Release Notes

La nouvelle fonction d'e-mails est arrivée ! Nous avons complètement révisé la possibilité d'envoyer des e-mails à partir de Cenplex et l'avons mise en place de A à Z. Dans ce cadre, nous avons décidé de désactiver la possibilité d'envoyer des e-mails via votre propre fournisseur de messagerie (p. ex. Office365, Gmail, MetaNet, etc.). Cette désactivation définitive aura lieu le 31.12.2023, c'est-à-dire à la fin de l'année prochaine. Nous vous recommandons toutefois de passer dès que possible à la nouvelle fonction de e-mailing dans Cenplex, car elle vous apportera d'énormes avantages.

Un nombre illimité d'adresses e-mails

Le nouveau service d'e-mail vous offre la possibilité de gérer autant d'adresses e-mails que vous le souhaitez dans Cenplex. Vous pouvez par exemple créer et utiliser des adresses e-mail par employé, par emplacement ou plus.

Ajouter des pièces jointes au choix

ll est désormais possible d'ajouter autant de pièces jointes que souhaité (jusqu'à 30 Mo maximum) à un e-mail et de les sélectionner directement dans la boîte de dialogue. Les pièces jointes peuvent être soit des modèles d'impression de Cenplex, soit des documents quelconques.

Statut des e-mails envoyés

Les e-mails envoyés depuis Cenplex sont désormais enregistrés dans leur intégralité et peuvent être consultés à tout moment à l'endroit où ils ont été envoyés. En outre, pour chaque e-mail envoyé depuis Cenplex, il est désormais possible de vérifier si cet e-mail a été livré et si le destinataire a ouvert l'e-mail. Ces deux informations sont affichées sous forme de statut dans "l'historique des e-mails", y compris la date de l'envoi ou d'ouverture de l'e-mail. Pour les e-mails qui n'ont pas pu être livrés, la raison correspondante est affichée et mise en évidence en couleur (rouge).

Répondre à des e-mails reçus dans Cenplex

Les e-mails sont désormais reçus directement dans Cenplex. Cela signifie que toute réponse à un e-mail envoyé depuis Cenplex ou tout e-mail envoyé à l'une des adresses enregistrées dans Cenplex est désormais reçu et affiché directement dans Cenplex.

Attribuer directement les pièces jointes des e-mails reçus

Les pièces jointes aux e-mails reçus peuvent désormais être facilement et directement attribuées dans Cenplex, par exemple au patient ou, en tant que prescription, à la série de traitements ou aux bilans, etc. Il n'est donc plus nécessaire de passer par le "Desktop" ou "l'explorateur de fichiers". Cenplex détecte automatiquement, si possible, si l’e-mail a été envoyé par un patient existant et le sélectionne au préalable, le cas échéant.

Nouvelle boîtes d'e-mail pour le Dashboard

Deux nouveaux types de boîtes de contenu sont disponibles dans le Dashboard. Une boîte pour afficher tous les e-mails envoyés avec des fonctions de filtrage appropriées et une boîte pour lister tous les e-mails reçus, également avec des filtres correspondants. Dans ce contexte, le Dashboard a également été légèrement retravaillé, de sorte que vous pouvez désormais développer vos boîtes de manière plus esthétique et plus verticale. Nous vous conseillons de développer votre Dashboard en ajoutant plus de lignes verticales pour les nouvelles boîtes.

Envoi en masse possible

Le nouveau service d’e-mails n'a pas de limite en ce qui concerne la vitesse d'envoi. Cela signifie qu'il est possible d'envoyer autant d'e-mails que l'on souhaite, aussi rapidement que cela est techniquement possible. Actuellement, il est possible d'envoyer des e-mails en masse par le biais de la gestion du fitness. Nous prévoyons toutefois d'offrir de telles possibilités à d'autres endroits de Cenplex à l'avenir.

Envoi automatique des e-mails

Les modèles de série ont été élargis et il est désormais possible de faire déclencher automatiquement par Cenplex autant d'e-mails que souhaité par rendez-vous. Ainsi, Cenplex peut par exemple envoyer automatiquement des rappels de rendez-vous, des conseils pour obtenir une ordonnance de suivi, etc., si vous le paramétrez en conséquence dans les modèles de série. La condition essentielle est bien sûr qu'une adresse e-mail ait été enregistrée pour le patient. Jusqu'à 1000 e-mails peuvent être envoyés chaque mois par utilisateur avec licence dans Cenplex, le nombre total étant ici simplement déterminant. Cela signifie que pour 10 utilisateurs avec licences, jusqu'à 10 000 e-mails peuvent être envoyés chaque mois.

Pas besoin d'avoir son propre domaine

Nous mettons ce service à votre disposition avec l'extension cabinetmail.ch. Vous pouvez définir votre propre sous-domaine, ou préfixe, avec nous. Par exemple "compis.cabinetmail.ch". Vous pouvez également activer votre propre domaine avec nous. Ceci est toutefois lié à des frais d'activation uniques. Contactez-nous directement pour définir et choisir votre préfixe.

Possible aussi avec votre propre domaine

Bien entendu, vous pouvez également utiliser le nouveau service de messagerie avec votre propre domaine. Cependant, il est nécessaire de définir un préfixe ou un sous-domaine. Pour les domaines personnels, des frais d'activation uniques de 100 CHF nors taxe seront appliqués. Pour cela, vous devez effectuer vous-même les réglages correspondants auprès de votre hébergeur de domaine. Nous vous fournirons des instructions à ce sujet.

Coûts du nouveau service

Pour ce service de messagerie, nous travaillons avec le plus grand fournisseur de services de messagerie au monde. Ce service est lié à des coûts correspondants. Vous devrez donc payer des frais supplémentaires pour ce service. Les coûts dépendent du nombre total de vos utilisateurs avec licence et se situent entre 3 CHF et 7 CHF nets par utilisateur avec licence et par mois :

• Pour les cabinets avec un seul utilisateur licencié : 7 CHF net par mois.
• Pour les cabinets avec 2-4 utilisateurs licenciés : 6 CHF net par utilisateur et par mois
• Pour les cabinets avec 5-9 utilisateurs licenciés : 5 CHF net par utilisateur et par mois
• Pour les cabinets avec 10-24 utilisateurs licenciés : 4 CHF net par utilisateur et par mois
• Pour les cabinets à partir de 25 utilisateurs licenciés : 3 CHF nets par utilisateur et par mois.

Pour tous les nouveaux clients, ces coûts sont directement intégrés dans le prix mensuel de la licence, de sorte qu'il existe désormais de nouveaux prix de licence pour tous les nouveaux clients. Pour les clients existants, il existe une phase de transition qui court jusqu'au 31.12.2023. Jusqu'à cette date, l'ancienne" fonction e-mail peut être utilisée. A partir du 01.01.2024, tous les clients passeront à la nouvelle fonction d'e-mail et les nouveaux prix de licence s'appliqueront alors à tous.

Activez votre propre domaine e-mail

La nouvelle fonction d'e-mail doit être activée par nous pour vous, car vous devez choisir un "préfixe" pour votre domaine cabinetmail.ch. L'activation ne prend que quelques minutes. Envoyez-nous un e-mail avec le préfixe de votre choix à support@cenplex.ch ou appelez-nous directement. Le préfixe est la partie avant du domaine cabinetmail.ch. Donc par exemple "prefixe.cabinetmail.ch", de sorte qu'une adresse e-mail possible ressemblerait à ceci : "info@prefixe.cabinetmail.ch".
Si vous souhaitez utiliser votre propre domaine, contactez-nous également. Pour cela, vous devrez payer des frais d'activation uniques de 100 CHF nets et ajouter quelques enregistrements auprès de votre administrateur de domaine.

Gérez les adresses e-mail dans Cenplex

Une fois le service de messagerie activé pour vous, vous pouvez gérer vos propres adresses électroniques dans Cenplex. Vous trouverez toutes les informations sur la manière de créer de nouvelles adresses e-mail ou de gérer les adresses existantes dans l'aide aux réglages sous "(Service E-mail". Vous y trouverez également toutes les informations sur la manière de gérer les modèles de texte. C'est tout ce dont vous avez besoin pour commencer à envoyer des e-mails. Dans la nouvelle boîte de dialogue e-mail, vous pouvez choisir l'adresse à partir de laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail. Cenplex sélectionne au préalable l'adresse e-mail la plus appropriée en fonction des critères suivants :

1. Si une adresse e-mail est attribuée à l'utilisateur connecté, elle sera sélectionnée.
2. si ce n'est pas le cas, si une adresse e-mail est attribuée au emplacement actif, celle-ci sera sélectionnée.
3. si ce n'est pas le cas, la première adresse à laquelle ni un utilisateur ni un emplacement n'ont pas été attribués sera sélectionnée.
4. si ce n'est pas le cas, la première adresse quelconque est simplement sélectionnée.

Il est désormais possible de choisir la langue dans chaque dialogue d'e-mail. Cenplex choisit de préférence la langue enregistrée par le patient. L'adresse de l'expéditeur peut être modifiée manuellement et il est possible d'envoyer l'e-mail en CC, c'est-à-dire en copie, à d'autres destinataires. Il est possible d'indiquer ici autant de destinataires que l'on veut. Si plusieurs adresses sont saisies, elles doivent être séparées par une virgule ou un point-virgule.

Ajoutez des pièces jointes

Il est désormais possible d'ajouter des pièces jointes à tous les e-mails. Cenplex fait la distinction entre les pièces jointes provenant de modèles d'impression et celles provenant de documents quelconques.

Les pièces jointes provenant de modèles d'impression dépendent toujours du type d'e-mail qui est envoyé. C'est-à-dire que pour un e-mail envoyé à partir d'une facture, tous les modèles d'impression pour les factures sont disponibles comme pièces jointes possibles. Cenplex essaie de présélectionner intelligemment ces pièces jointes à partir des modèles d'impression. Par exemple, dans le cas d'une facture EMR, la facture et le document de demande de remboursement sont automatiquement présélectionnés. En revanche, pour une facture de produit, seule la facture est présélectionnée. En cliquant sur "Modèle", il est possible d'ajouter d'autres modèles d'impression, si d'autres sont encore disponibles.

Pour chaque annexe de modèle d'impression, il est également possible d'adapter le type de modèle d'impression. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'imprimante verte et de sélectionner le modèle d'impression souhaité.

Comme mentionné ci-dessus, il y a deux nouvelles boîtes dans le Dashboard. Ces deux boîtes vous permettent d'avoir un aperçu complet de tous les e-mails envoyés et reçus. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans produkthilfe en allemand sous "E-Mails envoyés", resp. "E-Mails reçus".

Comme pour les To-Dos, il est désormais possible de définir des modèles d'e-mails par rendez-vous dans les modèles de série. Il est par exemple possible d'envoyer automatiquement des rappels de rendez-vous ou une remarque au patient pour qu'il obtienne une ordonnance de suivi. Bien entendu, ces modèles d'e-mail peuvent également être dotés de pièces jointes correspondantes. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans aide produit sous Cabinet sous "Modèles d'e-mails dans les modèles en série".

La boîte de dialogue pour l'envoi de rendez-vous a été retravaillée et améliorée. Outre deux nouveaux caractères de remplacement pour insérer le prénom et le nom de l'utilisateur actuellement connecté, il est désormais possible de définir librement quels rendez-vous doivent être transmis.

Trois options de filtrage différentes sont disponibles (1). Dans la liste des rendez-vous, le type de rendez-vous est désormais mis aussi en évidence par une couleur (2). Les couleurs représentent les rendez-vous de traitement (vert clair), les rendez-vous de groupe (vert foncé) et les rendez-vous généraux (jaune). Il est en outre possible d'envoyer des pièces jointes, comme par exemple la liste des rendez-vous au format PDF (3).

Le filtre sur le bord gauche offre la possibilité de marquer les rendez-vous souhaités. Il permet entre autres de présélectionner le type de rendez-vous (1). Les deux filtres sur le bord droit permettent de modifier le contenu de la liste de rendez-vous. Le bouton avec le symbole du dossier (2) liste toutes les séries du patient qui peuvent être sélectionnées en les cochant. Dans ce cas, la liste affiche tous les rendez-vous des séries cochées. En cliquant sur le bouton agenda (3), il est possible d'afficher les rendez-vous de toutes les séries pour une période donnée. Tous les filtres peuvent bien sûr être combinés entre eux.

La boîte de dialogue pour l'impression des rendez-vous a été retravaillée et étendue de la même manière que la boîte de dialogue pour l'envoi des rendez-vous.

Ici aussi, trois options de filtre différentes sont disponibles. Dans la liste des rendez-vous, le type de rendez-vous est désormais mis aissi en évidence par une couleur.

Le filtre sur le bord gauche offre la possibilité de marquer les rendez-vous souhaités. Il permet entre autres de présélectionner le type de rendez-vous (1). Les deux filtres sur le bord droit permettent de modifier le contenu de la liste de rendez-vous. Le bouton avec le symbole du dossier (2) liste toutes les séries du patient qui peuvent être sélectionnées en les cochant. Dans ce cas, la liste affiche tous les rendez-vous des séries cochées. En cliquant sur le bouton Calendrier (3), il est possible d'afficher les rendez-vous de toutes les séries pour une période donnée. Tous les filtres peuvent bien sûr être combinés entre eux.

Il est désormais possible de créer et de gérer des groupes d'utilisateurs. Les groupes d'utilisateurs ont trois objectifs principaux :

1. fonction de filtrage - Dans de nombreux filtres, il est désormais possible de filtrer simplement sur un groupe d'utilisateurs et Cenplex ne prend alors en compte que les utilisateurs qui sont membres du groupe sélectionné.
2. droits d'utilisateur - Il est possible de définir des droits d'utilisateur pour les groupes d'utilisateurs. Tous les membres de ce groupe d'utilisateurs "héritent" de ces droits d'utilisateur.
3. présentation du tableau de bord - la disposition des boîtes dans le tableau de bord peut être définie par groupe d'utilisateurs, de sorte que le tableau de bord ait la même apparence pour tous les membres du groupe.
   Vous trouverez toutes les informations sur la gestion et l'utilisation des groupes d'utilisateurs dans aide produit sous "Employés" sous "Gérer les groupes d'utilisateurs".

   Conséquences

   Outre l'extension des filtres sous filtre "Evaluations" ainsi que toutes les boîtes de dialogue pour la gestion des employés, les groupes d'utilisateurs sont désormais disponibles dans les domaines suivants.

Paramètres de facture.
Les tâches à effectuer pour les transmissions de copies de décompte qui ont échoué peuvent désormais être attribuées à un groupe d'utilisateurs, de sorte que tous les membres de ce groupe d'utilisateurs reçoivent la tâche à effectuer correspondante. Le réglage de la visibilité des emplacements, qui peut être effectué sous "Paramètres" pour les emplacements, est également pris en compte ici. C'est-à-dire que si un emplacement est configuré de manière à ce que seuls les employés de cet emplacement soient visibles, ce filtrage est également effectué ici. Cela permettrait par exemple de garantir que les membres du groupe "Administration" ne reçoivent que les tâches déclenchées pour les factures envoyées par "leur" emplacement.

Types de traitement
Pour les types de traitement, il est désormais possible de (link : Sélectionner les groupes d'utilisateurs.
Modèles de série
Il est désormais possible de sélectionner des groupes d'utilisateurs pour les modèles en série eux-mêmes, ainsi que pour l'attribution de tâches à effectuer créées automatiquement. Pour l'attribution des tâches à faire, le paramètre de visibilité des emplacements s'applique également ici.

Il est désormais possible de définir la visibilité des employés sur leur propre emplacement ou sur des emplacements spécifiques. Il est ainsi possible, par exemple, de limiter la sélection des employés au contexte de l'emplacement actuel. Cela concerne entre autres les différentes vues dans l'agenda, les employés disponibles dans les séries de traitements, les tâches à effectuer, les factures, les évaluations, etc.
Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sous "Emplacement"

Il est désormais possible d'attribuer ultérieurement à une série des documents qui ont été attribués à un patient.

Il existe pour cela un nouveau bouton dans la "zone des documents" de la série de traitement. Le bouton du milieu ouvre la boîte de dialogue pour la sélection des documents existants chez le patient.

Important : Chaque document peut être attribué à une seule série, c'est pourquoi seuls les documents qui n'ont pas encore été attribués à une série peuvent être sélectionnés ici.

Jusqu'à présent, l'affichage de l'heure était fixe avec une grille auxiliaire correspondante. Ce modèle de "30 minutes" peut désormais être modifié grâce à un nouveau réglage de l'agenda.

Pour ce faire, ouvrez le lien "Réglage de l'agenda et sélectionnez l'intervalle de temps souhaité. Notez toutefois que ce réglage s'applique à tous vos employés. Si vous planifiez et travaillez toutes les 25 minutes, vous pouvez le régler de manière à ce que les lignes d'aide dans l'agenda et l'affichage de l'heure dans la marge de gauche s'adaptent.
Ce réglage a un effet sur la vue du jour pour tous les employés. En principe, il s'applique également à la vue hebdomadaire et mensuelle, mais il peut être remplacé au niveau de l'employé pour ces deux vues. Si un employé travaille par exemple 30 minutes d'intervalle , cela peut être défini dans les détails de l'employé.