Alle Jahre wieder - der Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss werden in den meisten Fällen zwei Zahlen aus Cenplex von dir verlangt:

Offene Debitoren und angefangene Arbeiten. Verkauft ihr Fitnessabos kommt da auch noch der Restwert der Abos hinzu und vergesst nicht die Beträge die beim Patienten gutgeschrieben werden, solltet ihr Gutscheine und sonstige Leistungen vorab verkaufen.

Folgendermassen musst du die Auswertungen in Cenplex einstellen, damit du an die Zahlen kommst:

Offene Debitoren

Unter den offenen Debitoren verstehen wir alle Rechnungen aus Cenplex, die entweder über MediData versendet, an den Kunden gemailt oder ausgedruckt wurden und zu einem bestimmten Stichtag nicht vollständig bezahlt sind.

Um die offenen Debitoren auszuwerten, wähle als erstes die Kategorie "Abrechnungen" und setze folgende Filter:

Angelegt während

Mit "angelegt während" ist hier das Erstellungs-/Auftragsdatum in Cenplex gemeint. Wähle hier als Startdatum euer Startdatum mit Cenplex oder aber ein Datum, ab dem ihr ganz sicher keine offene Debitoren mehr habt. Es ist wichtig, nicht nur das vergangene Jahr einzugeben, falls deine Praxis evtl. noch offene Rechnungen aus dem vorherigen Jahr hat.

Gesendet/Gedruckt/E-Mailed während

Da Cenplex automatisch abrechnet, musst du hier auch noch das "Senden" Datum wählen. Denn, solange eine Rechnung weder gesendet, gedruckt noch gemailt wurde, zählt sie zu den angefangenen Arbeiten und nicht zu den offenen Debitoren. Da eine automatisch von Cenplex erstellte Abrechnung noch kontrolliert und ggf. angepasst wird, steht der definitive Rechnungsemfpänger und Betrag erst fest, wenn sie wirklich geschickt oder gedruckt wird. Wähle hier den gleichen Datumsbereich wie oben.

Nicht abgeschlossen bis

Wähle hier den gewünschten Stichtag. Meist ist das der 31.12. des letzten Jahres. Solltest du einen Quartals- oder Semesterabschluss machen, würdest du dort das Enddatum des Quartals oder Semesters eintragen. Mit diesem Filter möchtest du Rechnungen ausschliessen, die du unbezahlt geschlossen hast, z.B. weil du nicht mehr mit der Zahlung rechnest und diese Rechnung mit dem Grund "Verlust" ohne Zahlung geschlossen hast.

Nicht bezahlt bis

Hier wählst du den gleichen Stichtag wie unter "nicht abgeschlossen bis". Es ist wichtig, dass bei allen vier Filterkriterien, das letzte Datum immer gleich ist.

Weitere Filter

Solltest du mehrere Standorte, selbständige Mitarbeiter oder nach unterschiedlichen Kategorien (Abo, EMR, Privat etc.) auswerten wollen, kannst du entsprechend mehr Filter setzen.

Welche Spalten solltest du dir zu der Auswertung anzeigen lassen?

Da bist du ziemlich frei, frage am besten deinen Treuhänder, welche Daten erwünscht sind. Am besten lässt du dir die Rechnungs-ID anzeigen, damit du später nachvollziehen kannst, welche Rechnungen offen waren. Folgende Spalten sind aber ein Muss, damit du an den richtigen Betrag kommst:

Abrechnungssumme

Die musst du dir anzeigen lassen, damit du weisst um welche Rechnungsbeträge es sich handelt. Hier wird wirklich nur die Rechnungssumme ausgewertet, nicht, wie viel davon noch offen ist.

Bisher bezahlt

Benötigst du, da evtl. jemand eine Teilzahlung gemacht hat im alten Jahr. Da die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt ist, zählt die Rechnung zu den offenen Rechnungen, du musst diesen Betrag aber von der vollen Rechnungssumme abziehen, damit du den korrekten Betrag erhältst, der noch offen ist.

Achtung! Die Teilzahlung muss vor dem Stichtag erfolgt sein, weshalb du dir unbedingt noch die nächste Spalte anzeigen lässt:

Bezahlt am

Wurde die Teilzahlung im alten Jahr gemacht, wird der Betrag von der offenen Abrechnungssumme abgezogen. Wurde die Teilzahlung im neuen Jahr, also nach dem Stichtag gemacht, darfst du den Betrag nicht abziehen, denn dann war am 31.12. der ganze Betrag offen.

Hier ein kleines Beispiel

Ich werte per Stichtag 31.12.2022 aus und habe folgende offenen Beträge:

Die Teilzahlung von CHF 30.- am 10.10.2022 wird vom Totalbetrag von CHF 455.- abgezogen, so komme ich auf einen Betrag von CHF 425.- an offenen Debitoren per 31.12.2022.

Die am 04.01.2023 bezahlten CHF 50.- darf ich nicht abziehen, da per 31.12.2022 noch der ganze Betrag offen war.

Angefangene Arbeiten

Unter den angefangenen Arbeiten verstehen wir alle Termine die bereits erbracht, aber noch nicht abgerechnet wurden, sowie alle Abrechnungen die zwar erstellt, aber noch nicht rausgeschickt wurden.

An diese Zahl kommst du in dem du die Kategorie "Umsätze" auswertest und folgenden Filter setzt:

Stichtag für angefangene Arbeit

Hier wählst du den Stichtag zu dem du die angefangenen Arbeiten auswerten möchtest. Im Gegensatz zu allen anderen Auswertungen, darfst du hier nicht weiter filtern. Du kannst zwar weitere Filter setzen, aber sie greifen nicht. Deshalb merke: Bei der Auswertung für die angefangene Arbeit darf nur der eine Filter gesetzt sein. Das ist die einzige Auswertung in Cenplex in der das so ist.

Möchtest du diese Zahlen nach Standort, Mitarbeiter oder Kategorie (Abo, EMR, Privat etc.) ausgewertet haben, exportierst du diese Auswertung in ein Excel Dokument und filterst dort nach den gewünschten Kriterien.

Welche Spalten solltest du dir zu der Auswertung anzeigen lassen?

Auch hier bist du wieder frei, zwingend ist der "Preis" damit du an den Totalbetrag der offenen Arbeiten unten kommst. Bitte nicht den "Einzelpreis" wählen, auf den Einzelpreis wurde noch kein Taxpunkt angewendet, weshalb er für die angefangenen Arbeiten nicht passend ist. Wenn du einen möglichst eindeutigen Identifikator auswerten möchtest, ohne dass du die Patientennamen anzeigen lässt, wertest du am besten die Abrechnungs- sowie Serien-ID aus. Es ist beides notwendig, da es zu unabgerechneten Serien noch keine Rechnungs-ID gibt und zu noch nicht versendeten Produktrechnungen keine Serien-ID.

Restwert der Abos

Du verkaufst Fitnessabos? Dann ist dieser Punkt wichtig für dich. Da viele Abos über den Jahreswechsel laufen, hast du bereits Geld eingenommen, wofür du erst im nächsten Jahr die Leistung erbringst. In der Buchhaltung bist du verpflichtet, diesen Betrag ins "Leistungsjahr" zu buchen. Bzw. du musst die Zahl dafür liefern und hast hoffentlich jemanden, der das für dich bucht. So wertest du den Restwert deiner Abos in Cenplex aus:

Abo läuft während

Setze die Laufzeit auf das letzte Jahr. Schränkst du diesen Filter nicht ein, werden auch Abos die du nach dem Stichtag für den Restwert verkauft hast mit reingezählt.

Stichtag für den Restwert

Setze hier den gewünschten Stichtag.

Weitere Filter

Anders als bei den angefangenen Arbeiten darfst du hier weitere Filter setzen um die Anzeige der ganzen Abos ohne Restwert einzuschränken. Du kannst auch bei deinen Abovorlagen die MTT Vorlagen rausfiltern, da diese ja per se mit CHF 0.00 drin sind.

Welche Spalten solltest du dir zu der Auswertung anzeigen lassen?

Frage auch hier bei deinem Treuhänder nach. Was du dir auf jeden Fall anzeigen lassen musst ist der Restwert und der gewährte Rabatt. Ich würde aber auch das Start- und Enddatum sowie den Preis und evtl. den Kundennamen anzeigen lassen.

Wichtig! Vom Restwert musst du noch den gewährten Rabatt abziehen. Denn, Cenplex nimmt den Restwert von deinem Abopreis, nicht vom Rechnungspreis (da in den Abrechnungen nicht die Laufzeit des Abos festgehalten wird). Leider kannst du nicht einfach den gesamten Rabatt vom Restwert abziehen, da der gewährte Rabatt bei manchen Abos grösser sein kann als der Restwert. Also exportierst du die Auswertung in ein Excel und richtest dir dort eine zusätzliche Spalte ein, die nennst du z.B. "Differenz".

In der Differenz Spalte gibst du nun die Formel ein um "Restwert" minus "gewährten Rabatt" zu rechnen. Und dieser Betrag darf nichts ins Minus gehen, daher löschst du alle Beträge mit einem Minus aus der Spalte raus und bildest eine neue Summe über diese "Differenz" Spalte. Jetzt hast du deinen bereinigten Restwert.

Es wird eine gewisse Ungenauigkeit bei diesem Wert geben. Z.B. wenn du Fitnessabos auf Raten verkaufst, erstellt dir Cenplex teilweise Rechnungen in der Zukunft, die nicht in die offenen Debitoren gezählt werden, aber beim Restwert voll reinzählen. Oder Abos die du mit Rechnungsdatum im alten Jahr mit einer Laufzeit erst im neuen Jahr verkauft hast. Um an diese Zahlen zu kommen ist manueller Aufwand nötig, wenn du das machen möchtest, musst du eine zusätzliche Auswertung erstellen:

Abo startet während

Setze die Startzeit auf den ersten Tag des neuen Jahres und die Endzeit auf den Zeitpunkt, zu dem du sicherlich keine startenden Abos mehr in der Zukunft hast.

Jetzt muss du manuell jedes Abo anklicken und schauen, ob die Abrechnung noch im alten Jahr erfolgt ist. Wenn ja, zählst du diesen Betrag auch noch in den Restwert rein.

Umso später du diese Auswertung machst, desto mehr Arbeit hast du. Machst du die Auswertung am 01.01. bevor du was im neuen Jahr verkaufst, kannst du den ganzen Betrag der Auswertung zum Restwert dazu zählen.

Gutscheine und Gutschriften

In Cenplex können Gutscheine sowie Behandlungen im Voraus verkauft und diese Beträge auf Patientenprofile gutgeschrieben werden. Wurden diese Beträge noch nicht aufgebraucht, müssen sie auch in der Buchhaltung abgegrenzt werden. An diese Beträge kommst du über diese Auswertung hier:

Stichtag für den Restwert

Setze hier den gewünschten Stichtag. Das ist der einzige Filter der für diese Auswertung gesetzt werden muss.

Weitere Filter

Du kannst noch weitere Filter setzen, wenn du das z.B. pro Standort oder für deine selbständigen Therapeuten auswerten möchtest.

Welche Spalten solltest du dir zu der Auswertung anzeigen lassen?

Die Spalte die du dir anzeigen lassen musst ist die mit dem "Gutschrift Restbetrag (per Stichtag)". Für die anderen Informationen frag am besten auch die Person, die das verbuchen wird.