Release Notes

Entre-temps, vous avez certainement appris que le tarif 311 pour la facturation des prestations dans les LAA, LAI et LAM sera modifié à partir du 1er juillet 2025. Vous trouverez l’information officielle de l’association ici. Cela signifie également que le tarif actuellement en vigueur ne pourra être appliqué que jusqu’au 30 juin 2025.

Comme vous tous, nous n’avons été informés de ce changement qu’en mars. Le nouveau tarif introduit une logique totalement nouvelle pour le domaine de la physiothérapie. Dès le 1er juillet 2025, les prestations fournies ne seront plus facturées de manière forfaitaire, mais en fonction du temps de travail effectivement réalisé, par tranches de cinq minutes. Parmi les nouveautés, certaines prestations pourront désormais être facturées même en l’absence du patient. Vous trouverez tous les détails à ce sujet dans le document officiel de l’association.

Peu de temps pour de grands changements

Le 1er juillet approche à grands pas, ce qui nous a obligé à réajuster immédiatement nos plans de développement. Directement après notre mise à jour du 4 avril 2025 nous avons commencé la conception et la mise en oeuvre du nouveau tarif. Nous avons tenté d'intégrer le nouveau tarif dans Cenplex de manière à ce que l'introduction soit aussi simple et facile que possible pour les utilisateurs. Même si un utilisateur ne remarque pas immédiatement le changement de tarif, Cenplex gèrera la transition proprement et continuera d’effectuer toutes les facturations correctement.

Il ne sera donc pas nécessaire de diviser manuellement les séries de traitements LAA/LAM/LAI au 1er juillet 2025. Cenplex prendra automatiquement en charge cette adaptation pour vous.

Extension des modèles de série

Les modèles de série pour la physiothérapie ont été élargis afin d’y intégrer dès maintenant le nouveau tarif. Toute personne ayant déjà travaillé avec le tarif 590 ou le tarif d’ergothérapie dans Cenplex retrouvera des repères familiers — car l’application du nouveau tarif fonctionne de manière analogue à ces deux systèmes.

Pour ceux qui nônt encore jamais travaillé avec des tarifs basés sur la tarification horaire, vous pouvez consulter ici le fonctionnement détaillé (voir la section "Traitement RME ou tarif 590").

Impact sur la planification des rendez-vous

Nous avons intégré le nouveau tarif LAA de manière à ce que les rendez-vous déjà planifiés après le 1er juillet 2025 pour des séries LAA, LAI ou LAM soient automatiquement convertis. Dans ce cas, Cenplex calcule les points tarifaires en fonction de la durée du rendez-vous. Par exemple, un rendez de 30 minutes sera automatiquement associé au point tarifaire 25.110, réparti en six intervalles de 5 minutes.

Remarque: Vous pouvez influencer ce comportement directement en adaptant les modèles de série de vos séries de physiothérapie. En effet, Cenplex tente d’abord de charger les points de taxe définis dans le modèle de série avant de les calculer automatiquement. Il est important de noter que les points de taxe LAA sont fixés lors de la première ouverture du rendez-vous. Autrement dit, dès qu’un rendez-vous a été ouvert dans une série, les points de taxe ne se mettent plus automatiquement à jour.

Prestations en l’absence des patients

Il est désormais permis de facturer certaines prestations réalisées en l’absence du patient. Vous trouverez le détail de ces prestations dans la description des positions tarifaires 25.710 et 25.720. Il s’agit notamment de l’élaboration de programmes d’exercices à domicile, de plans d’entraînement pour les séries MTT, ou encore de l’analyse d’assessments. Pour neuf rendez-vous, jusqu’à 60 minutes peuvent être consacrées à ces tâches administratives, ainsi que 60 minutes supplémentaires pour les échanges avec des médecins, parents, employeurs, etc.

Cenplex vous aide à enregistrer ces prestations directement aux bons endroits, tout en vous offrant une vue d’ensemble sur le volume de travail déjà investi dans une série.
Toutes les informations sur la manière de facturer ces prestations se trouvent dans l’aide produit à la rubrique dédiée à la facturation "Prestations en l'absence du patient".

Vous trouverez la possibilité d’enregistrer directement ce type de prestations dans la fenêtre de création d’un programme d’exercices à domicile via PhysioTec, ainsi que dans les dialogues de saisie d’un assessment ou d’une mesure dans le plan de traitement.

Aperçu des prestations réalisés en l’absence du patient

Un aperçu de toutes les prestations déjà enregistrées en l’absence du patient est disponible directement dans la liste des rendez-vous au sein de la série. Ces prestations n’apparaissent pas dans le calendrier. Un nouveau dialogue est également disponible, permettant d’enregistrer ce type de travail à tout moment. Ce dialogue peut être ouvert directement depuis une série LAA, LAI ou LAM, ou – si la série a déjà été facturée – depuis la facture.

Facturation des séances en groupe

Pour la thérapie de groupe et les positions tarifaires correspondantes 25.410 et 25.620, la méthode dite du diviseur est appliquée. Cela signifie que le coût total d’une séance est divisé par le nombre de participants. Le mieux est de l’illustrer à l’aide d’un exemple concret. Tous les détails à ce sujet se trouvent dans l’aide produit sous Facturation des séances en groupe.

Dans l’exemple ci-dessus, trois participations à des séances de groupe sont facturées pour le patient Dino Sauri. Une fois, il était seul, une autre fois ils étaient deux, et dans la troisième séance, ils étaient trois participants. Cet exemple illustre bien l’impact du nombre de participants sur la facturation de chaque séance.
Dans le cas de trois participants, les coûts totaux de 6 × 10.38 CHF sont divisés par 3, ce qui signifie que 20.76 CHF sont facturés par patient pour cette séance.

Facturation du temps de déplacement

Il n’existe plus de suppléments forfaitaires pour les rendez-vous à l’extérieur du cabinet. Désormais, le temps de déplacement peut être facturé à la minute.
Il est important de noter que ce temps doit être calculé à l’aide d’un outil standard tel que Google Maps, en supposant l’absence de trafic important. Le temps passé dans les embouteillages ne peut pas être facturé. Autre point à respecter: seules les distances allant jusqu’à 25 km peuvent être facturées sans autorisation. Si le trajet est plus long, il est recommandé de clarifier cela au préalable avec l’assurance. Vous trouverez tous les détails à ce sujet dans la "Convention sur les dispositions d’exécution".
Pour faciliter une facturation aussi simple que précise, Cenplex propose désormais un nouveau dialogue permettant de calculer automatiquement le temps de déplacement selon les directives officielles.

Garanties de paiement

Pour les prescriptions de longue durée, il est désormais possible de demander des garanties de prise en charge sans avoir à fournir une estimation préalable des coûts. Concrètement, il suffit d’envoyer un e-mail à l'assureur, accompagné de la prescription et, si nécessaire, d’une évaluation, en demandant une garantie de paiement. Si cette option a été activée dans le modèle de série, un nouveau bouton pour les demandes « vierges » est disponible directement dans le dialogue de la série.

Remarque: Cette option doit être activée dans le modèle de série. Toutes les informations à ce sujet se trouvent dans la documentation relative au modèle de série, sous la section "modifier les modèles de la série".

Conclusion

L’introduction du nouveau tarif LAA marque un changement fondamental dans la logique de facturation en physiothérapie. Cette évolution a également représenté un véritable défi lors de l’intégration des nouvelles fonctionnalités dans notre logiciel. Nous avons testé ces nouveautés de manière approfondie. Toutefois, certains cas particuliers ont peut-être pu nous échapper. N’hésitez pas à nous contacter directement si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu.

Pour les garanties de prise en charge, il est possible de définir si les demandes envoyées par e-mail aux caisses doivent automatiquement inclure le patient en copie (CC). Ici vous trouvez tous les détails.

Nouvelle balise pour textes d'e-mail

Pour chaque type de modèle d’e-mail utilisé pour les facturations, rappels ou cas de recouvrement, une nouvelle balise est désormais disponible qui permet d’insérer l’ID de la facture directement dans l’e-mail.

Extension de l'interface Gantner

Il est désormais possible de définir de manière générale qu'un badge enregistré sur un appareil Gantner soit automatiquement considéré comme une visite sur l'abonnement fitness correspondant du patient. Ce scénario est particulièrement pertinent si vous utilisez un accès contrôlé, comme un tourniquet. Pour cela, activez simplement l'option "enregistrer le badge-in comme visite" dans les réglages des appareils Gantner.

Au maximum une visite par jour est enregistrée

Par ailleurs, Cenplex vérifie désormais les heures d'accès définies dans le modèle d'abonnement. Si un badge est scanné en dehors de ces plages horaires, l'accès via l'apareil Gantner est refusé.

Imputation des notes de crédit

Dans les séries de traitements partiellement facturés, il n'était jusqu'à présent plus possible de modifier si les rendez-vous de cette série devaient être compensés par des notes de crédit du patient. Cette restriction a été supprimée. Il est désormais possible de définir/modifier à tout moment si les rdv doivent être compensées par des notes de crédit ou non.

Assureurs obsolètes masqués

Les assurances ayant cessé leur activité ou qui ont été reprises par un autre assureur sont désormais masquées dans Cenplex.