Que faire lorsqu’un employé quitte le cabinet?

Lorsqu’un employé quitte ton cabinet, il y a plusieurs éléments importants à prendre en compte. Cette check-list t’aide à organiser cette transition de manière fluide et à effectuer tous les réglages nécessaires dans Cenplex.

Une version compacte de cette check-list se trouve à la fin de l’article, pour t’en servir comme mémo.

Saisir une pause de licence

Imaginons que la personne quitte le cabinet le 30 juin. Dans ce cas, la première étape est d’enregistrer une pause de licence pour les 2 à 3 mois suivants, par exemple pour juillet, août et septembre.

Remarques importantes sur la pause de licence

Avant d’activer la pause, assure-toi qu’aucun rendez-vous n’est planifié durant cette période. Si des rendez-vous existent encore, Cenplex affiche un avertissement. Si aucun avertissement n’apparaît, tu peux enregistrer la pause sans souci.

Important: une pause de licence peut être enregistrée jusqu’au dernier jour du mois à 23h59 pour le mois suivant. Passé cette échéance, l’enregistrement n’est plus possible.

Comment fixer une pause de licence dans Cenplex

• Ouvre le profil de l’employé

• Clique à droite au milieu du profil sur "Changer les pauses de licence"

• Sélectionne les mois concernés et enregistre les modifications

Modifier les accès utilisateur

Pendant une pause de licence, l’accès à Cenplex reste actif. Si tu souhaites restreindre l’accès, il est recommandé de modifier les identifiants d’accès de l’employé:

• Ouvre le profil de l’employé

• Clique en haut à droite sur "Changer le mot de passe"

• Définis de nouveaux identifiants

Retirer l’accès à Cenplex-App

Si l’employé est toujours connectée à l’app, elle reste active tant que le droit d’accès n’a pas été retiré. Dès que tu supprimes ce droit, l’accès à l’app est coupé immédiatement – même si l'employé est en train de l’utiliser.

• Va dans les réglages

• Ouvre les droits utilisateurs et sélectionne l’employé concerné

• Décoche l’option "Peut utiliser Cenplex-App"

Créer une To Do

Crée une To-Do avec une échéance quelques jours avant la fin de la pause de licence, par exemple le 23 septembre. Tu pourras ainsi vérifier si le compte doit être désactivé ou si une prolongation de la pause est nécessaire.

Gérer les To-Dos en suspens

Si la personne a encore des To-Dos ouverts, tu dois t’assurer que ces tâches peuvent être reprises.

S’il y en a peu, tu peux les transférer manuellement à un autre employé.

S’il y en a beaucoup, crée une boîte To-Do dédiée dans le dashboard d’un autre membre de l’équipe, afin qu’il puisse reprendre les tâches de l’employé sortant.

Tu trouveras des instructions dans l’aide produit correspondante.

Cenplex Booking

La synchronisation avec Cenplex Booking reste active pendant la pause. Pense à la désactiver à la date de sortie du collaborateur pour éviter les coûts supplémentaires:

• Ouvre le menu "Employés"

• Clique sur le menu d’action en haut à droite et sélectionne "Arrêter la synchronisation avec Cenplex Booking"

• Indique la date de sortie comme date de fin de synchronisation

• La case de synchronisation se désactive automatiquement après la date de sortie

• Enregistre

Réponse automatique par e-mail

Si l’employé utilisait une adresse e-mail personnelle dans Cenplex, configure une réponse automatique. Celle-ci doit indiquer que l’adresse n’est plus active et orienter vers un nouveau contact.

Des instructions sont disponibles dans l’aide produit.

Check-list

• Vérifier l’agenda et supprimer ou déplacer tous les rendez-vous de l’employé

• Enregistrer une pause de licence pour 2 à 3 mois après le départ

• Modifier les identifiants d’accès si nécessaire

• Supprimer le droit d’accès à l’app Cenplex

• Créer un To-Do de rappel avant la fin de la pause

• Configurer une boîte To-Do pour reprendre les tâches ouvertes

• Arrêter la synchronisation Cenplex Booking à la date de sortie pour économiser les coûts de licence

• Configurer une réponse automatique si une adresse e-mail personnelle était utilisée