QR Einzahlungsscheine

Nun steht es fest: die PostFinance hat das Enddatum des roten (ES) und orangenen (ESR) Einzahlungsscheine auf den 30. September 2022 festgelegt.

In Cenplex können seit Juni 2020 auch QR Rechnungen gestellt werden. Für all diejenigen von euch die noch nicht umgestellt haben, gibt es hier ein paar Punkte die ihr beachten solltet.

Abklärungen mit der Bank

Die Banken handhaben die Umstellung auf QR-Rechnungen ihrer Kunden ganz unterschiedlich. Üblicherweise läuft die Umstellung auf QR-Rechnungen unkompliziert ab. Dazu ist meist nur eine einmalige Aktivierung eurer Bank nötig. In einigen Fällen gab es aber mehr Abklärungsbedarf mit der Bank, da beispielsweise der gleichzeitige Einsatz vom alten ESR-Verfahren und neuen QR Einzahlungen nicht möglich war. In diesem Fall musste ein Stichtag gewählet werden, bis zu dem nur ESR Einzahlungen online heruntergeladen werden konnten und ab dem Stichtag nur noch QR Einzahlungen.

Deshalb empfehlen wir, dass ihr erst mal mit eurer Bank Kontakt aufnehmt und sie fragt, was ihr bei einer Umstellung auf QR Rechnungen unternehmen müsst und wie die Daten hinterher zum Download zur Verfügung gestellt werden.

Um die Einzahlungen in Cenplex einlesen zu können, müssen euch Dokumente in folgendem Format zur Verfügung gestellt werden:

• camt.054

• zip

• v11

Wichtig dabei ist, dass die Zahlungen nicht als Sammelzahlungen aufgeführt werden, jede Einzahlung auf euer Konto muss im heruntergeladenen Dokument separat aufgeführt sein.

Umstellung in Cenplex

Eine Umstellung in unserer Physiosoftware ist sehr einfach. Auf Praxis Ebene klickt ihr auf „Bankdaten ändern“ und tragt im bestehenden Bankkonto die QR-IBAN nach.

Hinweis: Die QR-IBAN unterscheidet sich von einer regulären IBAN. Stellt also sicher, dass ihr eure QR-IBAN eintragt, denn ansonsten wird es zu Fehlermeldungen kommen.

(lightbox:umstellungqrincenplex.png underline:Umstellung auf QR in Cenplex caption:Umstellung auf QR in Cenplex)

Von nun an können alle Rechnungen in Cenplex auch als QR Rechnungen ausgedruckt werden:

(lightbox:qrdruckeinstellung.png underline:Druckvorlage auf QR umstellen caption:Druckvorlage auf QR umstellen)

Testüberweisung

Bevor ihr QR-Rechnungen an eure Kunden ausstellt, empfehlen wir euch eine Testüberweisung zu machen.

Am besten ihr stellt euch selber eine Produktrechnung über CHF 1.- aus und überweist diesen gemäss Angaben auf der Rechnung von einem anderen Konto aus. Die Einzahlung lest ihr dann elektronisch ein, um gleich zu sehen ob das auch funktioniert.

Solltet ihr den Betrag von CHF 1.- wieder zurücküberweisen, denkt bitte daran, dass ihr das buchhalterisch auch in Cenplex abbildet in dem ihr die Einzahlung und die Rechnung löscht.

Perforiertes Papier kaufen

Immer mehr Unternehmen verschicken ihre Rechnungen digital. Solltet ihr auf Kundenwunsch hin noch Rechnungen ausdrucken, muss der QR-Einzahlungsschein auf perforiertes Papier gedruckt werden, um das Abtrennen des „Zahlteils“ zu erleichtern.

Mehr Informationen gibt's hier: Einführungsdrehbuch zur QR Rechnung

Was ändert sich für eure Kunden?

Durch das Einscannen des QR Codes über eine Banking App oder E-Banking entfällt das Eintippen der Rechnungsinformationen. Es lässt sich damit Zeit sparen und Fehler vermeiden. Wer dies nicht nutzen möchte, ist trotzdem nicht aufgeschmissen, die Rechnungen können genauso am Postschalter oder über die Bank bezahlt werden wie bisher.

Einfach den „Zahlteil“ bei der Markierung abreissen (bei perforiertem Papier) oder mit der Schere abtrennen (wenn die Rechnung digital geschickt wurde) und damit so vorgehen wie mit den alten Einzahlungsscheinen auch. Wer E-Banking nutzt, tippt genauso wie vorher die IBAN- und Referenznummer ein:

Es muss sich keiner stressen mit der Umstellung auf QR Rechnungen, schliesslich habt ihr noch über ein Jahr Zeit. Da sich aber keine Nachteile für eure Kunden ergeben und ihr irgendwann umstellen müsst, empfehlen wir euch das Thema jetzt anzugehen.