Mise à jour T2 2023

Assistant Maladie, Service SMS et Rapport de traitement modifiés

La deuxième mise à jour de l'année apporte à nouveau de superbes nouvelles fonctions, que je te présente ici quelques-unes.

Service SMS

Nos clients et les personnes qui s'intéressent à nos produits nous demandent souvent si nous proposions des rappels de RDV par SMS.

Et comme nous avons déjà dans Cenplex Booking la fonction rappel intégrée, nous n'avons pas voulu inclure le SMS. L'application rappelle à tes patients leurs rendez-vous 24h et 1h à l'avance et tu payes un prix fixe par emplacement et par mois. Elle est bien sûr gratuite pour tes patients.

La technologie SMS est ancienne et n'est pas développée, mais elle est toujours très utilisée, notamment pour la confirmation et le rappel des rendez-vous. Nous avons donc à présent intégré un service SMS.

Combien coûte le service ?

Chaque SMS coûte CHF 0.10/SMS net, hors TVA. Un SMS peut contenir au maximum 152 caractères, les caractères de remplacement sont également pris en compte. Cette limitation est due au fait que la technologie n'évolue pas.

Il peut donc arriver que ton message soit réparti sur plusieurs SMS et qu’il te coûtera peut-être CHF 0.30 (net) au lieu de CHF 0.10 (net).

Pour éviter que cela ne t’échappe pas, Cenplex t'indique le nombre de SMS prévu lors de l'envoi manuel de SMS. Pour les rappels de rendez-vous automatisés, Cenplex ne peut malheureusement pas l'estimer. Comme il est fort probable que tu utilises des balises dans ton message, par exemple pour t'adresser personnellement à ton patient, la longueur du SMS variera en fonction du nom de ton patient.

Pour que tu puisses toujours maîtriser les coûts, tu peux voir à tout moment combien de SMS ont déjà été envoyés ce mois-ci et enregistrer un nombre maximum par mois que Cenplex ne dépassera pas. Si la limite mensuelle est atteinte, Cenplex déclenche automatiquement une To Do, à l'attention des employés que tu as enregistrés.

Pourquoi le service est-il payant ?

Malheureusement, il n'existe pas de forfait SMS pour notre contexte. Sinon, nous aurions aimé conclure un tel abonnement et fournir gratuitement des SMS à nos clients. Et il va de soi que nous ne "désengageons" rien avec des abonnements forfaitaires privés.

Nous n'avons donc pas d'autre choix que de collaborer avec un fournisseur professionnel, chez qui nous devons payer par SMS.

Mais cela a aussi des avantages : tu peux faire transférer un numéro ou un texte spécifique par emplacement en tant qu'expéditeur et tu as ainsi une image professionnelle, car le rappel est toujours envoyé avec le même expéditeur.

Devrais-tu quand même utiliser la nouvelle fonction ?

Oui, ou alors tu devrais utiliser Cenplex Booking App et/ou des rappels par SMS, car cela permet de réduire de 30% les rendez-vous manqués (selon une étude de 2019). Avec un seul rendez-vous par mois pour lequel tu n'aurais pas facturé l'annulation, tu rentabilises les coûts de Cenplex Booking App (pour un emplacement). Pour les SMS, cela dépend du nombre de rappels que tu envoies par SMS et si des confirmations de rendez-vous sont également envoyées. Pour un thérapeute à plein temps, nous estimons les coûts à environ CHF 25.00/mois (net, hors TVA). La fonction SMS est donc déjà rentable pour deux thérapeutes, si les rappels ne font manquer qu'un seul rendez-vous par mois (et que tu ne l'aurais pas facturé). En outre, tu t'épargnes de nombreuses discussions qui influencent la satisfaction de tes patients malgré un bon traitement.

Cenplex Booking App ou SMS ?

Avantages de Cenplex Booking App

• Rappels de rendez-vous 24h et 1h avant le rendez-vous.

• Le coût est de CHF 35.00 (CHF 38.70 brut) par emplacement, quel que soit le nombre de rendez-vous synchronisés et rappelés.

• Les réservations de rendez-vous, les reports et les annulations sont synchronisés en temps réel avec l'app.

• Tu peux voir dans Cenplex si ton patient a ouvert le rendez-vous dans l'app

Avantages du SMS

• Les heures et le nombre de rappels de rendez-vous peuvent être déterminés par le patient lui-même.

• Le patient n'a pas besoin d'installer l'application.

Assistant Maladie

L'assistant Maladie est une fonction qui va te faciliter énormément le quotidien dans ton cabinet en cas d'annonce de maladie de ton personnel à court terme.

Tu saisis dans l'assistant l'absence signalée de ton employé et tu obtiens une sorte de "liste de travail" qui donne un bon aperçu de tous les rendez-vous concernés. Tu peux y déclencher des annulations automatisées par e-mail et/ou SMS. Bien entendu, tu peux aussi traiter les annulations manuellement en appelant par exemple. Dans ce cas, tu as la possibilité d'écrire des remarque dans le rendez-vous à l'aide du crayon des notes. Tu peux ainsi noter l'heure à laquelle tu as joint le patient et que tu lui as communiqué l'annulation. Tu peux également déclencher pour chaque rendez-vous une To Do à faire pour toi-même ou pour d'autres employés.

Rapport de traitements modifié

La rédaction des rapports fait partie des tâches déplaisantes pour beaucoup. Dans Cenplex, tu n'as pas besoin de beaucoup de temps pour cela si tu sauvegardes de bons modèles-Word qui sont remplis automatiquement par des caractères de remplacement. Cette fonction est conservée car elle te permet de créer des rapports entièrement personnalisés. Ce que nous avons modifié, c'est le modèle du rapport propre à Cenplex. Tu ne peux pas adapter le formatage de ce modèle, mais tu as désormais la possibilité d'intégrer l'image du rapport ou les indicateurs d'évolution et les textes.

Tu peux créer différents modèles personnalisés qui sont destinés par ex. à l'assurance, au médecin ou encore au patient.

To Do's d'autres employés

Jusqu'à présent, chacun ne pouvait afficher que ses propres To Do's. Avec cette mise à jour, nous avons élargi cette possibilité, de sorte qu'il est désormais possible d'afficher dans le Dashboard les To Dos d'autres employés et de les modifier. C'est super pratique lorsqu'un employé est malade ou pour le remplacer pendant ses vacances.

Adresse du bulletin de versement séparée de l'adresse du cabinet

Pour chaque compte bancaire, on ne peut indiquer qu'une seule adresse physique et pour les comptes commerciaux, cette adresse doit correspondre (du moins selon ma banque) à l'adresse figurant dans le registre du commerce. Si une entreprise a plusieurs emplacements, ce n'est pas l'adresse de l'emplacement qui doit figurer sur le bulletin de versement, mais celle de l'entreprise.

Pour les entrepreneurs individuels, il y a eu un changement cette année : le nom du propriétaire doit figurer sur le bulletin de versement.

Afin de pouvoir représenter correctement ces deux cas, nous avons introduit un nouveau champ d'adresse, à l'endroit où vous saisissez votre compte. Dans le nouveau champ, indiquez l'adresse de l'entreprise ou, au lieu du nom de l'entreprise, votre nom personnel en tant que propriétaire. Ainsi, l'en-tête de l'adresse sur la facture reste le même qu'auparavant, mais l'adresse correcte pour le paiement est indiquée sur le bulletin de versement.