Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlässt, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Diese Checkliste hilft dir dabei, den Übergang reibungslos zu gestalten und alle relevanten Einstellungen in Cenplex vorzunehmen.

Eine kompakte Checkliste als Reminder findest du am Ende des Blogbeitrags.

Lizenzpause einrichten

Angenommen, dein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen zum 30. Juni. In diesem Fall solltest du als Erstes eine Lizenzpause für die nächsten 2–3 Monate nach dem Austrittsdatum festlegen – also für Juli, August und September.

Wichtige Hinweise zur Lizenzpause

Bevor du die Lizenzpause einträgst, solltest du sicherstellen, dass im gewünschten Zeitraum keine Termine eingetragen sind, da diese bei Aktivierung der Lizenzpause gelöscht werden. Falls noch Termine vorhanden sind, gibt Cenplex eine Warnung aus. Erhältst du keine Warnung, bedeutet das, dass im gewählten Zeitraum keine Termine mehr liegen und die Lizenzpause problemlos eingetragen werden kann.

Wichtig: Eine Lizenzpause kann bis zum letzten Tag des Monats bis um 23:59 Uhr für den nächsten Monat eingetragen werden. Sobald der neue Monat gestartet hat, ist das nicht mehr möglich.

So richtest du die Lizenzpause ein

• Öffne das Mitarbeiterprofil

• Klicke rechts in der Mitte des Profils auf "Lizenzpause ändern"

• Wähle die entsprechenden Monate aus und speichere deine Änderungen

Benutzerzugangsdaten ändern

Während der Lizenzpause behält der Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf Cenplex. Wenn du das verhindern möchtest, solltest du seine Zugangsdaten ändern:

• Öffne das Mitarbeiterprofil

• Klicke rechts oben auf "Passwort ändern"

• Gib neue Zugangsdaten ein

Recht für Cenplex-App entziehen

Falls der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt noch in der App aktiv sein sollte, bleibt er vorerst eingeloggt. Sobald jedoch das Benutzerrecht für die Nutzung entzogen wurde, verliert der Mitarbeiter sofort den Zugriff - auch wenn er gerade in der App arbeitet. Für maximale Sicherheit - gehe also wie folgt vor:

• Gehe zu Einstellungen

• Öffne die Benutzerrechte und wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus

• Entferne das Häkchen unter Mitarbeiter und "Darf die Cenplex App verwenden"

To Do erstellen

Erstelle dir ein To-Do, das kurz vor Ende der Lizenzpause fällig wird – z.B. am 23.09. So kannst du rechtzeitig prüfen, ob du den ehemaligen Mitarbeiter deaktivieren kannst, oder eine weitere Lizenzpause eintragen solltest.

Dashboard anpassen: Offene To-Dos verwalten

Falls der Mitarbeiter noch offene To-Dos hat, solltest du sicherstellen, dass sie weiterbearbeitet werden können.

Sind es nur wenige To-Dos kannst du sie einfach an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten.

Wenn es jedoch viele To-Dos sind, solltest du für einen anderen Mitarbeiter eine zusätzliche To-Do Box im Dashboard einrichten, in der die offenen Aufgaben des austretenden Mitarbeiters angezeigt werden.

Wenn du Unterstützung beim Einrichten der To-Do Box benötigst, schau dir unsere Produkthilfe oder das Lernvideo in Cenplex an.

Cenplex Booking

Während der Lizenzpause bleibt die Synchronisation mit Cenplex Booking aktiv. Beende diese zum Austrittsdatum des Mitarbeiters. So sparst du die Lizenzkosten für Cenplex Booking. Gehe dafür wie folgt vor:

• Öffne das Menü Mitarbeiter

• Klicke auf das Aktionsmenü oben rechts und wähle „Synchronisation mit Cenplex Booking aus“

• Gib das Austrittsdatum an bei „Terminsynchronisation beenden am“

• Das Häkli für die Synchronisation wird nach Austritt des Mitarbeiters automatisch entfernt

• Bestätige mit Speichern.

Automatische Antworten für E-Mailadresse

Hat der Mitarbeiter eine eigene E-Mailadresse in Cenplex genutzt? Falls ja, richtest du am besten eine automatisierte Antwort ein. In dieser kannst du den Empfänger darauf hinweisen, dass diese E-Mailadresse eingestellt wird und er sich bitte an andere genannte E-Mailadresse wenden sollen.

Wenn du Unterstützung bei der Einrichtung der automatischen Antwort benötigst, schau dir unsere Anleitung in der Produkthilfe an, oder das Lernvideo zu den E-Mail Einstellungen in Cenplex.

Checkliste

• Agenda prüfen – alle Termine des Mitarbeiters löschen, oder verschieben

• Lizenzpause eintragen - für 2-3 Monate nach dem Austritt

• Benutzerzugangsdaten ändern – wenn der Zugriff verwehrt werden soll

• Benutzerrecht für Nutzung der Cenplex App entziehen

• To-Do zur Deaktivierung erstellen – kurz vorm Auslaufen der Lizenzpause prüfen

• To-Do-Box für offene Aufgaben – damit das Team offene Aufgaben übernehmen kann

• Cenplex Booking-Synchronisation zum Austrittsdatum beenden und Lizenzkosten sparen

• Automatische E-Mailantwort einrichten – Falls der Mitarbeiter eine eigene E-Mailadresse hatte