoyées par voie électronique qu'après avoir été vérifiées et approuvées. Dès qu'une facture est marquée comme vérifiée, la série sous-jacente ou à facturer est bloquée pour toute autre modification. Ce processus peut être réinitialisé, c'est-à-dire que les séries peuvent à nouveau être libérées pour traitement. Mais même dans ce cas, la facture correspondante à la série doit d'abord être marquée comme vérifiée pour pouvoir être envoyée électroniquement. Le diagramme suivant donne un aperçu du "processus de traitement de la facturation" illustré dans Cenplex.

  • Une fois qu'une facture a été créée, il est toujours à l'état de "facture créée" (cercle de gauche). La facture peut être validée pour l'envoi en cliquant sur "Les données de la facture sont correctes".
  • Dans l'état "Facture vérifiée" (cercle supérieur), vous avez la possibilité de transmettre la facture électroniquement à l'assurance ou, si des modifications sont encore nécessaires, de le valider à nouveau pour traitement.
  • Si une facture a été envoyée, vous avez à tout moment la possibilité d'envoyer une annulation en cliquant sur "Annuler" (cercle de droite). Notez que dans ce cas, un message est transmis électroniquement à l'assurance. Actuellement, l'annulation des factures n'est pas encore prise en charge par de nombreuses assurances. Les factures envoyées peuvent également être validées pour traitement et renvoyées.
  • Si vous avez dû apporter des corrections à une facture envoyée et que vous l'avez validée pour l'envoi, vous avez la possibilité de valider la facture pour traitement, de l'envoyer ou de l'annuler (cercle inférieur).

Les flèches entre les différents cercles décrivent l'action nécessaire pour passer d'un état à l'autre.

Détails de la facturation en série - Vue (partie supérieure)

La vue détaillée d'une facture en série est structurée en deux colonnes et plusieurs lignes. Dans la partie supérieure se trouvent toutes les informations sur l'émetteur de la facture, le destinataire, le patient et le thérapeute. Il est possible de cliquer sur chacune des cases pour naviguer vers les détails correspondants. Par exemple, un clic sur la boîte du patient ouvre la vue du patient correspondant. Les différentes zones de la vue sont expliquées plus en détail ci-dessous.
Remarque: Dans toutes les vues pour les factures de séries de traitements qui sont payées à titre privé par le patient, les boîtes contenant des informations sur la facture électronique sont masquées. C'est-à-dire que pour les factures privés et les factures forfaitaires, seules les boîtes qui sont indépendantes du transfert électronique des données sont affichées.

Tier Payant ou Tier Garant

La ligne supérieure offre la possibilité de décider si la facture doit être envoyée en tant que "Tier Payant" (1) ou "Tier Garant" (2). La case sur fond vert indique l'option choisie. Dans l'exemple ci-dessus, le Tier Payant a donc été sélectionné. La petite roue dentée vous permet de définir des options supplémentaires. Toutes les factures sont créées par défaut en tant que "Tier Payant" avec "Ne pas envoyer de copie au patient". Les options supplémentaires suivantes sont disponibles pour les deux types de factures.

Si l'un des deux "Envoyer une copie au patient ..." est sélectionné, la lettre correspondante s'affiche à côté du bouton de la roue dentée (1).

Modifier le compte bancaire

Vous avez la possibilité d'adapter manuellement le compte qui sera transmis au destinataire de la facture en tant que compte de versement. En cliquant sur "Modifier le compte bancaire" (3), tous les comptes bancaires définis pour l'expéditeur de la facture s'affichent pour que vous puissiez les sélectionner. Il suffit de sélectionner le compte souhaité.
Pour savoir comment créer et gérer des comptes bancaires, consultez Aide produit sous "Cabinet" Changer les données bancaires ou sous Aide produit " sous Employés" sous Données bancaires.

Modifier le destinataire

Le destinataire de l'imputation peut être modifié en cliquant sur "Modifier le destinataire" (4).

Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle il est possible de rechercher l'objet de coûts souhaité par le nom de l'entreprise. Il suffit de sélectionner le nouveau destinataire dans la liste de résultats affichée (1). Confirmez la modification en cliquant sur "Enregistrer" (2).

Informations complémentaires

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Vous avez la possibilité de personnaliser le motif de traitement (4). Cenplex définit automatiquement le motif de traitement sur accident pour tous les factures LAA. Pour tous les autres, il s'agit de la maladie.
En outre, quelques indications s'affichent ici le cas échéant :

  • Si les points de taxation facturés ne correspondent pas à ceux figurant dans le modèle de série attribué, le symbole de la calculatrice s'affiche (1). Ce contrôle s'effectue exclusivement pour les factures de traitements physio réguliers auxquels un modèle de série a été attribué. Il est vérifié que les points tarifaires prévus sont utilisés par rendez-vous.
  • Aucun médecin n'a été attribué à la série ou le numéro RCC du médecin attribué manque. Dans ce cas, le chapeau du médecin est affiché (2).
  • Aucune ordonnance n'a été jointe. Dans ce cas, le trombone est affiché (3).

Liste des prestations fournies

Le titre au-dessus de la liste des prestations fournies n'est autre que le titre de la série de traitement sous-jacente et peut être cliqué pour ouvrir la série (6). Le modèle de série sélectionné est en outre affiché à l'extrémité droite (7). Une ligne complète est affichée par chiffre tarifaire (points tarifaires) (colonne 4) et date de traitement (colonne 1). Si plusieurs points tarifaires sont donc attribués à une date, une ligne par point tarifaire apparaît dans la liste ci-dessus. VPT (colonne 7) signifie "valeur du point tarifaire" et correspond à la valeur du point tarifaire spécifique au canton et à l'association de physiothérapie de votre cabinet. Dans aide produit sous cabinet, vous trouverez plus d'informations à ce sujet sous : Valeurs du point tarifaire.
En dessous de la liste, la somme des positions individuelles est affichée à côté de "Total". Le montant de la facture, arrondi commercialement, est indiqué à côté de "Montant dû".

Détails des factures de série - Vue (moitié inférieure)

Les informations suivantes sont affichées en dessous de la liste des prestations fournies. Toutes les modifications que vous effectuez dans la vue de facturation sont automatiquement enregistrées.

Documents attachés

Sont affichés ici tous les documents qui ont été attribués à la série de traitement sous-jacente et qui sont en outre de type "ordonnance" ou "garantie de prise en charge". Les documents mentionnés ici sont également transmis électroniquement au payeur.

Pour ouvrir un document joint, cliquez sur l'icône en forme de trombone à gauche du nom (1). Le nom peut être modifié en cliquant simplement sur la ligne et en saisissant un nouveau nom. Si vous cliquez sur la petite poubelle rouge, le document est supprimé après votre confirmation (3). D'autres détails sur le document s'affichent lorsque vous cliquez sur la petite roue dentée (4). Dans le popup qui s'ouvre, vous pouvez entre autres modifier le type du document. Si l'une des deux lignes n'est pas utilisée, vous pouvez ajouter un document correspondant en cliquant sur la ligne (6).
Remarque: Si vous changez le type de document en "Autre", le document ne sera pas transféré avec et ne sera pas non plus reconnu correctement par la série sous-jacente. Les documents qui sont attribués à des séries devraient toujours être de type ordonnance ou garantie de prise en charge des coûts !

Remarques (sont transmises)

Si vous souhaitez transmettre un message supplémentaire au assureur, vous pouvez utiliser ce champ à cet effet.

Paiements reçus

Cette liste montre tous les paiements (partiels) reçus avec la date, le montant et l'information si le paiement a été effectué en espèces ou par dépôt bancaire. L'en-tête indique en outre le numéro de référence pour lequel un versement bancaire aurait été reçu. Un clic sur la petite poubelle permet de supprimer les informations sur le paiement.

Rappels

Si une facture a été rappelée au moins une fois, tous les rappels créés jusqu'à présent sont affichés dans cette liste avec la date. Il est possible de cliquer sur chaque ligne pour afficher les détails du rappel (1).

Réponses électroniques

La liste affichée ici contient toutes les réponses reçues de l'assureur. Si vous recevez une réponse par courrier, vous pouvez l'attribuer manuellement. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous sous "Saisir une réponse".
Chaque ligne indique la date à laquelle la réponse est arrivée ou a été saisie (colonne 1), le motif de la réponse (colonne 2), ainsi que le titre de la réponse (colonne 3). L'expéditeur de la réponse peut indiquer les motifs suivants :

  • Acceptée
  • En attente
  • Refusée

Les différentes lignes de réponse sont cliquables, c'est-à-dire qu'en cliquant sur une ligne, les détails de la réponse sélectionnée s'ouvrent dans une boîte de dialogue. Dans cette boîte de dialogue, vous avez la possibilité d'imprimer la réponse. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le symbole de l'imprimante dans l'en-tête de la boîte de dialogue.

Historique des actions

Toutes les actions effectuées avec une facture sont enregistrées par Cenplex, ce qui permet de savoir qui a fait quoi et quand avec la facture sélectionnée. La première colonne indique la date de l'action, la deuxième colonne l'action correspondante et la troisième colonne le nom de l'utilisateur qui a effectué l'action. Si une facture a été transmise électroniquement ou annulée électroniquement, un symbole papier apparaît sur le bord droit. Si l'on passe la souris sur une telle ligne, celle-ci est en outre surlignée en vert et indique que l'on peut cliquer sur cette ligne.
En cliquant, on ouvre exactement la facture qui a été envoyée ou annulée à l'époque.

Cela permet de vérifier quelles informations précises ont été transmises. Ceci est particulièrement important lorsqu'une facture a subi plusieurs révisions et a été envoyée plusieurs fois.

Notes (Ne sont pas transmises)

Toutes les notes internes relatives aux factures, mais qui ne doivent pas être transmises au support de coûts, peuvent être saisies ici. La fonction de filtre au-dessus de la liste de toutesles factures offre la possibilité de filtrer les notes existantes.

Détails de la facturation du produit - Vue des factures

La vue des factures de produits est divisée en deux colonnes et plusieurs lignes et affiche toutes les informations relatives à la facture sélectionnée.
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Emetteur de la facture

Outre l'affichage de l'émetteur de la facture, vous pouvez modifier le compte bancaire sur lequel le patient doit effectuer le versement. Cliquez sur "Modifier le compte bancaire" et sélectionnez le compte souhaité. Plus haut, sous "Modifier le compte bancaire", vous trouverez plus d'informations à ce sujet.

Si votre entreprise dispose de plusieurs emplacements, il est désormais possible de modifier ultérieurement l'emplacement pour les factures de produits ouverts. Une fonction a été ajoutée à cet effet dans le menu des actions.

Important: Si vous changez l'emplacement, le compte bancaire est également modifié et donc le numéro de référence !

Destinataire de la facture

Affiche le destinataire de la facture. Il peut s'agir d'un patient ou de n'importe quel contact de votre liste d'adresses.

Produits
Contient une liste de tous les postes de la facture avec la désignation (colonne 1), le nombre (colonne 2), le prix unitaire (colonne 3) et le total de la ligne (colonne 4). Tant que la facture n'a pas encore été payée ou clôturée, vous pouvez à tout moment effectuer des modifications au sein de la liste en adaptant le nombre.
En dessous de la liste des produits, le total de la facture ("Total") ainsi que le montant de la facture arrondi commercialement ("Montant dû") sont affichés.

Note de crédit

Indique si le montant de cette facture de produit doit être crédité à un patient. Vous trouverez plus d'informations sur les notes de crédit en haut sous "Nouvelle facture de produit (ou note de crédit)".

Date de commande

La date de commande est importante pour l'impression de la facture de produit. Vous pouvez personnaliser la date ici. Sur l'impression, la date apparaît à droite au-dessus de la liste des positions (1).

Notes, encaissements et rappels

Le contenu de ces boîtes est analogue à celui décrit ci-dessus sous "Détails des factures en série - Vue (moitié inférieure)".

Arrêt de rappel

Cenplex offre la possibilité de saisir un "arrêt des rappels". Il s'agit d'une date jusqu'à laquelle la facture n'est pas proposée comme "à rappeler". De cette manière, les factures qui ont été transmises à une société de recouvrement, par exemple, peuvent être "parquées" pour une période déterminée, de sorte qu'ils n'apparaissent plus parmi les factures à rappeler.

Pour saisir un arrêt de rappel, il suffit d'ouvrir le menu d'action et de sélectionner "Modifier l'arrêt de rappel" (1). Une boîte de dialogue s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez définir une date jusqu'à laquelle la facture ne doit pas être proposée pour les rappels (2). Le petit "x" à la fin de la ligne permet de supprimer la date, au cas où vous souhaiteriez supprimer l'arrêt des rappels. Vous avez en outre la possibilité de placer le patient concerné directement sur la liste noire (3). Un clic sur "Enregistrer" permet de valider les réglages. Si une date a été définie dans le futur, l'arrêt des rappels est désormais affiché dans l'en-tête de la facture (5).
Il existe un filtre de statut spécifique "Arrêt de rappel" qui permet de trouver facilement ces factures.

Détails des factures en série - Actions

Outre les actions expliquées plus haut dans la partie "Processus", il existe plusieurs actions qui peuvent être exécutées pour une facture sélectionnée. Toutes les actions disponibles se trouvent dans le menu d'action dans l'en-tête (1).
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Supprimer

Les factures peuvent être supprimées si elles sont encore dans un état qui permet de les traiter. C'est-à-dire que les factures qui ont été envoyées et qui n'ont pas été validées pour le traitement ne peuvent pas être supprimées. Dans ce cas, l'option "Supprimer" est grisée et ne peut pas être cliquée.
Avant de supprimer la facture, vous devez encore confirmer le dialogue de demande pour éviter de supprimer une facture par erreur.

Saisir le paiement

Si un patient a payé sa facture en espèces ou si vous souhaitez saisir vous-même un versement bancaire dans Cenplex, vous pouvez le faire via cette action. Une boîte de dialogue s'ouvre, qui vous permet d'indiquer la date du versement, le montant versé et de saisir le type de paiement (1).

Si le montant approprié et ouvert a été saisi, la facture est entièrement payée et est automatiquement clôturée. Les factures clôturées sont directement déplacées dans les archives et n'apparaissent plus dans la liste des factures ouvertes. Vous trouverez plus d'informations sur les archives des factures dans Aide produit sous "Archives".

Fermer une facture

Si le cas se présente qu'une facture n'est pas entièrement payée et qu'aucun autre paiement n'est attendu, ou que le montant de la facture est de 0,- CHF, vous pouvez quand même clôturer une facture par cette action et la déplacer ainsi dans les archives. S'il y a un montant manquant, vous devez indiquer un motif pour la radiation nécessaire.

Pour clôturer une facture, sélectionnez d'abord l'entrée correspondante dans le menu (1). Dans le dialogue qui s'ouvre, vous pouvez maintenant fermer la facture (3). Si le montant total de la facture n'a pas été payé, vous devez encore indiquer un motif de radiation (2). Le motif choisi ainsi que le montant manquant sont enregistrés en conséquence et affichés sous "Paiements" dans la facture sous forme de ligne rouge (4). En outre, les deux valeurs peuvent être affichées dans les analyses des factures.

Saisie de la réponse

Cenplex reçoit automatiquement les réponses électroniques de l'assurance et les affiche dans la case prévue à cet effet. Si vous avez reçu une réponse par courrier et que vous souhaitez la saisir dans Cenplex, scannez d'abord la lettre reçue afin qu'elle soit disponible sous forme de fichier. Si vous cliquez sur "Saisir la réponse", ensuite "Ouvrir le fichier". Sélectionnez la lettre de réponse que vous avez scannée auparavant et cliquez sur "Ouvrir".
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Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez saisir des informations supplémentaires sur la réponse. Indiquez quand vous avez reçu la réponse (ligne 2) ou le motif de la réponse (ligne 3) ainsi qu'un bref résumé facultatif.

Envoyer la facture par e-mail

Cenplex offre la possibilité d'envoyer les factures par e-mail au patient. Pour ce faire, le patient doit logiquement disposer d'une adresse e-mail.
Dans ce cas, la facture est jointe à l'e-mail sous forme de document PDF. Dès que vous avez choisi cette action, une boîte de dialogue s'ouvre et vous offre la possibilité d'adapter le texte de l'e-mail transmis. Vous pouvez généralement adapter ce texte à vos besoins. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans Aide produit sous "Réglages* sous ""Texte d'email".

En cliquant sur "Envoyer", l'email est envoyé. Le dialogue se ferme ensuite automatiquement.

Envoyer le justificatif de la demande de remboursement par e-mail

Comme pour la facturation, le justificatif de la demande de remboursement peut être envoyé par e-mail.

Imprimer la facture

Si vous souhaitez imprimer la facture, sélectionnez cette action. La boîte de dialogue d'impression s'ouvre.

Un aperçu avant impression de la facture s'affiche dans la partie droite. Il s'agit dans ce cas du document standard pour la facturation d'une série de traitements pour le cas "Tier Payant". Si la facture sous-jacent est définie comme "Tier Garant", le document de demande de remboursement est imprimé ici.
Dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous pouvez indiquer le nombre de copies (1), sélectionner l'imprimante (2) et modifier les réglages d'impression de l'imprimante sélectionnée (3). Cenplex enregistre automatiquement ces réglages pour l'utilisateur connecté, de sorte que la prochaine fois que vous ouvrirez la boîte de dialogue d'impression, vous retrouverez les mêmes réglages que lors de la dernière impression. Cenplex enregistre toujours les réglages d'impression par boîte de dialogue d'impression, c'est-à-dire que l'imprimante choisie pour une carte de rendez-vous peut très bien être différente de celle choisie pour une facture.

Imprimer une facture privée

Vous avez également la possibilité d'imprimer une facture privée si le patient paie le traitement à titre privé.

Imprimer le justificatif de remboursement

Par conséquent, vous pouvez également imprimer le justificatif de remboursement et le remettre au patient.

Remarque: Cenplex propose des modèles d'impression prédéfinis pour chaque dialogue d'impression. Si votre cabinet souhaite des adaptations individuelles ou des modèles d'impression supplémentaires, nous vous ferons volontiers une offre. Les modèles d'impression personnalisés sont alors disponibles dans la liste sous "Réglages" (4).

Détails de la facture privée - Actions

Vous pouvez également envoyer en ligne des factures pour des traitements privés. L'envoi en ligne des factures privées passe par le centre d'impression de MediData et entraîne des frais supplémentaires de 1.35 CHF (courrier A) ou de 1.20 CHF (courrier B). MediData facturera ces frais directement à votre cabinet. La procédure d'envoi en ligne d'une facture privée est très similaire à celle de l'envoi des factures en série réguliers.

Il faut d'abord confirmer que les données de facture sont correctes. Pour ce faire, cliquez sur "Valider la facture pour l'envoi en ligne" (1). La mention des frais supplémentaires s'affiche alors (2). Toutes les informations relatives à la facturation de la série sous-jacente ne peuvent désormais plus être modifiées. Si vous souhaitez encore apporter des modifications à la série de traitements, validez d'abord celle-ci en cliquant sur "Valider la facture pour traitement" (3). En cliquant sur "Envoyer", la facture est transmise à MediData, qui l'imprime et l'envoie au patient par la poste.

Calculer la TVA

Vous avez la possibilité d'inclure la TVA et de la faire figurer sur la facture. Il suffit pour cela de cocher la case à côté de "calculer la TVA" (1). Une position de la TVA correspondante est alors automatiquement calculée (2).

Détails de la facture EMR - Actions

Quelques actions supplémentaires sont disponibles pour les factures des traitements RME.

Imprimer, payer, clôturer

Offre la possibilité de clôturer complètement la facture en une seule étape, c'est-à-dire de saisir un paiement, d'imprimer et/ou d'envoyer par e-mail la facture, ainsi que d'imprimer et/ou d'envoyer par e-mail le justificatif de remboursement.

Au total, les possibilités suivantes sont disponibles :

  • Imprimer une facture (privée) (1)
  • Imprimer le justificatif de la demande de remboursement (3)
  • Envoyer la facture par e-mail (4)
  • Envoyer le justificatif de la demande de remboursement par e-mail (5)
  • Saisir le paiement (6)
    Les deux options d'impression et d'envoi peuvent être activées (sélectionnées) ou désactivées par un simple clic. Si un bouton est représenté en vert, la fonction qui se trouve derrière a été activée en conséquence. Par défaut, les deux boutons pour l'impression de la facture privée et du justificatif de demande de remboursement sont activés. Pour les deux boutons d'impression, il est également possible de choisir l'imprimante sur laquelle la sélection correspondante doit être imprimée.
    Si vous avez également reçu un paiement, cochez la case "Paiement reçu" (6). Une zone s'ouvre alors, dans laquelle toutes les informations relatives au paiement peuvent être saisies. En cliquant sur "Exécuter", toutes les actions sélectionnées sont exécutées en une seule fois.
Détails de la facture des produits - Actions

Les actions disponibles ici correspondent aux actions qui peuvent être effectuées pour une série. Les actions liées à la facturation électronique ne sont évidemment pas disponibles ici.

Vous trouverez plus d'informations sur les différentes actions ci-dessus sous "Factures des séries - détails des actions".

QR bulletin de versement

A partir du 01.07.2020, le nouveau bulletin de versement QR sera introduit en Suisse. Il y aura une phase de transition pendant laquelle l'ancien bulletin de versement en couleur sera encore pris en charge.
Pour le nouveau bulletin de versement, il est impératif que vous enregistriez votre QR-IBAN dans le compte de la facturation. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans Aide produit sous "Cabinet" sous "(link : https://cenplex.ch/fr/aideproduit/praxis#bankdaten-aendern-1ybvhn4 text : Modifier les données bancaires popup : yes)".
Si vous ne disposez pas encore d'un QR-IBAN, nous vous recommandons de prendre contact avec votre banque dès que possible.

Cenplex prend en charge les deux types de bulletins de versement pendant la phase de transition. La sélection s'effectue via le modèle d'impression. Vous accédez très facilement à la boîte de dialogue d'impression en cliquant sur "Imprimer la facture" pour la facture souhaitée via le menu d'action.

crée une impression avec le nouveau bulletin de versement.

Envoyer des copies de factures

Depuis le 01.01.2022, il existe une obligation légale pour les factures de type tiers payant (TP) pour l'AI et la LAMal d'envoyer spontanément une copie de cette facture au patient. Ici vous trouverez l'annonce officielle. L'une des principales Déclaration est la suivante :
"Une transmission électronique de la copie de la facture à l'attention de la personne assurée doit être possible selon ce qui a été dit. Elle ne peut toutefois avoir lieu qu'avec le consentement exprès et volontaire de la personne assurée. Celle-ci doit être informée de manière appropriée. Aucun frais supplémentaire ne doit lui être imposé si elle souhaite recevoir la copie de la facture sous forme papier."
Cenplex offre la possibilité d'automatiser l'envoi des copies des factures de TP. Il existe en principe 3 possibilités :

  • Envoi des copies de factures par e-mail
  • Envoi de copies des factures via le centre d'impression de MediData (par courrier A ou B). Des frais supplémentaires s'appliquent dans ce cas.
  • Envoi indépendant de copies des factures par la poste

Les deux premiers cas (envoi par e-mail ou par MediData) peuvent être entièrement automatisés et contrôlés très précisément grâce à des possibilités de paramétrage correspondantes. Pour l'envoi automatique, deux décisions peuvent en principe être prises et réglées en conséquence.
Type d'envoi.
Vous pouvez définir de manière générale pour chaque site le mode de transmission des copies des factures de TP aux patients.
Délai d'envoi.
Il est possible de définir quand la copie de la facture doit être envoyée au patient. Il existe deux possibilités à cet effet.
A) Envoyer la copie du TP après la transmission de la facture à l'assurance.
B) Envoyer la copie TP après la lecture du versement pour la facture sous-jacent.

Le moment de l'envoi de la copie du TP n'a pas été fixé par la loi, ce qui vous permet de décider quand la copie du TP doit être envoyée. Environ 7 à 8 % des factures de prestations envoyées aux assurances sont d'abord refusées, c'est-à-dire qu'elles sont envoyées au moins deux fois aux assurances.. Dans ces cas, la copie sera également envoyée plusieurs fois au patient, si vous avez spécifié que les copies de TP doivent être envoyées après la transmission aux assurances.

Réglages

Les réglages pour l'envoi de copies de factures TP (Tiers Payant) peuvent être définis sur trois niveaux avec une priorité croissante.

Au niveau le plus élevé, il est possible de définir par emplacement comment et quand les copies de TP doivent être envoyées (1). Au niveau du patient, ce réglages général peut être remplacé individuellement par patient (2). En outre, au niveau de la facturation, vous avez la possibilité de décider de manière très spécifique comment et quand la copie du TP doit être envoyée pour la facturation choisie (3).

Réglages au niveau de l'emplacement

Naviguez vers les réglages dans Cenplex et ouvrez les "Réglages de la facturation" dans le volet gauche.

Notez que les informations affichées ici sont valables pour l'emplacement sélectionné dans les réglages ! Comme mentionné plus haut, vous pouvez définir ici de quelle manière ou à quel moment les copies de factures TP doivent être envoyées automatiquement (1 + 2). Si vous avez envoyé des copies de factures TP manuellement jusqu'à aujourd'hui, vous pouvez définir une date de début à partir de laquelle les copies de factures TP doivent être envoyées automatiquement par Cenplex (3). La date indiquée ici se réfère à la date d'envoi des factures TP. Cela signifie que toutes les factures TP transmises en ligne à partir de la date choisie ici sont prises en compte pour l'envoi des copies de factures TP. Dans le cas où vous envoyez des copies de factures TP par e-mail et que votre hébergeur de messagerie limite l'envoi rapide d'e-mails, vous pouvez définir ici un "frein" en déterminant le nombre maximum d'e-mails de copies de factures TP que Cenplex peut envoyer par minute.
Pour info: Cenplex n'envoie pas les copies de factures TP directement après l'événement sélectionné, mais environ toutes les 2 heures en arrière-plan. C'est-à-dire qu'après l'envoi d'une facture TP ou la lecture d'un dépôt, il peut s'écouler jusqu'à deux heures avant que Cenplex n'envoie la copie TP.

Réglages au niveau du patient

Vous pouvez remplacer les réglages généraux ci-dessus par patient. Exemple : vous définissez au niveau de l'emplacement que les copies de factures TP soient envoyées par e-mail et au moment du versement. Au niveau du patient, vous avez la possibilité de prendre en compte les souhaits individuels du patient et de définir que ce patient sélectionné reçoive les copies de TP par le centre d'impression MediData et par courrier A et directement après la transmission de la facture de TP.

Réglages au niveau de la facturation

Pour toutes les factures qui peuvent être envoyées par TP, il est indiqué directement dans la facture comment et à quel moment la copie de la facture TP est transmise pour cette facture. Toutes les règles ci-dessus s'appliquent ici, c'est-à-dire que si une exception a été définie pour le patient, elle est visible ici. Vous avez la possibilité de remplacer spécifiquement les réglages affichés ici pour ces factures en adaptant la sélection.

Modèle de texte d'e-mail

Pour les e-mails, il est possible de créer un modèle de texte d'e-mail spécifique. De tels modèles de texte peuvent être adaptés dans Cenplex sous "Réglages" et là sous "Textes d'e-mail". Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet dans Aide produit sous "Réglages" sous "(link : https://cenplex.ch/fr/aideproduit/einstellungen#emailtexte-1x95pv2 text : Emailtexte popup : yes)".

Pour les modèles de texte d'e-mail pour les copies de la facture (1), un caractère de remplacement pour "Annuler la copie TP" est disponible (2). Ce caractère de remplacement est remplacé par une url (lien) dans l'e-mail envoyé (3), qui permet au patient d'annuler les futures copies des factures. Le schéma ci-dessus illustre le processus. Les liens créés pour l'e-mail sont uniques par patient et ont une validité de 5 jours. Si le patient clique sur le lien, un navigateur s'ouvre et affiche la page ci-dessus. Si le patient confirme sa désinscription, celle-ci est directement enregistrée dans Cenplex pour ce patient. Ainsi, le patient ne recevra plus de copies de factures à partir de ce moment-là.

Envoi manuel

Vous pouvez bien sûr envoyer à tout moment des copies de factures TP au patient par la poste ou les lui remettre en mains propres. Une fonction correspondante est disponible dans le menu d'action des factures. Cette fonction n'est disponible qu'une fois que vous avez transmis la facture en ligne. En d'autres termes, les copies de TP ne peuvent être envoyées manuellement qu'une fois que la facture proprement dit a été transmise en ligne à MediData.

La boîte de dialogue offre d'ailleurs également la possibilité d'envoyer la copie du TP par e-mail ou à MediData. Ainsi, les copies TP peuvent être déclenchées manuellement à tout moment. Dans ce cas, la copie du TP est immédiatement transmise via le canal sélectionné ici.

Suivi

Si des copies de TP sont transmises, Cenplex enregistre le moment de la transmission et le type de transmission et l'indique à deux endroits directement dans la facture sous-jacent.

Si une copie TP a été transmise, un "symbole de copie" s'affiche à gauche des informations sur la copie TP. Si l'on passe la souris dessus, la date de la transmission de la copie du TP apparaît sous forme d'info-bulle. De plus, une entrée est effectuée dans l'historique des actions lorsqu'une copie de TP a été envoyée avec succès. L'entrée indique qui a transmis la copie de la TP, quand et de quelle manière. Si l'acteur affiche "Cenplex System", cela signifie que la copie du TP a été transmise automatiquement par Cenplex.

Pour obtenir une vue d'ensemble complète, il est possible de définir un rapport pour les factures qui affiche le statut de copie TP ou qui offre une possibilité de filtrage correspondante.

Que faire en cas d'erreur ?

En principe, le statut de la copie TP, c'est-à-dire l'information sur le moment où une copie TP a été transmise, permet de savoir s'il y a lieu d'agir. Si la facture sous-jacent remplit en fait le critère selon lequel une transmission de la copie de la facture TP aurait dû avoir lieu, cela peut avoir différentes causes d'erreur.
Aucune adresse e-mail n'a été indiquée pour le patient et la copie du TP doit être envoyée par e-mail.
Dans ce cas, Cenplex crée automatiquement un To-Do pour le thérapeute enregistré dans la facture. Dès que l'adresse e-mail sera indiquée, l'envoi de la copie du TP fonctionnera.

L'envoi de la facture payante (par centre d'impression) n'a pas été activée chez MediData.
Pour que des copies de TP puissent être envoyées via le centre d'impression MediData, vous devez d'abord l'activer dans votre compte MediData.
Dans tous les autres cas, veuillez vous adresser au support Cenplex.

Contacter un médecin-conseil

Il est possible de contacter le médecin-conseil compétent directement à partir des factures. Ceci est particulièrement utile en cas de refus de l'assurance. Dans ce cas, Cenplex envoie un e-mail au médecin-conseil responsable de l'assurance et vous avez la possibilité de joindre n'importe quel document, comme par exemple la facture elle-même, l'ordonnance et les bilans, etc.
Il s'agit d'une fonction très particulière de Cenplex. Après une formation appropriée par l'un de nos Experts en physiothérapie, les adresses des médecins-conseils sont directement disponibles. Cela signifie que vous n'aurez pas à gérer vous-même les coordonnées des médecins-conseils. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur les conseils nécessaires.

Pour prendre contact avec un médecin-conseil, il suffit de cliquer sur "Contacter un médecin-conseil" (1). Une boîte de dialogue e-mail s'ouvre alors. Le texte de l'e-mail peut être prédéfini dans les réglages des textes d'e-mail. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sous Ici.
Par défaut, le document de la facturation se trouve toujours dans la liste des pièces jointes. Il est toutefois possible de joindre autant de documents supplémentaires que souhaité. Il suffit pour cela de cliquer sur "Ajouter un document" (2). Pour transmettre l'e-mail, il suffit de cliquer sur "Envoyer".
Remarque : La ligne supérieure "Médecin-conseil" n'est visible que si, comme mentionné ci-dessus, cette fonction a été activée pour vous et que le médecin-conseil est connu pour cette assurance-maladie

Les e-mails qui ont été envoyés au médecin-conseil sont ensuite listés dans la boîte correspondante et sont cliquables, ce qui permet de voir quel texte et quelles pièces jointes ont été transmis au médecin.

Joindre des documents

Cenplex offre de nombreuses possibilités pour stocker des documents qui ont rapport avec les patients. Par exemple dans les séries de traitement, les bilans, les rapports médicaux, les séances de fitness ou directement chez le patient. La boîte de dialogue à documents permet de sélectionner des documents existants, mais aussi de créer de nouveaux documents à partir de modèles et de les sélectionner directement.

Remarque : Veuillez noter que les e-mails ne doivent pas être annexés avec de nombreux grands documents.
La boîte de dialogue est structurée en trois colonnes et la colonne de gauche (1) permet de créer de nouveaux documents à partir de modèles. Tous les modèles de documents qui sont possibles dans ce contexte apparaissent. Notez que certains modèles ont des dépendances. Par ex., les modèles de bilans ne sont affichés que si un bilan a déjà été créé pour la série sous-jacente.
La colonne du milieu (2) répertorie tous les documents existants liés au patient et la colonne de droite affiche les documents sélectionnés (3).
Les boîtes de recherche offrent la possibilité de rechercher des modèles de documents ou des documents par mot-clé (4).
Si vous ne souhaitez pas joindre un document sélectionné, cliquez simplement sur la poubelle rouge pour le supprimer de la liste. Cliquez sur "Accepter" pour reprendre les documents sélectionnés (5).